Examen de la structure budgétaire du HCR

EC/50/SC/CRP.5

I. CONTEXTE GENERAL

1. En 1999, le HCR a présenté pour la première fois un Budget-programme annuel unifié pour l'an 2000 (A/AC.96/916 et Add.1), approuvé par la cinquantième session du Comité exécutif. L'adoption d'un Budget-programme annuel consolidé a été recommandée en 1998 par le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) (A/AC.96/900/Add.3), et approuvée par le Comité exécutif.

2. La structure du document budgétaire annuel sous sa nouvelle présentation a fait l'objet de discussions au sein du Comité permanent, tant lors de consultations informelles qu'à l'occasion de sa quatorzième réunion (A/AC.96/913, par. 28-32). Les commentaires préliminaires ont été faits par le CCQAB en février 1999 (A/AC.96/900/Add.4, par. 3) sur la base d'un prototype et ont conduit à la décision du Comité permanent à sa quinzième réunion (A/AC.96/923, par. 43-47). Le CCQAB a ensuite présenté des commentaires plus spécifiques en septembre 1999, sur la base du Budget-programme annuel pour 2000 présenté à la cinquantième session du Comité exécutif. L'extrait pertinent (A/AC.96/916/Add.2, par. 3 et 4) figure en annexe pour information.

3. Les principales recommandations du CCQAB concernent le volume du document qu'il est proposé de réduire par exemple en :

• réduisant le volume des informations détaillées fournies dans les chapitres sur les opérations régionales, en faisant référence à l'Appel global et à d'autres voies appropriées à cette fin;

• éliminant de nombreux tableaux et descriptifs pour chaque catégorie de programme qui ne sont plus pertinents dans le contexte de l'approche budgétaire unifiée;

• évitant la préparation d'un additif en prolongeant le délai pour le recueil des informations au-delà du 31 mai.

4. Il convient d'examiner d'autres facteurs dans cette étude :

• l'importance pour le HCR de décisions sur la structure et le contenu avant de préparer le Budget-programme annuel de l'année suivante;

• des efforts constants pour créer des liens tout en évitant les chevauchements entre les documents de programme connexes (Budget-programme annuel, Appel global, Rapport global et Rapport intérimaire à mi-parcours);

• des efforts constants pour parvenir à une présentation harmonisée des dépenses d'appui administratives conformément à celles du PNUD, du FNUAP et de l'UNICEF;

• l'exigence quelque peu exceptionnelle à laquelle doit se plier le HCR concernant la présentation d'un Budget-programme global, sur une base annuelle, alliant les dépenses de programme et les dépenses d'appui. Les exemples fournis par d'autres institutions¹ illustrent à quel point ces exigences varient dans leur fréquence et leur contenu.

5. Les changements proposés définis ci-dessous se fondent sur les recommandations du CCQAB compte tenu de ces facteurs.

II. PROPOSITIONS

Structure du Budget-programme annuel

6. Pour le Budget-programme annuel unifié de 2001, le HCR présentera dans un document budgétaire les budgets de programme et les budgets d'appui. Ce document comportera trois parties :

I. Résumé budgétaire, récapitulant les budgets de programme et les budgets d'appui (dépenses d'appui au programme, dépenses d'administration et de gestion) pour l'année 2001 en brossant un tableau général des besoins budgétaires;

II. Budgets-programme régionaux et globaux;

III. Budget d'appui au programme

Volume du Budget-programme annuel

7. Le document budgétaire global pour l'an 2001 contiendra environ 145 pages; récapitulatif budgétaire (25 pages); Opérations régionales et globales (60 pages); Budget d'appui (60 pages). Pour mettre en oeuvre une réduction de cette ampleur, les chapitres du budget traitant des opérations globales et régionales passeront de 280 à 60 pages.

8. Dans ses commentaires sur la présentation budgétaire, le CCQAB s'est penché sur la longueur du chapitre portant sur les opérations régionales. Pour l'an 2000, ce chapitre couvre 245 pages (y compris 40 pages de tableaux indiquant les budgets d'appui) consacrées à 35 grands programmes dans huit régions, avec un supplément de 40 pages couvrant les opérations globales; Toutefois, dans la mesure où le HCR mène à bien quelque 110 programmes par pays dans le monde, la couverture descriptive de ces programmes peut toutefois apparaître sélective et incomplète. La question n'est pas de savoir si les programmes du HCR doivent être clairement présentés sous forme de déclarations d'objectifs et d'indicateurs mais dans quelle mesure cette information doit figurer dans le Budget-programme annuel. Pour traiter de cette question, d'autres documents de programme récemment conçus à l'intention des membres du Comité exécutif doivent être pris en considération.

Contenu du Budget-programme annuel

9. La partie II du Budget-programme annuel de 2001 (opérations régionales et globales) décrira brièvement les principales questions relatives aux programmes dans chacune des huit régions géographiques couvertes par les bureaux ainsi que les objectifs établis pour chacune des régions. La présentation descriptive sera complétée par un tableau indiquant le budget du programme et le budget d'appui pour chaque opération ainsi que le nombre de postes prévus dans chacun des budgets par pays. Un récapitulatif des opérations globales clés figure également dans la partie II.

10. Le chapitre III du Budget-programme annuel (Budget d'appui) se conformera autant que faire se peut à l'approche adoptée par le PNUD, l'UNICEF et le FNUAP afin de présenter de façon similaire les principales questions ainsi que les tableaux et graphiques y afférant.

11. Une information détaillée sur toutes les opérations par pays (y compris les objectifs, les buts, les indicateurs) est demandée au terrain dans le cadre du cycle budgétaire annuel. Dans un premier temps, cette information sera téléchargée sur l'Intranet aux fins de gestion et d'information. Avec l'adoption complète du système de gestion des opérations, cette information sera placée sur le site Web du HCR. Entre-temps, le descriptif des principaux programmes (y compris les buts, objectifs et indicateurs) sera mis à la disposition du Comité exécutif sur le site Web du HCR. En cours d'année, un examen régulier des opérations dans les différentes régions sera conduit par le Comité permanent dans le contexte d'exposés stratégiques région par région.

Date limite

12. Compte tenu de la rationalisation de la présentation du Budget-programme annuel pour l'année 2001, il sera possible de repousser la date limite pour la réception des données après la fin mai. Comme l'a recommandé le CCQAB, cela permettra de ne pas publier d'additif au document budgétaire concernant les nouvelles situations.

BUDGET-PROGRAMME ANNUEL : 2000

Additif 2 : Rapport du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (A/AC.96/916/Add.2) (Extrait)

« 3. Comme il l'a déjà noté au paragraphe 3 de son rapport A/AC.96/900/Add.4, il s'agit de continuer à rationaliser et à améliorer les documents budgétaires à la lumière de l'expérience acquise. Par conséquent, le Comité recommande que, dans sa présentation du prochain budget, une plus grande attention soit accordée aux moyens de restreindre la taille de ce document. Une des solutions pourrait consister par exemple à réduire sensiblement la deuxième partie, qui contient huit chapitres consacrés aux opérations régionales. A cet égard, le Comité, a été informé en réponse à une demande de sa part, que les renseignements en question pourraient logiquement figurer (quoique de façon moins détaillée que dans le budget-programme annuel) dans l'Appel global du HCR Pour 2000; ce document s'appuie sur le budget-programme annuel en ce qu'il a pour objet de mobiliser des ressources pour le budget approuvé par le Comité exécutif. Des renseignements plus détaillés (réalisations, indicateurs, etc.) pourraient apparaître sur le site Web du HCR sur lequel tous les programmes pour 2000 sont décrits.

4. Le Comité consultatif est persuadé qu'à l'avenir, l'introduction de nouvelles catégories de dépenses dans le budget des dépenses d'appui du HCR [...], permettrait de retirer du budget-programme annuel un grand nombre de tableaux et de textes explicatifs portant sur des catégories de programme qui n'entrent plus en ligne de compte dans la procédure budgétaire unifiée désormais retenue. Par ailleurs, les éléments d'information qui peuvent être déduits des tableaux ne devraient pas être répétés dans les textes explicatifs. Ceux-ci devraient être concis et bien circonscrits; il faudrait autant que possible les remplacer par des graphiques et des diagrammes. La réduction du document des deux tiers par rapport à son volume actuel abaisserait les coûts de production et faciliterait son examen par le CCQAB et son approbation par le Comité exécutif du Programme du Haut Commissaire. De surcroît, en établissant un document plus succinct tenant compte des informations et des données disponibles à une date postérieure au 31 mai, il ne serait plus nécessaire de publier un additif contenant les données disponibles au 1er août. »

1 Pour le PNUD, l'UNICEF et le FNUAP, seul le budget d'appui est passé en revu par le CCQAB tous les deux ans sous forme de documents séparés de 60 à 80 pages. Les budgets pour les programmes par pays de ces institutions sont généralement étudiés une fois tous les quatre ans, chaque document (8 pages environ) couvrant un pays donné et les besoins connexes : Par exemple, le Conseil d'administration de l'UNICEF n'étudie qu'un certain nombre de programmes spécifiques au cours d'une année donnée. Il le fait en deux phases; à la première session du Conseil d'administration, des notes sur le pays (de 3 à 5 pages) sont étudiées pour 10 à 15 pays, établissant la stratégie proposée pour le programme par pays considéré. Les commentaires du Conseil sont ensuite transmis aux équipes nationales de l'UNICEF. A l'issue de discussions avec les autorités nationales compétentes, le document de programme final est préparé et soumis au Conseil d'administration en septembre de la même année aux fins d'approbation. Dans le cadre des initiatives de réforme des Nations Unies, les institutions des Nations Unies chargées du développement s'efforcent de synchroniser leur cycle de programmes; cela signifie que dans chacun des organes exécutifs, le même échantillon de programmes par pays est étudié pendant une année donnée,