Règlement de gestion par le Haut Commissaire pour les réfugiés des fonds constitués au moyen de contributions volontaires
Règlement de gestion par le Haut Commissaire pour les réfugiés des fonds constitués au moyen de contributions volontaires
EC/46/SC/CRP.3
Description : 1ère réunion
REGLEMENT DE GESTION PAR LE HAUT COMMISSAIRE POUR LES REFUGIES DES FONDS CONSTITUES AU MOYEN DE CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES
La révision suivante du Règlement de gestion du HCR, qui remplace le document A/AC.96/503/Rev.5, est présentée au Comité permanent aux fins d'approbation. Elle intègre les amendements approuvés résultant de l'adoption de la décision sur la structure budgétaire et la bonne gestion par la quarante-sixième session du Comité exécutif (A/AC.96/860, par. 22) ainsi que certains amendements apportés dans un souci de clarté (voir article 1.5). Les amendements sont indiqués en caractères gras afin d'en faciliter la lecture. Cette version révisée du Règlement de gestion devrait entrer en vigueur le 1er janvier 1996 avec effet rétroactif.
Article premier - CHAMP D'APPLICATION
Origine et champ d'application
1.1 Le présent règlement, qui s'inspire des dispositions du Règlement financier de l'Organisation des Nations Unies, est promulgué conformément au paragraphe 8 de la résolution 1166 (XII) de l'Assemblée générale et aux directives ultérieures du Comité exécutif du Programme du Haut Commissaire. Sous réserve des dispositions contraires que pourraient prendre l'Assemblée générale ou le Comité exécutif, il régit toutes les opérations financières du Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés autres que la gestion de son budget ordinaire.
1.2 Toute dérogation au présent règlement est subordonnée à une décision expresse du Haut Commissaire et doit être compatible avec le règlement financier de l'Organisation des Nations Unies.
1.3 Le présent règlement n'est pas applicable à la gestion ultérieure des sommes ou des objets matériels prélevés et répartis par le Haut Commissaire conformément à des accords conclus avec les gouvernements, les institutions gouvernementales, les autorités locales ou autres institutions, sous réserve que lesdits accords contiennent des dispositions que le Haut Commissaire juge suffisantes pour garantir la meilleure utilisation possible desdites sommes ou desdits objets matériels aux fins pour lesquelles ils ont été prélevés et répartis et sous réserve également des stipulations de l'article 12 concernant la vérification des comptes.
1.4 Le Contrôleur, agissant au nom du Haut Commissaire, est chargé de l'application du présent règlement.
1.5 Le Haut Commissaire peut, en consultation avec le Comité exécutif, modifier le présent règlement sous réserve de ne pas contrevenir aux dispositions du Règlement financier de l'Organisation des Nations Unies.
Définitions
1.6 Aux fins du présent règlement :
a) « HCR » s'entend du Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés.
b) « Haut Commissaire » s'entend du Haut Commissaire ou de son représentant autorisé.
c) « Comité exécutif » s'entend du Comité exécutif du Programme du Haut Commissaire.
d) « Contrôleur » s'entend du Contrôleur ou de son représentant autorisé.
e) « Représentant » s'entend du fonctionnaire chargé d'un bureau régional ou national du HCR.
f) « Programme annuel » s'entend des activités approuvées chaque année par le Comité exécutif, au titre des programmes par pays/région, des programmes au Siège et autres, ainsi que de la Réserve du programme.
g) « Programme généraux » s'entend de la source des activités financées par le Fonds général (article 6.1), soit les activités menées au titre du Programme annuel, du Fonds extraordinaire et du Fonds pour le rapatriement librement consenti (articles 6.4-6.11).
h) Contributions » s'entend des promesses faites lors de Conférences d'annonces de contributions ou autres relatives à des contributions volontaires en nature ou en espèces au titre d'un programme d'activités spécifiques; ces annonces de contributions sont considérées comme fermes et inconditionnelles, sauf mention contraire.
i) « Contributions gouvernementales conditionnelles » s'entend des contributions dont le versement est conditionné à l'aboutissement des procédures législatives et administratives du gouvernement contributeur.
Article 2 - EXERCICE
2.1 L'exercice commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.
Article 3 - CONTRIBUTIONS
3.1 Le Haut Commissaire est habilité à accepter des contributions en espèces, en nature ou sous forme de services, y compris des contributions émanant de sources non gouvernementales, qu'il peut utiliser pour s'acquitter des fonctions qui lui sont confiées par l'Assemblée générale ou pour appliquer les directives du Comité exécutif. Il peut refuser toute offre qu'il ne juge pas appropriée ou qui ne pourrait servir aux fins ci-dessus. Le Haut Commissaire fera connaître au Comité exécutif toutes les offres acceptées.
3.2 La valeur de toutes les contributions acceptées pour la réalisation des fins précitées est normalement portée au crédit du programme d'assistance correspondant, étant entendu que les contributions versées à des fins non prévues par le Programme annuel sont créditées aux fonds de dépôt appropriés, le Fonds de roulement et de garantie, le Fonds extraordinaire ou le Fonds pour le rapatriement librement consenti.
3.3 Un reçu officiel doit être délivré pour toute contribution versée. Les contributions en nature ou sous forme de services sont portées au compte approprié une fois reçues pour la valeur qu'elles représentent et qui est déterminée par le Haut Commissaire.
Article 4 - AUTRES RECETTES
Activités productrices de recettes
4.1 Toutes les activités productrices de recettes sont soumises aux mêmes contrôles financiers que les autres activités.
4.2 Aucune dépense afférente à des activités productrices de recettes ne sera imputée sur le revenu net de ces activités sans l'autorisation écrite du Chef du Service financier et administratif, sauf dérogations expressément prévues dans les arrangements contractuels régissant l'activité considérée.
4.3 Des renseignements indiquant le montant des recettes brutes et des dépenses ainsi que celui des recettes nettes provenant de chacune de ces activités sont communiqués au Comité exécutif.
Recettes accessoires
4.4 Les sommes perçues à la suite de la vente ou de l'aliénation sous d'autres formes de fournitures, de matériel ou d'autres avoirs acquis grâce à des fonds constitués au moyen de contributions volontaires sont portées au crédit du Fonds général comme recettes accessoires, sauf directives contraires du Comité exécutif.
4.5 Sauf directives contraires du Comité exécutif, et sous réserve des dispositions de l'article 6 2 ci-après, les ajustements de dépenses d'années antérieures (remboursements, annulations ou frais additionnels) sont portés au compte du fonds sur lequel la dépense a été imputée.
Article 5 - DEPOT DES FONDS
5.1 Le Haut Commissaire désigne les banques dans lesquelles les fonds constitués au moyen de contributions volontaires doivent être déposés. Il ouvre les comptes en banque officiels qui peuvent être nécessaires et désigne les fonctionnaires habilités à signer tous ordres relatifs aux comptes.
5.2 Les comptes en banque ouverts pour les bureaux extérieurs du HCR sont alimentés au moyen de transferts effectués, si possible, par le siège à concurrence d'un plafond établi. Les transferts pourront être faits, si besoin est, et dans la mesure autorisée par le Contrôleur, en tirant des chèques sur les comptes en banque tenus par le siège.
5.3 Tout encaissement donne lieu à la délivrance d'un reçu officiel.
5.4 Toutes les sommes reçues sont déposées à un compte en banque officiel du HCR dès le premier jour ouvrable qui suit la date de l'encaissement.
5.5 Les fonctionnaires chargés des opérations relatives aux comptes en banque du HCR ne font d'opérations de change que dans la mesure où le fonctionnement du HCR l'exige.
5.6 Seuls les représentants et tous autres fonctionnaires que désigne le Contrôleur peuvent autoriser des paiements au nom du HCR.
5.7 Les paiements sont faits sur le vu de pièces justificatives et autres documents attestant que les marchandises ou services ont été effectivement fournis conformément aux dispositions des documents d'engagement de dépenses, que ces marchandises ou services n'ont pas déjà fait l'objet d'un règlement, et que le paiement est bien exigible. Le versement d'acomptes peut être autorisé lorsque le Haut Commissaire le juge dans l'intérêt du HCR.
5.8 Des paiements peuvent être effectués avant la livraison des marchandises ou avant l'exécution des services contractuels si le Haut Commissaire juge que les usages commerciaux généralement admis ou l'intérêt supérieur du HCR l'exigent. Lorsqu'un paiement anticipé est demandé, l'agent liquidateur doit en préciser les motifs.
5.9 Tous les paiements de sommes dépassant 100 dollars ou leur équivalent sont effectués par chèque ou virement bancaire, à moins que le Contrôleur n'en décide autrement.
5.10 Les décaissements sont passés en compte à la date où ils sont effectués, c'est-à-dire à la date d'émission du chèque, de l'ordre donné à la banque, ou du versement des espèces.
5.11 Les chèques et les ordres donnés aux banques sont signés par deux fonctionnaires dont les noms figurent sur une ou plusieurs listes de personnes auxquelles le Haut Commissaire a donné délégation de signature; la signature de chèques par un seul fonctionnaire peut toutefois être autorisée lorsque les circonstances le justifient.
Article 6 - FONDS ET RESERVES
Fonds général
6.1 Il est créé un Fonds général où sont crédités toutes les contributions dont l'objet n'est pas défini, les contributions au Programme annuel, au Fonds extraordinaire, et au Fonds pour le rapatriement librement consenti, les recettes accessoires et les soldes qui ne servent pas à réalimenter le Fonds de roulement et de garantie.
Fonds de roulement et de garantie
6.2 Il est créé un Fonds de roulement et de garantie dont le Comité exécutif arrête le montant maximum. Le Fonds est maintenu à son plafond au moyen des revenus provenant des sources suivantes :
a) remboursement de prêts;
b) économies réalisées sur le Programme annuel, le Fonds extraordinaire et le Fonds pour le rapatriement librement consenti d'années antérieures;
c) intérêts des placements;
d) contributions volontaires;
e) autres recettes y compris le revenu net des activités productrices de recettes à moins que le Comité exécutif n'ait pris d'autres dispositions concernant l'utilisation des recettes tirées de ces activités.
6.3 Le Fonds de roulement et de garantie peut être utilisé aux fins ci-après :
a) pour réalimenter le Fonds extraordinaire;
b) pour effectuer des paiements indispensables à la mise en oeuvre des projets, en attendant de recevoir les contributions annoncées;
c) pour garantir des engagements contractés sur la base d'annonces de contributions fermes, de contributions gouvernementales conditionnelles ou d'annonces de contributions fermes de la part d'organisations de réputation établie;
d) pour garantir des engagements concernant des activités productrices de recettes du HCR;
e) pour financer au cours d'une année donnée, les engagements contractés au titre du Programme annuel, du Fonds extraordinaire et du Fonds pour le rapatriement librement consenti en attendant de recevoir les contributions anticipées, sous réserve que le niveau des engagements ainsi financés ne dépasse pas 1/12ème du montant total approuvé par le Comité exécutif pour les programmes par pays/région de l'année en cours, les programmes au Siège et autres au titre du Programme annuel ainsi que pour le Fonds extraordinaire et le Fonds pour le rapatriement librement consenti (art. 7.3). Toutefois, cette possibilité de financement ne pourra être utilisée que si, à la fin d'une année donnée, les engagements ainsi couverts ne dépassent pas 3 % du niveau approuvé par le Comité exécutif pour les programmes par pays/région de l'année en cours, les programmes au Siège et autres au titre du Programme annuel ainsi que pour le Fonds extraordinaire et le Fonds pour le rapatriement librement consenti, et à la condition que le Fonds de roulement et de garantie soit réapprovisionné de toute urgence l'année suivante conformément aux dispositions de l'article 6 2 ci-dessus et, le cas échéant grâce à des contributions au programme annuel.
f) le Fonds de roulement et de garantie peut être utilisé pour couvrir des augmentations budgétaires au titre de l'élément du Siège du Programme annuel pouvant découler directement de fluctuations des taux de change au cours d'une année donnée, pourvu que ces augmentations ne dépassent pas 2 % du niveau approuvé des Programmes généraux pour l'année considérée. Si le Fonds de roulement et de garantie est ainsi utilisé, il sera réapprovisionné l'année suivante conformément à l'article 6.2.
g) à toute autre fin autorisée par le Comité exécutif.
Fonds extraordinaire
6.4 Le Fonds extraordinaire est créé aux fins ci-après :
a) fournir une aide financière aux réfugiés et aux personnes déplacées dans des situations d'urgence qui ne sont pas prévues dans le Programme que le Comité exécutif a approuvé;
b) couvrir les dépenses administratives additionnelles résultant de ces situations d'urgence qui ne peuvent être couvertes par le budget ordinaire, en attendant que des mesures soient prises par le Comité exécutif ou par l'Assemblée générale.
6.5 Le Haut Commissaire peut faire des allocations sur le Fonds extraordinaire jusqu'à concurrence de 25 millions de dollars par an, étant entendu que le montant prélevé pour chaque situation dans le courant d'une même année ne dépassera pas 8 millions de dollars.
6.6 Le Fonds extraordinaire est maintenu à un chiffre qui ne doit pas être inférieur à 8 millions de dollars par des prélèvements sur le Fonds de roulement et de garantie et par des contributions volontaires.
6.7 Une allocation du Fonds extraordinaire peut être annulée si un montant suffisant de contributions en réponse à un appel donné est reçu ultérieurement.
6.8 Le Haut Commissaire présente au Comité exécutif, à chacune de ses sessions, un rapport sur l'utilisation du Fonds extraordinaire.
Fonds pour le rapatriement librement consenti
6.9 Le Fonds pour le rapatriement librement consenti établi pour fournir une assistance financière, au titre des Programmes généraux et spéciaux, pour les opérations de rapatriement librement consenti des réfugiés peut être utilisé aux fins suivantes :
a) financer la planification du rapatriement, particulièrement en ce qui concerne les mesures nécessaire à prendre en faveur des rapatriés dans leur pays d'origine;
b) financer les préparatifs dans le pays d'asile du rapatriement librement consenti non prévu par ailleurs ainsi que les activités liées au retour effectif;
c) fournir des fonds supplémentaires pour les mouvements de rapatriement librement consenti, y compris ceux qui continuent d'avoir le reste de leurs besoins programmés au titre des Programmes spéciaux.
6.10 Le Haut Commissaire peut allouer chaque année sur le Fonds pour le rapatriement librement consenti l'intégralité du montant approuvé par le Comité exécutif pour le Fonds au titre des Programmes généraux de l'année en cours, conformément aux dispositions de l'article 6.9, sous réserve que lors d'une année donnée, l'allocation au titre d'une opération de rapatriement consenti quelle qu'elle soit ne dépasse pas 10 millions de dollars E.-U.
6.11 Le Fonds pour le rapatriement librement consenti sera établi à un niveau décidé par le Comité exécutif. Ce niveau sera fixé à 20 millions de dollars et pourrait être augmenté à concurrence d'un montant équivalent à 10 % des estimations budgétaires totales pour le rapatriement librement consenti l'année précédente.
6.12 Une allocation au Fonds de rapatriement librement consenti peut être annulée si un montant suffisant de contributions en réponse à un appel donné est reçu ultérieurement.
6.13 Le Haut Commissaire présentera à chaque session du Comité exécutif un rapport sur l'utilisation faite du Fonds pour le rapatriement librement consenti.
Réserve du programme
6.14 Une réserve du programme sera fixée à un niveau représentant entre 10 et 15 % des activités programmées (les programmes par pays/région, les programmes au Siège et autres) au titre du Programme annuel d'une année donnée.
6.15 La Réserve du programme peut être utilisée aux fins suivantes :
a) couvrir les augmentations imprévues du coût des projets financés dans le cadre des programmes annuels des années précédentes, ou au moyen d'une allocation prélevée sur le Fonds extraordinaire pendant l'année en cours ou pendant une année antérieure;
b) pour couvrir le coût des modifications qui pourraient être apportées aux projets de l'année en cours au titre du Programme annuel pour réaliser les objectifs de projets approuvés;
c) accroître les allocations existantes pour satisfaire les besoins découlant d'un nouvel afflux de réfugiés appartenant à un groupe recevant déjà une assistance au titre du Programme annuel de l'année en cours;
d) compléter le financement des Programmes spéciaux pour les situations de réfugiés à condition que le montant total de ces allocations ne dépasse pas un tiers de la Réserve du programme au cours d'une année donnée; et
e) augmenter, si besoin est, avec l'approbation du Comité exécutif, le Fonds pour le logement du personnel international sur le terrain et l'équipement ménager de base.
6.16 Une allocation de la Réserve du programme peut être annulée si les fonds n'ont pas été engagés à la fin de l'année.
Fonds fiduciaires, comptes de réserve et comptes spéciaux
6.17 Sous réserve des dispositions de l'article 6 18 ci-après, le Haut Commissaire peut constituer des fonds fiduciaires, des comptes de réserve et des comptes spéciaux avec les sommes mises à disposition à des fins non prévues par les Programmes généraux, à condition que ces fins soient compatibles avec les buts, les principes et les activités du HCR.
6.18 L'objet et la portée de chaque fonds fiduciaire sont définis par un accord entre le Haut Commissaire et le donateur. L'objet et la portée de chaque compte de réserve ou compte spécial sont définis clairement par le Haut Commissaire avec l'assentiment du Comité exécutif. Ces fonds et ces comptes sont gérés conformément au présent règlement, à moins que le Comité exécutif n'en décide autrement.
Article 7 - APPROBATION DES PROGRAMMES
7.1 Le Haut Commissaire soumet chaque année ses Programmes généraux au Comité exécutif pour approbation, assortis du coût estimatif des programmes par pays/région, des programmes au Siège et autres, de la Réserve du programme ainsi que du Fonds extraordinaire et du Fonds pour le rapatriement librement consenti pour l'exercice suivant.
7.2 Le Haut Commissaire peut soumettre au Comité exécutif pour approbation des programmes et des affectations de crédits nouveaux ou révisés pour l'année en cours.
7.3 Par l'approbation des Programmes généraux, le Comité exécutif autorise le Haut Commissaire à engager des dépenses et à effectuer des paiements dans la limite des crédits approuvés.
7.4 Le Haut Commissaire peut opérer les transferts et les ajustements requis au niveau des projets, au titre des programmes par pays/région, des programmes au Siège et autres, au titre du Programme annuel suite aux changements apportés aux programmes des réfugiés au titre desquels ils étaient prévus, mais il doit informer le Comité exécutif de ces opérations à sa session suivante.
7.5 Le niveau approuvé des Programmes généraux lors d'une année donnée peut être relevé à concurrence de 2 % si, conformément aux dispositions de l'article 6 3 f), le Fonds de roulement et de garantie a été utilisé pour compenser les augmentations budgétaires au titre de l'élément du Siège du Programme annuel découlant directement des fluctuations du taux de change; dans ce cas, la révision de l'objectif budgétaire des Programmes généraux et les modifications comptables correspondantes seraient effectuées à la fin de l'année civile.
Article 8 - EXECUTION DES PROJETS
8.1 Le Haut Commissaire peut engager les fonds nécessaires à l'exécution des projets conformément :
a) aux termes de l'approbation par le Comité exécutif des programmes par pays/région, des programmes au Siège et autres au titre du Programme annuel, ainsi que du Fonds extraordinaire et du Fonds pour le rapatriement librement consenti; ou
b) aux conditions régissant les autres fonds et comptes.
8.2 Le Haut Commissaire peut prendre des engagements pour l'exécution des projets jusqu'à concurrence des sommes et des contributions gouvernementales inconditionnelles disponibles dans le fonds ou le compte approprié. Le Haut Commissaire peut aussi, en attendant le versement des contributions, prendre des engagements à concurrence de la moitié du montant global des contributions gouvernementales conditionnelles et des contributions fermes de la part d'organisations de réputation établie. En outre, le Haut Commissaire peut contracter des engagements au titre du Programme annuel, du Fonds extraordinaire et du Fonds pour le rapatriement librement consenti, à concurrence du montant financé sur le fonds de roulement et de garantie comme le prévoit l'article 6 3 e) et f) de ce Règlement de gestion. Toutefois, cette autorisation est assortie des réserves ci-après :
a) à la fin de chaque année, tous les engagements du HCR doivent être couverts par le total :
i) des sommes disponibles,
ii) des contributions inconditionnelles annoncées par les gouvernements, et
iii) des contributions fermes au Programme annuel ou au compte d'éducation des réfugiés annoncées par des organisations de réputation établie et garanties par le Fonds de roulement et de garantie, étant entendu qu'un livre d'ordre sera tenu pour les annonces de contributions;
iv) les fonds prélevés sur le fonds de roulement et de garantie comme le prévoit l'article 6 3 e) et f) de ce Règlement de gestion.
b) le montant total des sommes disponibles dans tous les fonds et comptes du HCR doit à tout moment être suffisant pour couvrir l'intégralité des débours à effectuer.
8.3 Chaque fois qu'il est possible et qu'il convient de le faire, l'exécution des projets est confiée à des agents chargés de l'exécution, c'est-à-dire à des institutions gouvernementales, intergouvernementales ou non gouvernementales, à des entreprises privées ou à des experts à titre individuel.
8.4 Les projets sont exécutés conformément :
à un accord ou à un échange de lettres officiel au préalable entre le HCR et l'agent ou les agents chargés de l'exécution, ou
à une lettre d'instructions rédigée à l'intention du fonctionnaire (ou des fonctionnaires) ou de l'unité administrative (ou des unités administratives) responsable(s) du HCR et à tout accord subsidiaire y afférent.
8.5 Chaque accord, accord subsidiaire ou échange de lettres :
a) définit le but et les objectifs du projet, ainsi que les moyens par lesquels ils seront atteints;
b) spécifie les conditions qui doivent régir le financement et l'exécution du projet;
c) spécifie les sommes que devra remettre le Haut Commissaire, la monnaie dans laquelle elles seront versées et, s'il y a lieu, l'objet pour lequel elles seront employées;
d) précise la date de l'achèvement du projet;
e) prescrit la forme des états financiers qui seront soumis une fois par an au moins au Haut Commissaire et les dates auxquelles ils seront présentés;
f) stipule que le Haut Commissaire pourra faire procéder aux inspections et aux examens qu'il jugera utiles pour garantir la bonne exécution du projet;
g) stipule que les dépenses effectuées par l'agent chargé de l'exécution en application de l'accord pourront être vérifiées pour le compte du Haut Commissaire conformément aux dispositions de l'article 12 du présent règlement.
8.6 Le Haut Commissaire n'accepte aucune responsabilité concernant les indemnités à verser aux employés des agents chargés de l'exécution ou à des tiers en cas de décès, d'invalidité ou d'autres risques résultant de leur participation aux travaux financés par le Haut Commissaire.
8.7 Lorsqu'un projet doit être exécuté totalement ou partiellement par le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés lui-même, une lettre d'instructions officielle est rédigée, avant le commencement de l'exécution, à l'intention du fonctionnaire (ou des fonctionnaires) ou de l'unité administrative (ou des unités administratives) responsable(s). Une lettre d'instructions peut être aussi rédigée lorsque, pour l'exécution du projet, plusieurs petits accords subsidiaires doivent être conclus entre un représentant responsable de l'exécution du projet et diverses institutions locales. Une lettre d'instructions peut encore être rédigée à titre exceptionnel lorsqu'un projet doit être entièrement exécuté par un seul agent d'exécution.
8.8 Les lettres d'instructions définissent le but, les objectifs, la durée et les modalités de l'exécution du projet ainsi que le montant maximum des dépenses. Si une partie quelconque du projet faisant l'objet d'une lettre d'instructions doit être exécutée par un agent (des agents) d'exécution, des accords subsidiaires sont conclus conformément aux articles 8 4 et 8 5 a) à g) ci-dessus.
Article 9 - PLACEMENT DES FONDS
9.1 Le Haut Commissaire peut faire des placements à court terme de sommes qui ne sont pas immédiatement requises, conformément à la politique de placements de l'Organisation des Nations Unies et, si possible, en consultation avec le Secrétaire général. Un rapport sur les placements est présenté au Secrétaire général au moins une fois par an.
9.2 Le Haut Commissaire adresse annuellement au Comité exécutif un rapport sur les placements.
9.3 Sous réserve des dispositions de l'article 6 2 ci-dessus, et à moins que le Comité exécutif n'en décide autrement, le revenu des placements est porté au crédit du Fonds général.
Article 10 - CONTROLE INTERIEUR
10.1 Le Haut Commissaire établit un système de contrôle intérieur qui assure :
a) la régularité des opérations d'encaissement, de dépôt et d'emploi de tous les avoirs qui lui sont confiés;
b) la conformité des engagements et des dépenses, soit avec les directives du Comité exécutif, soit, le cas échéant, avec l'objet et les conditions d'emploi des fonds ou des comptes visés à l'article 6 ci-dessus.
10.2 Avant qu'une dépense ne soit engagée, tout engagement ou proposition de dépense doit être certifié par un agent certificateur désigné à cette fin; toutefois, le Contrôleur est habilité à certifier lui-même les engagements de dépenses et les dépenses concernant tous les comptes.
10.3 Le Haut Commissaire désigne les agents certificateurs qui sont chargés du compte ou des comptes qui leur sont assignés. Des suppléants peuvent être désignés pour assurer l'intérim en l'absence des agents liquidateurs. Il incombe aux agents certificateurs de veiller à ce que l'engagement de dépenses ou la dépense proposée soit conforme :
a) aux règlements, règles et instructions en vigueur;
b) aux termes de l'autorisation pertinente donnée par le Comité exécutif ou à l'objet et aux conditions d'emploi du fonds ou du compte pertinent.
10.4 Des engagements de dépenses imputables sur les crédits des Programmes généraux approuvés pour l'année suivante peuvent être contractés lorsque l'intérêt du Haut Commissariat l'exige. Il sera tenu un livre d'ordre pour tous les engagements de cette nature.
10.5 Le Haut Commissaire peut faire des versements à titre gracieux dans les cas où, bien que le HCR n'y soit pas juridiquement tenu, il estime que l'obligation morale est telle qu'elle rend le versement souhaitable et conforme à l'intérêt du HCR. Les versements à titre gracieux ne peuvent être effectués pour fournir une aide aux réfugiés. Un état des versements faits à titre gracieux est soumis au Comité des commissaires aux comptes de l'Organisation des Nations Unies et au Comité exécutif, en même temps que les comptes annuels.
10.6 Le Haut Commissaire peut, après avoir procédé dans chaque cas à une enquête approfondie, autoriser à passer par profits et pertes le montant des pertes de numéraires, de biens ou la valeur comptable des comptes à recevoir, ou autoriser la conversion des prêts en dons, sans limite de montant. S'il s'agit de sommes inférieures à 5 000 dollars, le Haut Commissaire peut déléguer ses pouvoirs au Contrôleur. Un état de tous les montants annulés est présenté au Comité des commissaires aux comptes, en même temps que les comptes annuels.
10.7 Dans chaque cas, l'enquête a pour objet de déterminer s'il y a lieu de considérer un fonctionnaire du Haut Commissariat comme responsable de la perte. Dans l'affirmative, l'intéressé peut être astreint à rembourser, en totalité ou en partie, le montant de la perte.
10.8 Il est créé, au siège du Haut Commissariat, un Comité de contrôle du matériel chargé de conseiller le Haut Commissaire sur les questions relatives à la gestion du matériel et de fournitures achetés sur les fonds du HCR constitués au moyen de contributions volontaires et dont le HCR est propriétaire.
10.9 Sous réserve des dispositions de l'article 1 3 ci-dessus, le Comité conseille le Haut Commissaire sur les mesures à prendre pour que :
a) le matériel et les fournitures visés fassent l'objet d'une comptabilité complète et à jour;
b) le matériel et les fournitures soient utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été acquis et conformément aux dispositions de l'instrument de mise en oeuvre pertinent;
c) la cause de tout manquant ou dégât fasse l'objet d'une enquête;
d) les intérêts du Haut Commissariat soient dûment protégés lorsque les biens devenus excédentaires par rapport aux besoins courants du Haut Commissariat seront liquidés (par la vente, la cession à titre gracieux, l'échange ou la destruction).
10.10 Le Haut Commissaire crée un Comité des marchés au siège du HCR. Le Comité examine les marchés adjugés par le HCR qui mettent en jeu des sommes importantes. Le règlement du Comité définissant, en particulier, sa composition, ses pouvoirs et ses fonctions est établi par le Haut Commissaire.
Article 11 - COMPTABILITE
11.1 Le Haut Commissaire présente des comptes annuels qui comprennent :
a) Un bilan indiquant séparément :
i) les fonds disponibles en banque et les placements,
ii) les effets à recevoir et autres éléments d'actif,
iii) les éléments de passif,
iv) les réserves,
v) les excédents et les soldes résultant des opérations de l'année;
b) Un état des recettes et des dépenses indiquant, pour les programmes de l'année en cours et de l'année précédente, ainsi que pour les divers fonds et comptes;
i) les contributions et autres recettes reçues en cours d'année,
ii) les ajustements effectués par rapport aux années précédentes,
iii) les dépenses engagées,
iv) les excédents et soldes résultant des opérations de l'année;
c) Un état des engagements indiquant la liquidation de tous les engagements pour les programmes de l'année en cours et de l'année précédente ainsi que pour les divers fonds et comptes.
d) Des tableaux indiquant :
i) pour les contributions de source gouvernementale, les contributions versées ou annoncées par chaque gouvernement, ainsi que le fonds au crédit duquel elles ont été portées,
ii) pour les contributions de source intergouvernementale, non gouvernementale et privée, le fonds au crédit duquel elles ont été portées,
iii) les autres données comptables pertinentes que le Haut Commissaire juge utiles et nécessaires.
11.2 Les tableaux concernant les opérations de prêt sont présentés annuellement et globalement et font apparaître les transactions intéressant les prêts sans distinction quant au programme ou au fonds au titre desquels les prêts ont été accordés.
11.3 La comptabilité de tous les fonds constitués au moyen de contributions volontaires est tenue en dollars des Etats-Unis, étant entendu que la comptabilité des bureaux extérieurs peut être tenue dans la monnaie du pays intéressé.
11.4 Le Haut Commissaire présente des comptes certifiés par le Contrôleur et approuvés par lui-même :
a) au Comité des commissaires aux comptes de l'Organisation des Nations Unies dans les trois mois suivant la clôture de chaque exercice; et
b) au Comité exécutif à sa session suivante. Il présente également au Comité exécutif le certificat de vérification des comptes, le rapport du Comité des commissaires aux comptes et le rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires à ce sujet.
Article 12 - VERIFICATION DES COMPTES
12.1 Toutes les transactions financières et activités connexes régies par ce Règlement feront l'objet d'une vérification par la Division de la vérification intérieure des comptes des Nations Unies et le Comité des commissaires aux comptes.
Article 13 - DISPOSITIONS GENERALES
13.1 Tous les fonctionnaires du Haut Commissariat sont responsables devant le Haut Commissaire de la régularité des mesures ou décisions qu'ils prennent dans l'exercice de leurs fonctions. Tout fonctionnaire qui prend une mesure ou une décision contraire au présent règlement ou aux instructions administratives connexes peut être tenu personnellement et financièrement responsable des conséquences de cette mesure ou de cette décision.
13.2 En l'absence du Haut Commissaire, le Haut Commissaire adjoint est responsable du Haut Commissariat et peut exercer tous les pouvoirs conférés au Haut Commissaire en vertu du présent règlement. De même, en l'absence d'un fonctionnaire du Haut Commissariat à qui des pouvoirs ont été conférés en vertu du présent règlement, ces pouvoirs sont exercés par son adjoint ou par le fonctionnaire responsable de l'unité administrative visée.
13.3 Le Règlement financier de l'Organisation des Nations Unies est applicable dans tous les cas qui ne sont pas expressément prévus par le présent règlement.
13.4 Le présent règlement annule et remplace tous les règlements antérieurs concernant les Fonds constitués par le Haut Commissaire au moyen de contributions volontaires.
Annexe PROJET DE CONCLUSION
Le Comité permanent,
Ayant examiné les amendements au Règlement de gestion par le Haut Commissaire pour les réfugiés des fonds constitués au moyen de contributions volontaires, présentés dans le document de séance EC/46/SC/CRP.3,
Approuve la version révisée du Règlement de gestion devant être promulguée par le Haut Commissaire le 1er février 1996, avec effet rétroactif au 1er janvier 1996.