Mise à jour du projet Delphi

EC/47/SC/CRP.13

Description : 6ème réunion

MISE A JOUR DU PROJET DELPHI

I. INTRODUCTION

1. A sa quatrième réunion le 2 octobre 1996, le Comité permanent a passé en revue le plan d'action du projet Delphi décrit dans le document EC/46/SC/CRP.48 et a souscrit à ses objectifs d'ensemble. Depuis lors, les travaux ont commencé pour mettre en oeuvre ce plan d'action de haut niveau. Ce document de séance décrit les diverses initiatives prises à ce jour et, en particulier, les efforts pour traduire le plan d'action en plan d'exécution. La présentation de ce rapport suit les grandes lignes du plan d'action qui reste le point de référence pour toutes les activités de réforme que l'organisation se propose de faire.

II. FORMULATION DE POLITIQUES

2. Le plan d'action a souligné la nécessité pour le HCR d'avoir une vision stratégique plus claire de son rôle. A cette fin, et en tant que première étape, le Haut Commissaire a publié en septembre 1996 un document sur la stratégie globale intitulé Une stratégie du HCR pour l'an 2000. Ce document aborde un certain nombre de questions ayant trait au HCR alors qu'il se prépare au prochain millénaire. Des principes directeurs en matière de politique générale sont fournis aux directeurs pour veiller à ce que leurs objectifs et politiques en matière d'opérations obéissent aux paramètres de cette politique globale.

3. Dans une deuxième phase, le mandat du Comité de la politique générale a été élaboré et doit être passé en revue par le Comité supérieur de gestion du HCR en janvier 1997. Un certain nombre de documents d'information sont en cours de préparation tant au sein de la Division de la protection internationale que dans le Centre de documentation et de recherche (CDR) aux fins d'étude par le Comité de la politique générale à qui il incombera de veiller à la formulation et à la diffusion de la politique en matière de stratégies.

4. Les efforts visant à faciliter la formulation d'une stratégie du HCR requièrent également une recherche active des facteurs extérieurs influençant l'oeuvre du HCR. Le CDR a entrepris une recherche sur les questions de politique générale qui sert de base à certains des documents d'information susmentionnés. Les ressources intérieures disponibles pour ces initiatives sont limitées et, en conséquence, des liens sont noués avec un certain nombre d'institutions politiques et d'établissements universitaires pour appuyer ces efforts. Le Comité consultatif pour la recherche extérieure qui vient d'être mis sur pied, composé de 12 universitaires éminents et chargé de conseiller le HCR sur la recherche et les questions de politique, illustre bien cet effort.

III. SYSTEME DE GESTION DES OPERATIONS

5. Comme l'indique le plan d'action, le nouveau système de gestion des opérations est le processus central auquel l'ensemble des changements sera rattaché. Dans l'élaboration de ce système, les mesures suivantes ont été prises depuis la publication du plan d'action :

a) Deux ateliers sur le terrain ont été organisés pour les opérations en ex-Yougoslavie et en Afrique australe afin d'étudier en détail l'application du concept de gestion de situations sur le terrain. Un troisième atelier prévu pour la région des Grands Lacs a dû être différé en raison de l'évolution de la situation. Plus de 300 recommandations ont été présentées par les deux ateliers et un résumé de ces recommandations a été étudié par le Comité supérieur de gestion au début de décembre. Un examen détaillé des implications de ces recommandations est actuellement effectué par les divisions d'appui;

b) Le mandat du nouveau Comité d'examen des opérations (ORB) est achevé et approuvé par le Comité supérieur de gestion. Ce comité a été mis sur pied dès le 1er janvier 1997 et traitera toutes les questions relatives à l'allocation de ressources, notamment l'approbation de plans d'opérations conformément aux politiques, principes et normes, priorités globales et ressources anticipées;

c) L'examen des processus et procédures actuels s'est poursuivi et a abouti à l'identification d'un certain nombre d'interventions d'urgence, principalement dans les domaines de l'allocation de ressources et du contrôle budgétaire. Ce sont là des améliorations qui peuvent être effectives relativement vite en vue de rationaliser les procédures administratives, de déléguer davantage et d'accorder une flexibilité supérieure aux responsables sur le terrain dans le cadre des instruments de mise en oeuvre actuels en attendant la mise sur pied du nouveau système de gestion des opérations.

6. Une petite équipe chargée de concevoir le projet relatif à ce système a été constituée. Reconnaissant que le nouveau système devait être orienté vers le terrain, l'encadrement de cette équipe a été confié à un délégué de haut rang sur le terrain ayant une grande expérience du HCR dans divers programmes sur le terrain ainsi qu'au Siège. Cette équipe est noyautée autour d'administrateurs ayant des compétences dans les domaines de la protection, de la programmation et des opérations. A mesure que les travaux progressent, l'équipe fera appel à des experts intérieurs dans des domaines tels que les finances, les ressources humaines et les systèmes d'information et de communication. L'équipe devrait présenter ses premières recommandations à la mi-février, ce qui permettra de se lancer dans la conception des différents modules.

7. Suite à une définition des besoins de ce système, les travaux commenceront sur les spécifications en matière de logiciels. Dans ce contexte, le HCR étudie les logiciels comparables mis au point par d'autres institutions des Nations Unies.

IV. APPUI AUX OPERATIONS

A. Appui à la protection

8. La Division de la protection internationale a mené à bien une étude de sa structure et de sa dotation en personnel centrée notamment sur les implications de son rôle tel qu'il est décrit dans le plan d'action. Les activités portent sur les domaines suivants :

a) Amélioration des compétences en matière de protection : pour permettre aux bureaux extérieurs d'assumer davantage de responsabilités en matière de protection, un programme de formation globale pour renforcer et élargir les compétences de protection dans l'ensemble de l'organisation est prévu et sera lancé en 1997;

b) Suivi : un système de suivi sur plusieurs niveaux, fondé sur les objectifs mesurables, est mis au point et sera mis en place afin d'assurer une cohérence au niveau de l'application et du respect des normes globales de protection;

c) Conseils juridiques régionaux : cette fonction, auparavant rattachée à la Division et à la Gestion des opérations, est désormais intégrée dans la structure de gestion des opérations;

d) Fonctions de réinstallation : un examen des responsabilités du Siège et du terrain en matière d'évaluation des besoins de réinstallation et de rationalisation des procédures pour le traitement des cas de réinstallation est actuellement en cours;

e) La mise sur pied d'une base de données qui contiendra les données de protection propres à une opération, permettra l'analyse des tendances, servira à gérer et à suivre les questions de protection aux différents niveaux et facilitera la formulation de politiques.

9. Des travaux sont en cours pour réorganiser la Division afin de tenir compte de ces nouvelles exigences fonctionnelles et d'entreprendre la conception de système tout en renforçant son rôle central dans les domaines de l'établissement de normes en matière de promotion et de conseil en matière de protection. L'essentiel du travail de planification et de mise en oeuvre de la réorganisation est pris en charge par le personnel de la Division. Dans le domaine de la réinstallation, un consultant en matière de gestion a été engagé pour faciliter le travail de conception dans le détail.

B. Appui opérationnel

10. La Division de l'appui opérationnel (DOS) a entrepris un examen et sa structure a été adaptée aux besoins du plan d'action. Cette structure, qui sera ultérieurement modifiée au fur et à mesure de la mise en oeuvre du projet Delphi, est axée sur trois grands domaines d'appui aux opérations du HCR :

a) La mobilisation de ressources incombe au Service du financement des programmes et des relations avec les donateurs (auparavant le Service du financement des programmes);

b) L'appui à la gestion des programmes, y compris l'appui à l'établissement de rapports consolidés sur les activités du HCR requis par le Comité exécutif et d'autres entités est fourni par la nouvelle Section de coordination du programme (PCS). Cette section jouera un rôle central dans l'élaboration et le fonctionnement du système de gestion des opérations. Au cours de 1997, les fonctions de budget et de contrôle de l'ancienne Section du budget et de la coordination du programme seront prises en charge par la Division des finances et des systèmes d'information et les responsabilités administratives et de programme spécifiques aux opérations seront assumées par les directeurs d'opérations respectifs;

c) L'appui à l'exécution de programme est fourni par trois sections, c'est-à-dire la Section d'appui technique et aux programmes (SATP), la Section de préparation et de réaction aux situations d'urgence (EPRS) et la Section de l'approvisionnement et du transport (SAT). Au cours de 1997, le HCR envisagera de façon tout à fait différente la question des chaînes d'approvisionnement sur la base des recommandations du rapport mentionné au paragraphe 18 ci-dessous. Une seule chaîne d'approvisionnement sera établie en vue de fournir aux responsables d'opérations un service intégré couvrant l'ensemble du processus d'achat. Le SAT sera globalement responsable du fonctionnement de cette chaîne d'approvisionnement. Le travail des trois sections appuyant l'exécution des programmes sera davantage intégré, tant entre les sections elles-mêmes qu'avec les coordonnateurs pour les enfants réfugiés, les femmes réfugiées et l'environnement, placés dans le bureau du Directeur de l'appui opérationnel.

C. Services financiers

11. Outre les changements structurels envisagés au cours du dernier trimestre de 1996, tels que les prévoit le plan d'action, la Division des finances et des systèmes d'information a établi quatre équipes multifonctionnelles composées de personnel venant de toute l'organisation afin d'élaborer un ensemble de recommandations visant à rationaliser les processus et systèmes financiers. Le premier rapport a été reçu le 19 décembre et contient un certain nombre de propositions faciles à mettre en oeuvre ainsi que des recommandations à court terme dont la mise en oeuvre commencera dès janvier 1997.

12. Dans la consolidation de son plan de mise en oeuvre, la Division se concentrera sur les trois domaines suivants :

a) Mise en oeuvre de mesures définies comme des interventions d'urgence, y compris des procédures et systèmes rationalisés dans les domaines des finances et des voyages, afin de ne plus faire appel à l'Office des Nations Unies à Genève pour certains des processus actuels;

b) Elaboration d'un plan de travail pour améliorer le traitement des comptes sur le terrain, y compris la définition de rôles en la matière, des responsabilités, de services d'appui ainsi que le développement de matériaux de formation, d'outils, de politiques et de procédures adéquats. Cette initiative fournira une information plus précise, plus ponctuelle et plus globale à tous les niveaux de la gestion ce qui facilitera la prise de décision;

c) Dans le contexte du système de gestion des opérations, définition des besoins de processus, de procédures et d'outils pour atteindre les objectifs stratégiques à plus long terme des services financiers au sein du HCR.

D. Stratégie en matière de ressources humaines

13. La phase initiale de réorganisation de la gestion des ressources humaines du HCR et la création d'unités intégrées couvrant des fonctions d'administration clés des ressources humaines dotées de responsabilités concernant des régions géographiques spécifiques est achevée bien que la formation et le perfectionnement du personnel concerné se poursuivent.

14. La Division de la gestion des ressources humaines, au cours d'un atelier de planification stratégique de deux jours en novembre 1996, a élaboré un cadre de gestion des ressources humaines pour la mise en oeuvre de politiques et de processus de ressources humaines à l'appui du projet Delphi. Des équipes ont été mises sur pied pour élaborer des plans de travail dans six domaines prioritaires : la délégation de pouvoirs; le recrutement; la capacité de gestion; l'évaluation du comportement professionnel; les relations entre le personnel et l'administration; le bien-être du personnel et la sécurité. Ces plans de travail seront examinés, feront l'objet de priorités et seront dotés en personnel lors d'un atelier de suivi qui se tiendra au début de 1997, la mise en oeuvre devant s'étaler sur les deux années qui viennent.

15. Les travaux sont en cours pour procéder à une délégation plus poussée des pouvoirs sur le terrain en commençant par l'installation d'un système d'information sur les ressources humaines sur le terrain au cours du premier semestre de 1997. Les sites ont déjà été choisis et devraient être opérationnels à la mi-1997.

16. La mise en oeuvre du système de gestion des carrières s'est poursuivie comme prévu. Une formation a été fournie à presque 300 cadres au sein d'un processus qui se répercutera sur l'ensemble de l'organisation. Les consultations avec les représentants du personnel en sont à un stade très avancé, l'adoption du nouveau système d'appréciation du comportement professionnel pour l'ensemble du personnel étant prévu pour le 1er avril 1997.

E. Systèmes d'information et de communication

17. L'installation d'un nouveau standard informatique sous Windows au Siège sera achevée au début de 1997. L'extension du standard Windows sur le terrain a commencé et en attendant le nouveau logiciel, une vaste opération de formation a été conduite. En outre, un prototype d'intranet (c'est-à-dire Internet privé à l'usage exclusif du personnel du HCR) vient d'être mis au point et présenté à la Direction aux fins d'examen. L'installation de la toute dernière version commencera en 1997 et permettra au personnel sur le terrain d'avoir plus facilement accès aux bases de données centrales. Un nouveau site pour le réseau Internet a été lancé avec succès. La mise à l'essai d'un nouveau système digital de communications radio permettant l'exploitation des réseaux radio du HCR pour le courrier électronique et d'autres transits de données est en cours. De nouvelles interfaces sur Windows ont été introduites dans les systèmes informatiques plus anciens, l'accent étant mis sur les besoins d'établissement de rapports aux donateurs.

18. On rappellera que le plan d'action du projet Delphi décrit l'utilisation de services de consultants fournis au HCR par le Defense Information Systems Agency (DISA) du Gouvernement américain afin d'étudier les options visant à améliorer la capacité de réponse du HCR sur le terrain. Le projet de rapport final présenté au HCR par la DISA au début de décembre 1996 est un document global d'environ 200 pages présentant un certain nombre de recommandations d'amélioration particulièrement dans le domaine des insertions et perfectionnements techniques qui faciliteront les processus de gestion de l'organisation. Les recommandations portent particulièrement sur les domaines des communications, de la logistique, du traitement informatique des données et des composantes de formation de l'architecture technique. Bien que ce rapport n'en soit encore qu'au dernier stade du projet, ces recommandations ne devraient pas être remaniées. Certaines des plus pertinentes peuvent être brièvement résumées comme suit :

a) Communications : le rapport reconnaît l'étendue et la couverture des capacités du HCR et note que sont prises actuellement un certain nombre d'initiatives tournées vers l'avenir. Des mesures supplémentaires sont recommandées pour clarifier la structure des communications afin de permettre la planification optimale des normes relatives à l'architecture technologique et à la planification du transfert entre le système actuel et le nouveau.

b) Logistique : le rapport met l'accent sur la logistique en tant que principale composante de l'exécution d'opérations. Il recommande qu'une importance plus grande soit donnée à la logistique et présente de nombreuses recommandations sur la façon d'améliorer la recherche des produits de base;

c) Traitement électronique des données : le rapport recommande que l'accent soit mis sur la normalisation des éléments de données et que des ressources soient allouées à l'entreposage de données, y compris la technologie d'exécution du système d'information. Tout en notant que le système financier permet une excellente gestion globale des programmes du HCR, il recommande une plus grande polyvalence pour s'adapter à d'autres systèmes, y compris les achats;

d) Formation : le rapport recommande qu'avec la dispersion du personnel et le fait que les situations d'urgence complexes exigent souvent du personnel qu'il exécute des tâches qui ne relèvent pas de son domaine de compétence, il convient d'améliorer les techniques de formation, en mettant particulièrement l'accent sur les nouvelles technologies.

19. Les unités concernées du HCR étudient désormais les recommandations détaillées afin de les intégrer sous la forme qui convient dans les plans de travail futurs du cadre de Delphi et en particulier concernant leur inclusion par la Section des systèmes d'information et de communication dans un nouveau plan stratégique relatif aux systèmes d'information.

F. Formation

20. Une stratégie en matière de formation et un plan d'exécution, dans le contexte du projet Delphi sera présentée et examinée au cours du premier trimestre de 1997. Le plan sera guidé par le Comité consultatif sur la formation et se centrera sur les zones prioritaires identifiées dans le plan d'action. Une attention particulière sera accordée au renforcement de la capacité de gestion : cours d'initiation et stages de réaffectation; planification orientée vers la population; formation élargie en matière de protection; appui aux nouveaux processus; développement des compétences en matière de relations extérieures; évaluation, mise à l'essai et certification des résultats de la formation. Les activités de formation seront conçues à l'intention du personnel du HCR et du personnel de ses partenaires d'exécution.

L'initiative actuelle de formation, lancée au cours du dernier trimestre de 1996 et prévue pour 1997, concerne l'adoption du système de gestion des carrières. L'une des composantes de ce système consistera à adopter des plans annuels de perfectionnement de compétences pour tous les membres du personnel afin de les aider à acquérir ou renforcer les compétences requises dans l'exercice de leurs fonctions actuelles ou futures.

V. CONTROLE INTERNE

21. Une réunion s'est tenue en octobre 1996 avec le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne suivi d'un échange de courriers sur la façon de rendre la fonction de vérification des comptes, actuellement au sein du Bureau des services de contrôle interne, mieux adaptée aux besoins de gestion du HCR. Les questions suivantes, en particulier, sont étudiées :

a) Procédures d'établissement du plan annuel de vérification des comptes et modifications qui lui seront apportées ultérieurement;

b) Dispositions additionnelles de vérification des comptes pour appuyer le processus de décentralisation opérationnelle et administrative du HCR.

c) Initiatives pour mieux familiariser les vérificateurs des comptes avec les préoccupations relatives aux opérations et à la gestion du HCR;

d) Procédures pour une rétro-information et un rapport sur les conclusions et recommandations des vérificateurs des comptes;

e) Niveau de ressources consacré à la fonction d'audit.

22. Un accord sur les questions discutées devrait être conclu au cours du premier trimestre de 1997.

Le mandat du nouveau Comité de contrôle vient d'être achevé et approuvé par le Comité supérieur de gestion. Le Comité de contrôle a été mis sur pied le 1er janvier 1997. Son rôle est notamment d'étudier le plan annuel de vérification intérieure des comptes, le plan de travail annuel d'évaluation, les conclusions et recommandations du Comité des vérificateurs extérieurs des comptes et le suivi des différents rapports de contrôle.

VI. GESTION DES DOSSIERS ET DES COMMUNICATIONS INTERIEURES

23. Le rapport du Groupe de travail ad hoc sur les communications intérieures a été examiné par le Comité supérieur de gestion et un Comité d'examen des communications devrait être établi au début de 1997, comme le prévoit le plan d'action, pour mettre en oeuvre un certain nombre de recommandations en chargeant les unités spécifiques de la suite à donner.

24. L'adoption du système de boîte postale (pour gérer et stocker les communications officielles par courrier électronique) est déjà effectif dans 60 % de l'immeuble de Montbrillant. L'inventaire des archives se poursuit et il faudra probablement une année supplémentaire pour mettre la dernière main à cet inventaire et veiller à ce que toutes les archives puissent être d'un accès facile.

25. Des changements aux procédures de courrier et de valise diplomatique sont prévus de façon à identifier des méthodes plus efficaces et plus rentables, y compris la possibilité de confier ces tâches à l'extérieur.

26. Les bulletins d'information « Delphi News » sont toujours publiés et offrent au personnel une actualisation des progrès accomplis dans le cadre du projet Delphi. Les communications relatives aux changements, y compris l'information sur le système de gestion des carrières, seront renforcées par la nomination d'un administrateur chargé des communications qui entrera en fonction en janvier 1997. En outre, des séances sur Delphi ont été instituées au Siège afin de donner au personnel une information sur le projet Delphi et d'obtenir leurs impressions sur le processus de changement.

VII. STRUCTURE DE GESTION DU HCR

27. On rappellera que le Comité permanent a été informé, lors de la réunion d'octobre 1996, des changements opérés au niveau de la direction. Les titulaires de l'ensemble des postes de cadre supérieur ont été nommés en septembre et ont pris leurs fonctions en octobre 1996. Au cours de la mise en oeuvre du projet Delphi, la structure de gestion sera maintenue à l'étude.

28. Au cours du dernier trimestre de 1996, un travail considérable a été effectué pour adapter la structure aux vieux bureaux/nouvelles opérations afin de disposer d'équipes de gestion sachant couvrir les différentes situations de réfugiés/de rapatriés. Cet ajustement devrait être terminé au début de 1997. Les changements structurels apportés à ce jour dans les différentes divisions sont décrits ci-dessus.

29. L'Unité de coordination et d'appui à la gestion du changement est devenue opérationnelle en octobre 1996 mais ne dispose pas encore d'un tableau d'effectifs complet. Toutefois les travaux ont commencé concernant la coordination des différentes initiatives dans l'ensemble du HCR, le contrôle exercé par les cadres supérieurs ainsi que la préparation d'un plan d'exécution. Des agents centralisateurs pour la mise en oeuvre du projet Delphi ont été identifiés dans toutes les opérations et divisions au Siège pour soutenir une interaction et contribuer à l'achèvement des plans d'exécution.

VII. IMPLICATIONS SUR LA DOTATION EN PERSONNEL

30. Comme l'indique le plan d'action, la mise en oeuvre du projet Delphi conduira également à des réductions de postes au Siège. Si certains postes ont déjà été identifiés aux fins de suppression, il s'agit essentiellement du résultat d'une réduction des activités. Les économies globales à réaliser dépendent essentiellement de la conception et de la mise en oeuvre des changements envisagés aux différents processus et systèmes prévus dans le plan d'action. Un examen global des besoins du Siège tant en termes de fonds qu'en termes de postes, devrait avoir lieu à la fin de février 1997. Cette étude dressera un bilan des progrès accomplis au titre du projet Delphi et des implications en matière de ressources. Les résultats de cette étude seront communiqués au Comité permanent au cours de sa prochaine réunion à la fin avril 1997. Un autre examen de ce type sera nécessaire à la fin de l'année pour suivre les implications de la mise en oeuvre du projet Delphi au plan de la dotation en personnel.

31. Pour minimiser l'impact de ces changements sur le personnel, une stratégie de transition en matière de ressources humaines est actuellement à l'étude avec la pleine collaboration des représentants du personnel. Comme l'indique le plan d'action, un gel du recrutement extérieur est en vigueur depuis le 1er septembre 1996 afin de veiller à ce que le personnel employé par l'organisation ait priorité au niveau du pourvoi des postes. Les options concernant un programme de cessation volontaire d'activité ainsi que le recours accru au licenciement amiable sont examinées dans le contexte de la formulation de la stratégie de transition en matière de ressources humaines, y compris les implications financières. Une proposition définitive devrait être soumise au Comité supérieur de gestion en février 1997.

IX. IMPLICATIONS FINANCIERES

32. Comme le note le plan d'action du projet Delphi, les principales implications financières ont trait aux améliorations des systèmes d'information et de communication et à la mise en oeuvre du système de gestion des carrières avec un accent particulier sur la formation. Certains de ces coûts seront couverts au titre de postes budgétaires existants alors que d'autres, particulièrement les coûts de l'élaboration de nouveaux systèmes d'information, seront programmés dans le budget de 1998. En attendant la mise au point du nouveau système de gestion des opérations, les spécifications détaillées des besoins du nouveau système seront examinées. L'étude de février 1997 précisera les implications financières des changements prévus au Siège et ces informations seront communiquées à la réunion du Comité permanent d'avril 1997.

X. PLAN D'EXECUTION - PROCHAINES ETAPES

33. Comme il est mentionné ci-dessus, la transformation du plan d'action du projet Delphi en plan d'exécution global et détaillé constitue pour l'instant la priorité absolue du processus Delphi. Les nombreuses initiatives en cours doivent être consolidées de façon structurée et cohérente en donnant les informations suivantes pour chaque activité et tâche :

a) Liens/références aux objectifs exposés dans le plan d'action;

b) Brève description de l'activité/tâche;

c) Résultats escomptés;

d) Unité responsable de la mise en oeuvre;

e) Calendrier de mise en oeuvre;

f) Implications en matière de ressources;

g) Liens avec d'autres unités ou autres activités/tâches.

34. Alors que la responsabilité primordiale de la préparation de plans détaillés incombe aux unités concernées, la responsabilité de la coordination globale sera assumée par l'Unité d'appui et de coordination de la gestion du changement. L'Unité facilitera également l'examen du plan aux fins d'approbation par le Comité supérieur de gestion, le suivi en matière d'implications financières, le contrôle de sa mise en oeuvre et, si besoin est, les modifications et les actualisations du plan.

35. L'essentiel de ce travail devrait être achevé en février 1997. La tâche est urgente, non seulement pour garantir un déroulement sans heurt des activités à accomplir mais également pour donner au personnel une meilleure idée des progrès globaux accomplis dans le cadre du projet Delphi ainsi qu'une image précise de ses implications. Le plan d'exécution, sous forme récapitulative, sera présenté au Comité permanent dès que la dernière main y aura été mise.