Suivi de l'audit : gestion des finances et des programmes

EC/48/SC/CRP.30

Description : 12ème réunion

SUIVI DE L'AUDIT
GESTION DES FINANCES ET DES PROGRAMMES

I. INTRODUCTION

1. Ce rapport actualise la suite donnée par le HCR aux mesures prises ou proposées en réponse aux recommandations du rapport des comités des commissaires aux comptes à l'assemblée générale sur les comptes des fonds de contributions volontaires administrés par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés pour la période terminée le 31 décembre 1996 (A/AC.96/885) relative à la gestion des finances et à la gestion des programmes.

Ce document doit être lu parallèlement à la réponse du HCR aux recommandations du Comité des Commissaires aux comptes (A/AC.96/885/Add.1) présenté à la quarante-huitième session du Comité Exécutif. Ces commentaires s'appuient sur ceux qui sont consignés dans ce document.

II GESTION FINANCIERE

2. Recommandation 10 (b) : l'administration du HCR devrait revoir d'urgence le système actuel de comptabilisation des dépenses des partenaires opérationnels. Elle devrait également veiller à recevoir de ses partenaires tous les rapports financiers en souffrance et après vérification à utiliser ceux-ci pour solder le compte d'attente dans le système d'information administrative et de gestion.

3. La plupart des rapports en souffrance des partenaires d'exécution concernant les projets mis en oeuvre en 1994, 1995 et 1996 ont désormais été reçus et traités dans le cadre du système d'information administrative et de gestion. En raison de difficultés techniques, de quatre à 5 pourcent des versements faits aux partenaires d'exécution concernant les projets de 1994, 1995 et 1996 n'ont pas encore été liquidés. Le traitement manuel des rapports de dépenses reçus des partenaires d'exécution se poursuit et l'on espère qu'il n'en restera qu'1% pourcent à liquider à la fin de 1998. Les accomptes versés aux partenaires d'exécution au titre des projets de 1997 restent dans le compte d'attente dans la mesure où la période de liquidation pour la plupart des projets de 1997 coure au moins jusqu'au 31 mars 1998. Des rapports continuent donc d'être reçus et traités sur le terrain en avril et mai 1998. Le processus décrit ci-dessus est conforme aux procédures financières établies par le HCR. La réception de ces rapports de la part des partenaires d'exécution et leur traitement dans le système d'information administrative et de gestion est suivi de près et l'arriéré devrait être totalement épongé d'ici à la fin de 1998. Le traitement des données de l'année en cours est également suivi de près.

4. Recommandation 10 (c) : Le HCR devrait s'attacher d'avantage à examiner et annuler rapidement les engagements qui ne sont plus nécessaires.

5. Les engagements non liquidés sont gardés à l'étude et les montants qui ne sont plus nécessaires sont immédiatement annulés.

III. GESTION DES PROGRAMMES

6. Recommandation 10 (d) : Les dépenses d'exécution des programmes et les dépenses d'appui administratif inscrites au budget des différents programmes de pays devraient être revues et des normes devraient être établies.

7. Les dépenses d'exécution de programme (EP) et d'appui administratif (AA) sont examinées de façon approfondie chaque année mais une attention particulière est accordée au niveau de ces coûts au cours de l'examen budgétaire annuel. Bien que le niveau des dépenses d'EP et d'AA doive être contrôlé, le HCR n'établit pas en règle générale de normes pour ces coûts par rapport à ceux des projets opérationnels. Bon nombre des coûts budgétisés au titre de l'exécution des programmes, en particulier, incluent les activités que le HCR a pour mandat de mener à bien. La fourniture d'une protection est une fonction qui demande un haut coefficient de main-d'oeuvre et qui n'est pas liée au plan des frais fixes à une autre activité. La coordination, le suivi, et l'établissement de rapports sur les populations réfugiées, la promotion du droit des réfugiés et l'élaboration de programmes de conscientisation du public sont des activités relevant du mandat du HCR et ne constituent pas un coût additionnel qui peut être fixé sur une base régionale ou nationale. Les dépenses d'AA constituent par ailleurs des frais fixes et des normes peuvent être établies par rapport à l'importance des dépenses d'EP et des projets opérationnels. Le HCR a récemment décidé d'aligner sa structure budgétaire sur celle de certaines autres institutions des Nations Unies. Lorsque cette opération sera terminée, les normes des dépenses administratives par rapport à celles des opérations pourront être établies et respectées.

8. Recommandation 10 (e) : Les objectifs des projets devraient être clairement définis et quantifiés afin qu'il y ait une bonne adéquation entre ces objectifs et les ressources et que les partenaires aient une idée claire des buts à atteindre à la fin de la période considérée.

9. Le système de gestion des programmes qu'utilise le HCR depuis de nombreuses années se fonde sur le principe de la gestion par objectif. Le système de budgétisation reste toutefois davantage orienté vers les apports quantifiables plutôt que vers l'impact et les réalisations. La nécessité de fonder la planification et la budgétisation des opérations sur des objectifs clairement définis, quantifiables et vérifiables a été identifiée comme le début du processus de changement et constitue l'un des principaux éléments du système de gestion des opérations à l'étude. La méthodologie de planification et le système budgétaire au sein du nouveau système sera orienté vers la réalisation depuis l'objectif global de l'opération jusqu'au but établi avec des partenaires d'exécution pour les composantes des différents projets. Une nouvelle présentation des plans d'opérations annuels par pays a été adoptée en 1998 pour encourager les bureaux à fixer des objectifs par pays et à identifier des indicateurs de progrès. Cette présentation sera encore peaufinée à l'avenir.

10. Recommandation 10 (f) : En attendant la mise en place du nouveau système de gestion des opérations, l'élaboration des plans de travail devrait être renforcée et mieux adaptée aux différents programmes et des indicateurs de performances adéquats devraient être utilisés.

11. Comme les années précédentes, le HCR encourage les bureaux extérieurs à établir des plans de travail avec les partenaires d'exécution lorsque cela se révèle bénéfique. Cela se fait généralement à partir des sous-projets dans la mesure où l'établissement des plans de travail dans un contexte plus large ne présente que peu d'intérêt et a donc été rendu facultatif. Il s'est révélé impossible d'imposer une présentation pour les plans de travail dans le cadre des programmes par pays en vertu du système actuel de gestion des programmes. Toutefois, l'adoption de plans de travail dans le contexte du système de gestion des opérations est actuellement passé en revue et il est aujourd'hui prévu de réintroduire cet élément en tant qu'outil de planification et de suivi au sein du nouveau système.

12. Recommandation 10 (g) : Les descriptifs de sous-projet devraient être plus précis, la nature de l'assistance et des responsabilités des partenaires opérationnels étant clairement indiquées et il devraient contenir des indicateurs de performance utilisables pour le suivi.

13. Le système d'information financière et de gestion que le HCR a adopté il y a presque 10 ans exige que la description de chaque projet relate très exactement l'ensemble des activités inclues dans le budget joint à la documentation du projet. Cela a permis une cohérence entre les deux et a facilité le suivi mais la qualité de la description du projet en a quelque peu souffert. L'un des objectifs du système de gestion des opérations est de consacrer une plus grande attention à la description des projets qui doit préciser davantage les activités à effectuer et les moyens de suivre les progrès. Le HCR espère y parvenir dans les documents présentant les programmes de 1999.

14. Recommandation 10 (h) : L'administration devrait redoubler d'efforts pour obtenir les rapports de suivi des projets.

15 : La préparation des rapports de suivi des projets par les bureaux sur le terrain est souvent retardée en raison de la présentation tardive des rapports financiers de la part des partenaires d'exécution. Les partenaires d'exécution sont souvent confrontés à des difficultés dans le respect des délais d'établissement de rapports car ils engagent souvent des dépenses libellées dans des monnaies différentes et dans des endroits différents. C'est un problème structurel qui ne peut être surmonté que par une amélioration de la technologie, pour transférer rapidement les données financières d'un lieu à l'autre, les consolider au plan central et les transmettre rapidement au HCR. Compte tenu de l'isolement des lieux et de la médiocrité des moyens de communication dans le nombreuses régions où opèrent le HCR et ses partenaires, cela ne pourra pas se faire immédiatement. En conséquence, bien que les rapports de suivi de projets restent une composante utile et obligatoire du système de gestion des opérations, ce n'est pas l'instrument le plus important utilisé par le siège pour suivre les progrès dans la plupart des projets. D'autres rapports plus accessibles de la part des bureaux extérieurs tels que les rapports de situation, les notes pour le dossier, les actualisations sectorielles, les comptes mensuels, les rapports de suivi de sous-projets et d'autres moyens de communication sont en général plus importants que le rapport de suivi des projets afin de tenir le siège informé de l'évolution sur le terrain. Néanmoins, le HCR prend des mesures pour réduire sa dépendance à l'égard des partenaires d'exécution qui ne peuvent respecter les délais fixés en matière d'établissement de rapports. Bien que cela soit difficile, dans la mesure où certains partenaires sont confrontés à des problèmes qui ne sont pas entièrement de leur fait, cet élément constituera un facteur dans les accords de négociation pour les projets de 1999.

16. Recommandation 10 (I) : Le HCR devrait mettre en place des procédures garantissant que les programmes à impact rapide donnent des résultats dans les délais souhaités.

17. Les projets à impact rapide réussissent souvent à faciliter le retour et la réintégration des populations réfugiées dans leur propre pays. Leur échec est souvent dû à des contraintes qui n'ont pas trait à l'élaboration des projets. Malgré ces difficultés, il convient de citer les problèmes de sécurité, la pénurie de fonds, l'absence de partenaire d'exécution et les différends en matière de régime foncier. Malgré tous ces obstacles, le concept des projets à impact rapide reste un aspect important des efforts du HCR pour faciliter la réintégration des réfugiés. En 1997, une unité spéciale au sein de la section d'appui technique aux programmes a été créée pour aider les cadres à formuler des stratégies de réintégration, y compris des projets à impact rapide. L'unité vient juste de publier un manuel sur l'autonomie et l'emploi dans ce contexte, qui complète les principes directeurs conçus auparavant sur des sujets connexes.