Suivi des recommandations d'audit sur les questions financières et de programme et le système intégré de gestion

EC/47/SC/CRP.20

Description : 7ème réunion

SUIVI DES RECOMMANDATIONS D'AUDIT SUR LES QUESTIONS FINANCIERES ET DE PROGRAMME ET LE SYSTEME INTEGRE DE GESTION

I. INTRODUCTION

1. Comme l'a demandé le Comité exécutif (A/AC.96/860, par. 21 g)), le Comité permanent doit entreprendre un examen systématique des recommandations et observations contenues dans plusieurs rapports de contrôle. Ce document se concentre sur les questions soulevées dans le rapport du Comité des commissaires aux comptes (A/AC.96/869) relatif à la budgétisation du programme et au contrôle budgétaire, à la gestion des programmes, au système intégré de gestion (SIG) et aux états financiers.

2. Chaque recommandation d'audit est examinée ci-dessous assortie d'une explication de l'état actuel de la mise en oeuvre. Ce document doit être étudié en liaison avec la réponse du HCR aux recommandations du Comité des commissaires aux comptes (A/AC.96/869/Add.1) présenté à la quarante-septième session du Comité exécutif. Les commentaires contenus dans le présent document se fondent sur ce dernier document.

II. BUDGETISATION DU PROGRAMME ET CONTROLE BUDGETAIRE

3. Recommandation 10 b) : Il faudrait analyser les causes de l'écart entre les prévisions des budgets initiaux et révisés et les dépenses effectives au titre des éléments de programme. Les résultats de cette analyse devraient être présentés au Comité exécutif chaque année.

3.1 Le HCR continuera de tenir le Comité exécutif informé de l'écart entre les budgets initiaux et révisés et des niveaux d'engagement de dépenses correspondants. Cette information est présentée à chaque session annuelle du Comité exécutif dans la « Présentation générale des activités du HCR » et ses additifs. L'information relative aux budgets et aux dépenses, ventilée par opération et dépense d'appui administratif et d'exécution du programme, est fournie pour chaque région et pour le Siège pour l'année précédente (dépenses), l'année en cours (estimations révisées) et l'année suivante (estimations initiales). Une analyse de l'écart entre les dépenses d'appui administratif et d'exécution de programme pour le terrain et le Siège est également incluse. En outre, la mise à jour des faits nouveaux régionaux présentée aux réunions du Comité permanent fournit également des chiffres relatifs aux budgets et aux dépenses région par région, ainsi que des explications.

4. Recommandation 10 c) : Les estimations budgétaires devraient être réalisées en consultation plus étroite avec les bureaux extérieurs. A cette fin, la base de données concernant les populations prise en charge (nombre de bénéficiaires) et les autres éléments à prendre en compte devraient être mis à jour régulièrement.

4.1 Le HCR s'engage à améliorer ses procédures et systèmes d'enregistrement des bénéficiaires. Comme il a déjà été remarqué, un certain nombre de recommandations concernant les critères budgétaires, y compris la nécessité d'établir des repères en matière de coûts, ont été présentées dans le cadre du projet Delphi. Ces recommandations ont été précisées par l'équipe du projet de système de gestion des opérations (document EC/47/SC/CRP.13). En particulier, l'équipe a souligné la nécessité de systèmes de technologie de l'information intégrée qui permettraient l'établissement de liens directs entre l'information sur la planification régulièrement mise à jour, les rapports intérimaires et les statistiques sur les bénéficiaires.

5. Recommandation 10 d) : Il faudrait introduire un facteur rendant compte des taux d'inflation et des variations des taux de change dans les budgets des bureaux extérieurs pour les principaux centres de dépense. Par ailleurs, la méthode de calcul du coefficient de vacances de postes devrait être affinée.

5.1 Comme l'a fait observer le document A/AC.96/869/Add.1, le HCR maintient que les ressources humaines et financières supplémentaires requises pour analyser et prévoir les facteurs d'inflation et de variation des taux de change, avec ne serait-ce qu'un minimum de fiabilité, seraient minimes. Toutefois, le HCR a donné son accord de principe à la proposition visant à affiner la méthode de calcul des coefficients de vacance de postes. Cette question sera traitée dans le cadre des améliorations en matière de technologie de l'information requise par la mise en oeuvre du projet Delphi.

6. Recommandation 10 e) : Le système d'information financière et de gestion (FMIS) devrait être modifié de manière à présenter séparément les taux de dépenses de personnel pour les agents des Services généraux et pour les administrateurs.

6.1 Comme l'a fait remarquer le document A/AC.96/869/Add.1, les changements à la structure du code des comptes et parallèlement la modification du système d'information financière et de gestion pour donner suite aux recommandations du Comité, seront pris en considération dans l'élaboration d'une nouvelle structure du code des comptes dans le cadre du projet Delphi.

III. GESTION DES PROGRAMMES

7. Recommandation 10 f) : Il faudrait étudier les incidences de l'irrégularité des ressources disponibles sur la formulation et l'application des projets et les éléments entrant en compte dans la planification des programmes devrait être évaluée de manière plus fiable.

7.1 Le HCR maintient que la méthode la plus souhaitable est d'établir un ordre de priorité entre les activités dans le cadre du processus de formulation de projets, particulièrement au titre de certains Programmes spéciaux qui pourraient ne pas attirer suffisamment l'intérêt des donateurs.

8. Recommandation 10 g) : Il faudrait établir des critères de ciblage des projets après avoir obtenu les données et informations nécessaires. La sélection des bénéficiaires devait être étayée par des documents afin que les résultats puissent être évalués par la suite.

8.1 Le HCR souscrit aux recommandations du Comité et ne relâchera pas ses efforts pour améliorer les mécanismes et procédures connexes.

9. Recommandation 10 h) : Il faudrait revoir certaines des instructions données aux bureaux extérieurs concernant l'élaboration de plans de travail pour certains projets. L'administration devrait également revoir la présentation du plan de travail indiqué dans le Manuel du HCR de manière à la rendre plus spécifique et à en faire un instrument de gestion efficace.

9.1 Comme il a déjà été indiqué, suite aux observations faites par le Comité des commissaires aux comptes, la présentation de plans de travail a été réintroduite en tant qu'élément obligatoire des propositions de projets. Le fait que cette exigence n'ait pas été suffisamment respectée a conduit le HCR à insister sur la présentation des plans de travail seulement dans la cas d'opérations où ces plans seraient un instrument de gestion utile et efficace, laissant aux responsables de projet le soin de décider si l'établissement de tels plans est applicable ou non à l'opération concernée. Toutefois, compte tenu de l'adoption du nouveau système de gestion des opérations, l'accent sera davantage mis sur les plans d'opérations dans le cadre d'objectifs intégrés des opérations elles-mêmes.

10. Recommandation 10 i): Il faudrait inclure, dans les accords relatifs aux sous-projets des indicateurs de performance précis et bien définis.

10.1 L'équipe du projet de système de gestion des opérations a présenté un certain nombre de recommandations dans le contexte de l'établissement d'objectifs, de l'évaluation des besoins qui incluent la définition d'indicateurs globaux et spécifiques pour faciliter notamment le suivi et l'auto-évaluation. L'adoption des indicateurs de performance dans les accords de sous-projets sera prise en considération à l'heure d'élaborer de nouvelles procédures de gestion de projets dans le contexte du projet Delphi.

11. Recommandation 10 j) : L'exécution des programmes devrait être planifiée et réalisée conformément à un calendrier fixé au préalable afin de mieux répondre aux besoins des bénéficiaires.

11.1 Cette recommandation sera examinée lors de la prochaine réunion du Comité permanent lorsque la question des observations d'audit sur les achats sera débattue.

12. Recommandation 10 k) : La capacité des partenaires opérationnels de mettre en oeuvre des projets de grande envergure devrait être évaluée plus précisément. Il faudrait à cet égard examiner les carences constatées dans l'exécution d'un projet par un partenaire opérationnel en République-Unie de Tanzanie et prendre les mesures correctives qui s'imposent, y compris le recouvrement du trop perçu.

12.1 Cette recommandation sera examinée à la réunion de septembre 1997 du Comité permanent lorsque la question des observations d'audit sur les partenaires d'exécution sera débattue.

13. Recommandation 10 l) : Le HCR devrait veiller à ce que les directeurs de programme reçoivent à temps les rapports de suivi des projets et les utilisent à bon escient. Les partenaires opérationnels devraient être encouragés à présenter régulièrement des rapports détaillés de suivi des sous-projets.

13.1 Comme pour la recommandation précédente, cette question sera examinée à la réunion de septembre 1997 du Comité permanent.

14. Recommandation 10 m) : Les bureaux extérieurs devraient établir des procédures d'évaluation des résultats et des incidences de programme. Les conclusions tirées des évaluations devaient être utilisées pour la planification et l'exécution des programmes.

14.1 L'équipe du projet de système de gestion des opérations a souligné l'importance de ce processus. Sur la base de l'hypothèse selon laquelle le personnel responsable d'une opération est le mieux à même d'identifier les problèmes et les moyens d'y remédier, le nouveau système comportera de véritables opérations d'auto-évaluation conduites par le personnel dans le cadre de chaque opération. En conséquence, le personnel examinera les décisions qu'il a prises, les progrès accomplis vers la réalisation des objectifs fixés et ce dont ils ont besoin pour améliorer l'opération. Ces procédures seront affinées ultérieurement au cours de la mise en oeuvre du projet Delphi.

IV. SYSTEME INTEGRE DE GESTION (SIG)

15. Recommandation 10 r) : Le HCR devrait définir une stratégie de développement et de mise à jour d'un système informatique compatible avec ses objectifs généraux. Il faudrait notamment prendre les mesures nécessaires pour adapter le SIG aux besoins et aux priorités spécifiques du HCR en matière d'exécution des programmes.

15.1 La stratégie en matière de systèmes d'information est actuellement élaborée par la Section des systèmes d'information et de communication et sera achevée avant la réunion de juin 1997 du Comité permanent. Le document cité au paragraphe 130 du rapport du Comité des commissaires aux comptes (devant être préparé d'ici août 1996) était en fait un document de base définissant la méthodologie à utiliser dans la préparation du plan stratégique et a été publié à la date prévue. La nécessité d'examiner attentivement les modules du système de ressources humaines et du système financier (SIG/RH et SIG/SF) est soulignée dans ce document de planification. Outre le SIG, le système de gestion des opérations (SGO) aura une incidence majeure sur l'orientation et la conception de systèmes relatifs au programme, au budget et aux finances au HCR. Le SIG et le SGO constitueront les pierres angulaires du plan stratégique des systèmes d'information auxquels il est fait allusion au paragraphe 131 du rapport du Comité des commissaires aux comptes.

15.2 Comme l'ont noté les commissaires aux comptes, le HCR a passé en revue ses plans en matière de mise en oeuvre du SIG. Suite à une évaluation de la dernière mouture de 1996 et à une évaluation des résultats du projet Delphi, le HCR a notifié aux Nations Unies son intention de poursuivre la mise en oeuvre des modules de ressources humaines du SIG. Un projet a été lancé à cette fin et la première étape essentielle, soit le recrutement d'un responsable de projet, est achevé. La toute dernière version du logiciel SIG édition 1 est déjà installée au Siège du HCR.

15.3 Au cours de 1997/1998, le HCR prévoit de mettre en oeuvre les modules SIG/RH nécessaires à la transition vers le nouveau système d'état de paie du SIG qui devrait être mis en place vers la fin de 1998. Le HCR analysera le logiciel et spécifiera les fonctions supplémentaires nécessaires à l'appui des opérations du HCR mais non encore disponibles dans la présente version du SIG. Comme il est indiqué, le SIG/RH s'insère dans la nouvelle stratégie de systèmes d'information du HCR. On s'efforcera tout particulièrement d'intégrer la structure du code des comptes du SIG ainsi que la technologie du SIG dans d'autres principaux systèmes requis par le HCR.

15.4 Dans la mesure où d'autres institutions du système des Nations Unies utilisent ou prévoient d'utiliser le SIG, un certain nombre de questions se posent quant au maintien d'un système commun. Le HCR a assisté à la première réunion interorganisations consacrée aux questions de gestion du SIG en janvier 1997 et a joué un rôle actif dans la définition conjointe de plan pour l'orientation future du SIG.

V. ETAT FINANCIER

16. Recommandations 10 s) : Les principes comptables et les notes qui accompagnent les comptes devraient être présentés séparément et clairement dans les états financiers avec renvoi aux différents états.

16.1 Cela a été fait et les notes accompagnant les comptes des fonds constitués au moyen de contributions volontaires gérés par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés pour la période terminée le 31 décembre 1996 sont conformes aux principes comptables indiqués séparément dans la note 1 et la note 2 de ce document.