Information in English and Russian is available below:
The Office of the United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCR) is seeking office premises for rent in Moscow, Russia that meet the key specifications.
| Specification description | Requirement for UNHCR |
| Location | Within the Garden Ring |
| Type of building (modern / historical) | Either |
| Class of a building | A or B+ |
| Type | For office/administrative use/Representative office. |
| Accessibility | · Easy access to public transportation (сlose to metro station preferred, not more than 10 minutes walk).
· The premises should be accessible for the disabled |
| Office space (sq.m) | To accommodate 25 staff. 300-400 m2 of usable office space + special rooms (see below) |
| Planning type (open space, separate rooms) | Cabinet system is preferrable |
| Special details (separate entrance, floor, security etc.) | No need for a separate entrance. It would be advantageous if security is provided. |
| Stairs | Has two internal staircases, and elevators (in case of multi-storey building) |
| Special rooms and areas (lobby, basement, server room, place to store things, meeting rooms, kitchen, etc.) | · A small storage room (around 10m2)
· Big storage room for files (15-20m2) · Small kitchen (5-10m2) · Meeting room (to accommodate 25 people) · Preferably, a second small meeting room |
| Toilets (in the office or in common use on the floor) | A strong preference for having our own toilets |
| Utilities |
|
| Health, Environmental, and Safety | Air conditioning, fire alarm and firefighting systems |
| Parking | 3 vehicles + guest parking (minimum 2) for the time of visits. Secure parking (i.e. inside, or at least within a secure fenced-off yard) |
| Legal requirements (type and duration of the rental agreement, special terms and clauses, language of the agreement, etc.) | · Long-term agreement, the first lease period is 3-5 years with further extension. Property should be free of any dispute or potential for it
· The preference would be owned properties, first-hand contract with UNHCR · Rental agreement should be compiled and signed in two languages (English and Russian) · UNHCR shall have the right to terminate the Lease upon giving prior written notice to the Lessor of not less than 2 calendar months, without the Lessor having the right to any payment, other than for rent to the date UNHCR vacates the Demised Premises. Attached is the UNHCR Model Lease Agreement (Annex A) for further details including lease termination conditions |
| Period for new rent | · The rent should start by 15 November 2023, target move on 15 December 2023. |
SUPPLIERS REQUIREMENTS
Your company accepts the UNHCR General Conditions of Contract for the Provision of Goods and/or Services — 2018 and Payment Terms (ANNEX B).
Your company accepts the UNHCR Model Lease Agreement (Annex A).
Your company completes the attached EOI Application Form (Annex C). The required documents are attached (property deed, cadastral plan, location maps, details on the buildings, photos and any other important documents related to your company).
Applications which do not meet the above indicated minimum requirements will not be retained nor acknowledged.
EOI SUBMISSION
Interested suppliers should send the required documents by e-mail ONLY to: [email protected] and/or [email protected].
Please be aware of the fact that the e-mail policy employed by UNHCR limits the size of attachments to a maximum of 8 Mb.
Please indicate in the e-mail subject field:
Deadline: 01/09/2023, 23:59 hrs. CET
_______________________________________________________________________________________________________________________
Информация на русском языке:
Управление Верховного комиссара Организации Объединенных Наций по делам беженцев (УВКБ ООН) ищет офисные помещения для аренды в Москве, Россия, которые соответствуют ключевым требованиям.
| Наименование | Пожелание УВКБ ООН |
| Район города | В пределах Садового кольца |
| Тип здания (современное / историческое) | Любой |
| Класс здания | A или B+ |
| Целевое использование | Офис/размещение Представительства |
| Доступность | · Хорошая транспортная доступность (пешком от метро не более 10 мин.)
· Помещение должно быть доступно для инвалидов |
| Площадь (кв. м) | Подходящее для размещения 25 человек. Общая площадь 300-400 м2 (полезная офисная площадь + специальные помещения (см. ниже) |
| Планировка | Кабинетная система предпочтительна |
| Особенности | Нет необходимости в отдельном входе в офис (с улицы). Важно наличие охраны или как минимум места для ее размещения. |
| Лестницы | Помещение должно иметь выход на 2 лестничных пролета (основной и пожарный), в случае многоэтажного здания важно наличие лифтов. |
| Специальные помещения | Небольшой склад (около 10 кв.м) для IT оборудования и бытовых запасов
Большой склад (около 15-20 кв.м) для документов Кухня (5-10 кв.м) Большая переговорная комната (для размещения 25 человек) Желательно вторая маленькая переговорная |
| Туалеты | Собственные туалеты (не общие на этаже) |
| Коммунальные услуги:
|
• Встроенная центральная система отопления
• Встроенная центральная система водоснабжения и канализации |
| Инженерные системы, безопасность | Наличие систем кондиционирования, пожаротушения и пожарной сигнализации |
| Парковка | 3 машино-места + возможность парковки для гостей (минимум 2). Парковка должна быть охраняемой и безопасной. |
| Особенности договора аренды | · Долгосрочный договор аренды, первый период аренды от 3 до 5 лет с возможностью продления
· Помещение должно быть свободно от любых обременений и потенциальных претензий / споров · Договор аренды должен быть составлен на 2 языках (русский и английский) · Предпочтение будет отдано помещениям, которые находятся в собственности и сдаются напрямую от собственника · УВКБ ООН имеет право расторгнуть Договор аренды, предоставив предварительное письменное уведомление Арендодателю не менее чем за 2 календарных месяца до срока, без каких-либо выплат Арендодателю, за исключением арендной платы до даты освобождения Указанных Помещений. Прилагается Образец Договора аренды УВКБ ООН (Приложение А) для получения дополнительной информации, включая условия расторжения аренды. |
| Временные рамки | Договор аренды с 15 ноября 2023г. Запланированная дата переезда – 15 декабря 2023 г. |
ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТАВЩИКАМ
Ваша компания соглашается с Общими условиями контракта УВКБ ООН на поставку товаров и/или услуг — 2018 года и условиями оплаты (ПРИЛОЖЕНИЕ B).
Ваша компания соглашается с Образцом Договора аренды УВКБ ООН (Приложение A).
Ваша компания заполняет приложенную форму заявки на участие (Приложение C). Приложены необходимые документы (копия свидетельства о праве собственности, кадастрового плана, карты местоположения, сведения о зданиии, фотографии и другие важные документы, относящиеся к Вашей компании).
Заявки, не соответствующие указанным выше минимальным требованиям, не будут рассматриваться и не будут подтверждены.
ПОДАЧА ЗАЯВКИ
Интересующиеся поставщики должны направить необходимые документы исключительно по электронной почте на адрес: [email protected] и/или [email protected].
Пожалуйста, обратите внимание на то, что политика электронной почты, применяемая УВКБ ООН, ограничивает размер вложений максимум 8 Мб.
Пожалуйста, укажите в поле темы электронной почты:
Крайний срок подачи заявки: 01/09/2023, 23:59 по московскому времени
