Projet de rapport de la réunion du Comité Permanent des 30 et 31 janvier

EC/46/SC/CRP.15

PROJET DE RAPPORT DE LA REUNION DU COMITE PERMANENT DES 30 ET 31 JANVIER

I. INTRODUCTION

1. La première réunion du Comité permanent du Comité exécutif est ouverte par le Vice-Président du Comité exécutif, S.E. l'Ambassadeur Ali Said Mchumo (République-Unie de Tanzanie).

II. DISCUSSION DE L'ORDRE DU JOUR PROVISOIRE

2. Le Projet d'ordre du jour annoté (EC/46/SC/CRP.1) est adopté sans commentaires.

III. DECLARATION DU HAUT COMMISSAIRE

3. Le Haut Commissaire prononce sa déclaration liminaire.

IV. APERCU DES DEVELOPPEMENTS RECENTS

4. Le Comité permanent est saisi du document intitulé Aperçu des développements régionaux (octobre à décembre 1995) (EC/46/SC/CRP.11). Le Directeur du Bureau pour l'Afrique passe en revue la situation dans la région des Grands Lacs qui, avec 1,7 million de réfugiés, reste une préoccupation prioritaire pour le Haut Commissariat. Pour que la région redevienne stable, dit-il, le rapatriement librement consenti constitue la seule solution.

5. Concernant l'ex-Yougoslavie, le Haut Commissaire informe les délégations qu'un plan d'opérations détaillé sera achevé et publié avant la fin février. Un Fonds fiduciaire pour le logement de 30 millions a été établi pour contribuer à la réfection des logements. L'objectif primordial de la région est de faciliter le rapatriement librement consenti de façon sûre et ordonnée. La Norvège offre d'accueillir une réunion de travail de haut niveau sur l'ex-Yougoslavie en mars. L'Autriche annonce que son Gouvernement organisera une table ronde sur les droits de l'homme ciblée sur l'ex-Yougoslavie à Vienne les 4 et 5 mars.

6. Les délégués se déclarent satisfaits de la réunion de janvier 1996 à Bangkok sur le Plan d'action global (PAG) et sont convenus qu'il est l'heure pour le HCR de mettre un terme à ses programmes au titre du PAG. Certains délégués soulignent que le rapatriement librement consenti doit continuer à être encouragé.

7. Concernant le projet de Conférence de la CEI, un délégué affirme que la réunion de janvier a montré que les préparatifs pour la Conférence avaient permis de « passer à l'acte ». Plusieurs délégations exhortent les gouvernements à s'engager sans réserve dans ce processus pour assurer le succès de la Conférence.

8. Une délégation dénonce les mauvais traitements infligés à ses nationaux réfugiés dans un pays voisin. La délégation de cet Etat réfute ces allégations. Les deux délégations réaffirment leur engagement aux programmes de rapatriement librement consenti.

9. Les opérations de retour prévues au Guatemala doivent se dérouler comme prévu. Des assurances quant à la pleine et entière coopération du nouveau Gouvernement ont récemment été données au Secrétaire général adjoint, Monsieur Goulding, lors d'une récente mission dans la région.

10. Plusieurs délégations se déclarent satisfaites du succès du HCR dans le cadre des ses programmes de rapatriement en 1995.

V. QUESTIONS RELATIVES AUX PROGRAMMES ET AU FINANCEMENT

11. Le Comité permanent est saisi des Projections globales de programme et de financement pour 1995 et 1996 (EC/46/SC/CRP.4 et Add.1) et de la contribution du HCR au Plan à moyen terme des Nations Unies : 1998-2001 (EC/46/SC/CRP.2).

12. Un examen des Programmes généraux de 1996 a été effectué. Les besoins prévus pour ces programmes s'établissent à 445,3 millions de dollars E.-U., tels qu'approuvés par le Comité exécutif à sa réunion d'octobre 1995. Les besoins de programme au titre des Programmes spéciaux de 1996 sont estimés à 856,2 millions de dollars E.-U. sous réserve d'une hausse probable lorsque les besoins globaux pour l'ex-Yougoslavie, y compris le projet d'abris, seront connus en février 1996. Concernant la situation financière, on note que la tendance récente à l'augmentation des contributions au titre des Programmes généraux s'est maintenue. Concernant les Programmes spéciaux, bien que les contributions à ce titre aient été importantes, des déficits ont été enregistrés en 1995 dans le cadre des programmes pour la Corne de l'Afrique et la région des Grands Lacs.

13. Concernant la question du financement, une délégation demande qu'une liste actualisée des principaux donateurs et de leurs contributions fasse partie de la documentation pour une prochaine réunion. Une autre délégation affirme que le niveau approuvé pour les Programmes généraux en une année donnée doit être clairement indiqué dans les tableaux de même que les allocations régionales pour les activités programmées. Une autre délégation estime qu'il ne faut pas seulement renforcer la base des donateurs du HCR mais également l'élargir. Plusieurs délégations se félicitent de l'appui accru aux Programmes généraux, l'une d'elle soulignant la nécessité d'un dialogue entre le HCR et les donateurs sur la priorité accordée au financement intégral de ces programmes.

14. Le Comité permanent adopte la décision y afférente annexée.

15. Concernant la contribution du HCR au Plan à moyen-terme, les délégations se déclarent préoccupées par le temps limité imparti à son examen. Les délégations suggèrent un éventail d'amendements insérés dans le texte révisé (EC/46/SC/CRP.2/Rev.2) aux fins de transmission au Secrétariat des Nations Unies. La décision y afférente adoptée par le Comité permanent (annexée) souligne le fait que le Comité permanent doit passer en revue le Plan à la lumière de l'évolution de la situation et adapter ses objectifs et ses priorités en conséquence.

VI. EXAMEN DE LA RESOLUTION 1995/56 DE L'ECOSOC

16. Le Président appelle l'attention du Comité sur l'Examen de la résolution 1995/56 du Conseil économique et social (EC/46/SC/CRP.12) fournissant un cadre de discussions sur la résolution de l'ECOSOC et trois documents techniques sur des aspects de la réaction d'urgence, notamment la Capacité opérationnelle et financière du HCR compte tenu de son mandat et de son rôle : réaction d'urgence (EC/46/SC/CRP.7), la Note d'information sur l'élaboration de mémoranda d'accord relatifs à des opérations (EC/46/SC/CRP.8) et les Appels consolidés (EC/46/SC/CRP.9). Présentant ce point de l'ordre du jour, le Haut Commissaire assistant propose au Comité exécutif de structurer ses délibérations autour de la stratégie à trois volets du HCR, notamment la réaction d'urgence, la promotion et la mise en oeuvre de solutions, et la prévention (comme l'indique le CRP.12). La réunion de janvier se concentrerait sur la réaction d'urgence, la réunion d'avril sur les questions relatives aux solutions, y compris le continuum des secours au développement, et d'autres aspects des opérations dans les pays d'origine, y compris des considérations en matière de protection. La réunion de juin examinerait de plus près la prévention, tout en laissant certaines des questions primordiales relatives à la capacité et à la coordination aux soins de la réunion de septembre. Le Haut Commissaire assistant affirme que le HCR continuerait à participer activement au Groupe de travail interinstitutions sur l'ECOSOC et invite le DAH à s'adresser au Comité permanent lors de sa réunion d'avril.

17. La plupart des délégations intervenant sur ce point sont d'accord avec l'approche du HCR telle qu'elle est exposée dans le document EC/46/SC/CRP.12. A l'appui de cette position, une délégation affirme que les documents constituent un très bon point de départ pour l'étude de ce sujet et une autre estime que la perspective de planification à long terme est particulièrement intéressante. La participation du HCR au Groupe de travail interinstitutions du Comité permanent sur cette résolution est la bienvenue. Une délégation toutefois mentionne la nécessité d'une analyse plus approfondie du concept d'agence chef de file. Cette délégation suggère que la question de l'imprévisibilité à laquelle il est fait allusion au paragraphe 12 de ce document ne doit pas se voir accorder trop d'importance et qu'elle ne doit pas exclure les efforts visant à mettre au point des mécanismes de planification efficaces.

18. Sur la question des appels, les délégations, tout en reconnaissant les inconvénients qu'elles peuvent présenter pour le HCR, soulignent l'utilité des appels consolidés. Une délégation se déclare en faveur d'un alignement avec les années civiles. Une question est soulevée concernant la référence au paragraphe 11 du document EC/46/SC/CRP.9 à « l'Appel consolidé du DAH »; il est expliqué ultérieurement par le Secrétariat qu'il s'agit d'une erreur et qu'il aurait dû être fait référence à « l'Appel consolidé des Nations Unies ».

19. Une délégation souligne la nécessité de mettre la dernière main au projet de mémorandum d'accord HCR/UNICEF; à cet égard, une autre délégation demande une réunion d'information sur ce mémorandum. Concernant les personnes déplacées à l'intérieur du territoire, une délégation estime que l'ECOSOC doit examiner le rôle du DAH en qualité de Coordonnateur au niveau du Siège. Se référant au document EC/46/SC/CRP.7, une autre délégation demande davantage d'informations sur les ensembles de services. L'importance du calendrier pour l'examen de la résolution de l'ECOSOC est soulevée, une délégation soulignant l'intérêt de présenter à la session de 1996 de l'ECOSOC un document consolidé sur ce sujet.

VII. RAPPORTS RELATIFS AU CONTROLE

20. Une Note d'information sur les achats internationaux (EC/46/SC/CRP.6) est soumise au Comité permanent. Il est décidé que le Secrétariat organisera une réunion informelle à l'intention des gouvernements pour expliquer et discuter les prochains mécanismes d'achat du HCR. Les délégations soulignent que les achats doivent être justes et rentables, qu'ils soient effectués directement par le Haut Commissariat ou par le biais des partenaires d'exécution.

21. Concernant les questions générales en matière de vérification des comptes, le Contrôleur affirme que bien que le rapport du CCQAB sur le Rapport du Comité des commissaires aux comptes (A/AC.96/853/Add.1) ait été publié le 31 octobre 1995 et bien que le HCR ait déjà fourni une réponse initiale au Rapport du Comité des commissaires aux comptes au Sous-Comité chargé des questions administratives et financières en 1995, les questions qu'il contient sont toujours d'actualité et préoccupent toujours le HCR. Il demande au Comité d'examiner le rapport en liaison avec les Questions relatives à la vérification des comptes (EC/46/SC/CRP.13), le Document d'information : biens (EC/46/SC/CRP.5) et la Note d'information sur les achats internationaux (EC/46/SC/CRP.6).

22. Le Contrôleur fait remarquer que le document sur les commentaires relatifs aux vérifications des comptes sur la réponse du HCR aux recommandations faites par les vérificateurs des comptes et souligne les améliorations apportées au processus de vérification des comptes par le HCR. Il est également décidé d'ouvrir le débat sur toutes les contraintes s'opposant au suivi des commentaires particuliers sur les vérifications des comptes ou aux suggestions d'amélioration. Il note en particulier l'émergence récente de cas où les conclusions et recommandations des vérificateurs des comptes ont été exagérées dans certaines instances comme la Cinquième commission et particulièrement par les médias.

23. Il déclare également aux participants qu'il rencontrera personnellement le Directeur du Comité des Commissaires aux comptes dans un proche avenir afin de discuter le processus de vérification des comptes et les préoccupations du HCR.

24. Le Contrôleur présente ensuite le document sur les achats. Il fait remarquer que ce document constitue en partie une réponse aux observations des vérificateurs des comptes sur les biens dans le Rapport du Comité des Commissaires aux comptes sous les rubriques de « gestion des biens » et « véhicules », en particulier. Le document fournit des informations complémentaires sur le nouveau système de gestion des biens qui implique un ensemble de procédures révisées - renforçant la délégation des pouvoirs sur le terrain - et un suivi du logiciel d'une banque de données globale pouvant fournir tout un éventail de rapports de gestion.

25. Dans le cadre de sa présentation, le Contrôleur actualise les chiffres fournis dans le document. Depuis que ce document a été publié, le rythme de l'exécution a été rapide et le nombre de pays ayant soumis des données est passé de 38 à 71, ce qui représente environ 140 millions sous forme de biens répertoriés. En outre, le logiciel est désormais disponible sur le réseau local du Siège.

26. Les délégations intervenant sur cette question se félicitent de l'utilisation plus systématique des rapports par le Comité et félicitent globalement le HCR pour la rectitude de sa position et l'attention qu'il prête aux interventions antérieures des donateurs sur la question de la vérification des comptes. Une délégation déclare que si le HCR a mentionné certains problèmes de mise en oeuvre en relevant les contraintes dont il faut s'affranchir lors de situations d'urgence, les commentaires des vérificateurs portent souvent sur des opérations stables où les pressions inhérentes à une situation d'urgence ne jouent pas de rôle significatif. Les participants appuient la suggestion du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) selon laquelle il doit être consulté pour un changement éventuel des règles de procédure si le HCR estime qu'elles ne sont pas adaptées aux situations d'urgence.

27. Les participants demandent ensuite qu'une information soit fournie au Comité concernant les questions dont il a été fait état au Bureau du contrôle intérieur à New York. En outre, une délégation rappelle au HCR l'importance qu'elle attache à la certification de vérification des comptes et réitère sa préoccupation selon laquelle cette question doit être examinée par le HCR.

28. Les délégations intervenant sur le document portant sur les biens appuient la décision proposée et sont encouragées par le progrès accompli en matière de mise en oeuvre à ce jour. Une question est soulevée sur la manière dont le HCR gère l'accumulation et la disposition des biens au niveau global et si cela est considéré comme un investissement. Le Comité demande à recevoir un rapport annuel sur les biens et le montant global des biens actuels ainsi que le montant des biens dont il s'est défait. Un éclaircissement est demandé quant au moment où les autres principales questions en matière de vérification des comptes énumérées dans le document seront étudiées.

29. Le Contrôleur assure les participants que les certificats de vérification des comptes constituent toujours une exigence aux termes de l'accord subsidiaire du HCR mais que le problème semble avoir trait à la conformité et que le HCR étudie cette question. Il fait également remarquer que l'établissement de rapports du HCR à l'intention du Bureau du contrôle intérieur s'intègre dans le processus de soumission de rapports à l'Assemblée générale. Si toutefois le Comité souhaite recevoir des informations de fond sur ces rapports, le HCR pourrait trouver une méthode appropriée de lui faire parvenir cette information.

30. Concernant les biens, le Contrôleur indique que toute disposition ou redéploiement des biens est contrôlé par le Comité de contrôle des biens; c'était autrefois une fonction centralisée mais désormais, dans bien des cas, elle est déléguée aux bureaux extérieurs où les mesures de disposition sont prises. Les revenus tirés de la vente de biens sont inscrits au crédit de l'opération concernée. Il indique également qu'un rapport annuel sur l'état des biens pourrait être extrait du nouveau logiciel à l'intention des membres du Comité.

31. Les décisions pertinentes sur les biens et les achats internationaux sont annexées.

32. Le Directeur du Service d'inspection et d'évaluation du HCR présente le document sur les Activités d'évaluation du HCR en 1996 (EC/46/SC/CRP.10).

33. Une délégation demande si une information pourrait être donnée sur les évaluations effectuées par les sections du HCR autres que le Service d'inspection et d'évaluation et dit qu'il serait utile de disposer d'une liste globale de toutes les évaluations effectuées par le Haut Commissariat.

34. Une autre délégation se déclare en accord avec six des évaluations proposées pour 1996 mais s'interroge sur la nécessité d'une évaluation sur la politique d'éducation, avançant qu'il y avait déjà eu deux débats du Comité exécutif à cet égard. Elle propose un autre sujet d'évaluation : l'Unité d'appui régional pour les enfants réfugiés (désormais au Rwanda) - sa fonction au sein du HCR et vis à vis d'autres organisations.

35. Une troisième délégation affirme qu'il serait utile que les futurs rapports d'évaluation soient communiqués aux membres du Comité qui, dit-elle, se réjouissent du dialogue actuel avec le Service d'inspection et d'évaluation. Elle exprime son approbation quant au recours pour les études d'évaluation aux consultants extérieurs connaissant le HCR et demande s'il existe des plans d'évaluation en collaboration avec des partenaires extérieurs.

36. En réponse à ces interventions, le Directeur du Service d'inspection et d'évaluation confirme qu'il sera possible de présenter un rapport sur l'ensemble des évaluations effectuées par le HCR. Concernant la demande sur l'éducation, il répond qu'il convient de passer en revue la politique et la pratique en matière d'éducation, particulièrement aux niveaux secondaire et supérieur par le biais d'études de cas. Son service examinera si l'étude proposée sur l'Unité d'appui régional pour les enfants réfugiés pourrait être inclue dans les plans existants, compte tenu de la charge de travail et des ressources humaines disponibles. Des discussions sont en cours avec le PAM afin de procéder à des évaluations conjointes.

VIII. QUESTIONS RELATIVES A LA GESTION ET A L'ADMINISTRATION

37. Le Haut Commissaire adjoint passe en revue les nombreux efforts déployés pour renforcer la capacité du HCR à faire face de façon efficace aux sollicitations croissantes et de plus en plus complexes dont le HCR fait l'objet. Des efforts dans le domaine du renforcement des opérations sur le terrain couvrent : les améliorations dans la réponse d'urgence; de nouveaux partenariats avec les gouvernements (comme les ensembles de services) avec les ONG et d'autres organisations; une meilleure capacité de contrôle intérieur; et des initiatives en matière de planification stratégique et de recherche.

38. Dans le contexte de ces principales initiatives de gestion, il passe en revue les projets spécifiques en cours, y compris l'amélioration du système de communications, l'adjonction de nouvelles bases de données, les nouveaux systèmes de gestion et d'inventaire des biens et le système de gestion des carrières.

39. La nouvelle Directrice de la Division de la gestion des ressources humaines, prenant la parole sur ce point, déclare qu'on peut résumer son action au développement et au renforcement des systèmes de gestion du personnel afin de veiller à ce que la personne voulue occupe le poste voulu au moment voulu.

IX. FRAIS FIXES DES ONG PARTENAIRES D'EXECUTION

40. Le Secrétaire du Comité exécutif présente un exposé sur le travail accompli au cours des deux consultations techniques informelles concernant les frais fixes des ONG.

X. EXAMEN DU REGLEMENT FINANCIER DU HCR

41. Le Contrôleur présente ce point en expliquant que la version révisée du Règlement financier du HCR (EC/46/SC/CRP.3) s'inscrit dans la logique de la décision sur la structure budgétaire et la bonne gestion prise par le Comité exécutif l'année dernière (A/AC.96/860, par.22). Une délégation se demande s'il y a une contradiction entre le paragraphe 7 3 et le paragraphe 8 2 du fait qu'ils indiquent des plafonds légèrement différents concernant les engagements du HCR autorisés. Monsieur Fakhouri répond que le paragraphe 8 2 est en fait un complément du paragraphe 7 3 et qu'il clarifie le plafond des engagements.

42. En réponse à une question visant à savoir si le HCR avait besoin de l'approbation de l'Assemblée générale pour les modifications voulues, le Haut Commissaire adjoint fait remarquer que le HCR a l'autorité nécessaire pour modifier ses propres règles dans la mesure où elles sont conformes aux réglementations générales des Nations Unies. La décision pertinente sur le Règlement financier du HCR est annexée.

ANNEXE : DECISIONS ADOPTEES PAR LE COMITE PERMANENT I. DECISION SUR LE PROGRAMME ET LE FINANCEMENT

Le Comité permanent,

Rappelant la décision de la quarante-sixième session du Comité exécutif sur les questions relatives aux programmes, à l'administration et aux finances (A/AC.96/860, par. 21),

a) Note que les besoins révisés globaux pour 1996 sont actuellement estimés à 1 328 000 000 dollars E.U., dont 445,3 millions de dollars E.U. pour couvrir les besoins prévus au titre des Programmes généraux, conformément à la décision du Comité exécutif à sa quarante-sixième session, et 856,2 millions de dollars E.U. au titre des Programmes spéciaux;

b) Exprime sa satisfaction devant la tendance positive du niveau des contributions aux Programmes généraux, et compte tenu de la priorité qu'attache le HCR au financement intégral de ces programmes, l'exhorte à poursuivre ses efforts pour leur assurer une base de financement plus satisfaisante et plus stable;

c) Demande en outre la poursuite et le renforcement des efforts pour élargir et renforcer la base des donateurs aux Programmes généraux et aux Programmes spéciaux et invite le Haut Commissaire à tenir le Comité permanent régulièrement informé en la matière.

d) Se félicite du dialogue engage par le HCR avec les donateurs, conformément aux souhaits du Comité exécutif (A/AC.96/860, par. 22 d)), sur les questions et les priorités de financement;

e) Demande la poursuite de l'examen et de l'évaluation des processus budgétaires actuels afin de mettre au point des méthodes et procédures optimales pour le financement et la gestion financière du HCR compte tenu de la nécessité d'une base sûre de financement et d'une transparence et d'une responsabilité plus grandes.

II. DECISION SUR LE PLAN A MOYEN TERME

Le Comité permanent,

Ayant examiné le projet de contribution du HCR au Plan à moyen terme des Nations Unies 1998-2001 (Programme 20 : Protection et assistance aux réfugiés),

a) Approuve cette contribution en tant que résumé des objectifs à atteindre par le HCR sur la base de son mandat pour la période 1998-2001;

b) Exprime toutefois sa préoccupation devant le fait que le calendrier de soumission de la contribution du HCR au Plan n'en a pas permis un examen détaillé par le Comité permanent;

c) Réaffirme que le Comité permanent et le Comité exécutif continueront, conformément à leurs mandats respectifs, à veiller à la bonne gestion des programmes et activités du HCR;

d) Souligne qu'il examinera, si nécessaire, le Plan pour en adapter les objectifs et les priorités aux circonstances.

III. DECISION SUR LES BIENS

Le Comité permanent,

Rappelant avec préoccupation les observations du Comité des Commissaires aux comptes sur les déficiences au niveau de la gestion des biens consomptibles et non consomptibles,

a) Souligne le besoin urgent pour le HCR de s'assurer que tous les biens sont enregistrés et contrôlés de façon efficace;

b) Se félicite de l'adoption d'un nouveau système de gestion des biens au HCR afin de gérer et de contrôler les biens directement administrés par le Haut Commissariat ou placés sous la responsabilité de ses partenaires d'exécution et exhorte le HCR à procéder à la mise en oeuvre intégrale du système dès que possible;

c) Demande instamment au Haut Commissaire de prendre des mesures intérimaires efficaces, y compris les instructions appropriées au personnel sur le terrain et aux partenaires d'exécution, pour veiller à ce que tous les achats de biens soient correctement consignés dans le système existant;

d) Demande à être tenu informé de la suite donnée à cette décision lors de la quarante-septième session du Comité exécutif.

IV. DECISION SUR LES ACHATS INTERNATIONAUX

Le Comité permanent,

a) Prend acte de l'augmentation substantielle de l'activité d'achat du HCR, au cours des cinq dernières années, et des améliorations apportées aux pratiques, procédures et systèmes d'achat;

b) Exhorte le HCR à prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer des achats efficaces, justes et rentables tant au Siège que sur le terrain,;

c) Se félicite, dans ce contexte, de la réintroduction dans les instructions de programmation du HCR, de l'exigence visant à établir des plans d'achat annuels couvrant un éventail plus large d'articles d'utilisation courante;

d) Invite le HCR à continuer d'élargir la portée des accords cadres avec les fournisseurs pour couvrir les achats de biens et équipements fréquemment requis et pris instamment le Haut Commissariat, dans l'établissement de ces accords, de poursuivre ses efforts pour s'assurer du plus grand nombre possible d'offres concurrentielles moyennant la large diffusion d'appels d'offres;

e) Demande également au Haut Commissariat de continuer à améliorer les systèmes de notation des vendeurs et d'évaluation de leur efficacité;

f) Se déclare préoccupé par le faible nombre d'accusés de réception établis, tout en reconnaissant les efforts actuellement déployés pour améliorer la gestion de la chaîne d'approvisionnement;

g) Demande à être tenu informé des progrès accomplis dans l'application de cette décision à la quarante-septième session du Comité exécutif.

V. DECISION SUR LE REGLEMENT DE GESTION DU HCR

Le Comité permanent,

Ayant examiné les amendements au Règlement de gestion par le Haut Commissaire pour les réfugiés des fonds constitués au moyen de contributions volontaires, présentés dans le document de séance EC/46/SC/CRP.3,

Approuve la version révisée du Règlement de gestion devant être promulguée par le Haut Commissaire le 1er février 1996, avec effet rétroactif au 1er janvier 1996.