4.10 Décision du pays de réinstallation

Enregistrer les décisions de réinstallation et informer les réfugiés 

Dès qu’un bureau du HCR reçoit une décision concernant une demande, celle-ci est enregistrée dans proGres et tous les membres du dossier de réinstallation en sont dûment informés. Dans le cas des demandes présentées par l’intermédiaire du siège, le RCPS informe le bureau de terrain ou pays, qui notifie ensuite rapidement les réfugiés concernés, à moins que cela ne soit fait directement par une ambassade ou un partenaire local.

Acceptation

Dans le cas d’une décision d’acceptation, le dossier de réinstallation est mis à jour dans proGres, ce qui fait passer le statut du dossier de réinstallation et le statut du membre du dossier dans la catégorie Dispositions de départ en attente. Voir 4.11 Dispositions préalables au départ.

au départ.

Refus

Le HCR encourage les pays à prendre une décision formelle sur chaque demande de réinstallation et à en fournir les raisons, plutôt que de refuser d’examiner un cas ou de renvoyer une demande au HCR sans décision. Dans un souci d’équité et de transparence, le HCR ne doit pas retirer une demande de réinstallation avant l’émission d’une décision, sauf si la demande a été faite par erreur ou sur la base d’une demande explicite du / des membre(s) chargé(s) du dossier de réinstallation, ou si des circonstances exceptionnelles justifient qu’il en soit autrement.

Le HCR considère qu’une demande de réinstallation est refusée dans les cas suivants :

• La décision formelle d’un pays de rejeter une demande de réinstallation du HCR après avoir pleinement examiné le cas conformément à sa politique et / ou à ses exigences juridiques en matière d’éligibilité et de recevabilité de la réinstallation 
• Le refus ou l’incapacité d’un pays d’examiner un cas soumis par le HCR dans le cadre des paramètres établis de son programme de réinstallation.

Un dossier n’est pas considéré comme refusé si un pays reporte sa décision et demande des informations supplémentaires sur un cas de réinstallation, ou si un pays suspend le traitement d’un cas de réinstallation en attendant de recevoir des informations supplémentaires du HCR ou d’une autre source.

Décisions partagées

 On parle de « décision partagée » lorsqu’un ou plusieurs membres du dossier de réinstallation sont acceptés pour la réinstallation par un pays donné, tandis que l’autre ou les autres membres sont refusés.

Tout doit être mis en œuvre pour que les membres à charge d’une famille restent ensemble et pour plaider auprès du pays de réinstallation en faveur d’une solution durable de la manière la moins préjudiciable pour la famille, à la fois collectivement et individuellement. Toutefois, si le pays de réinstallation n’a accepté qu’une partie de la famille et ne revient pas sur sa décision, les réfugiés doivent être conseillés et pleinement informés des options disponibles, ainsi que des limites, des risques et des conséquences possibles. Les options sont les suivantes :

• Réexamen pour les membres dont la demande a été rejetée, dans la mesure du possible.
• Retrait de l’ensemble du dossier de réinstallation et de sa nouvelle soumission à un deuxième pays de réinstallation. Cependant, rien ne garantit que le pays de réinstallation suivant acceptera tous les membres de la famille, ou même n’importe lequel d’entre eux. Cela permet également de prolonger la mise en place d’une solution durable pour les réfugiés devant être réinstallés.
• Acceptation de la décision partagée : pendant le conseil en matière de réinstallation, les réfugiés concernés peuvent accepter la décision de scission et accepter que certains membres du dossier de réinstallation, mais pas tous, partent pour la réinstallation. Les personnes dont la demande a été rejetée doivent être conseillées pour savoir s’il existe ou non des possibilités viables i) de regroupement familial par le biais des procédures nationales du pays de réinstallation ou ii) de nouvelle soumission (voir ci-dessous) par le HCR à un autre pays de réinstallation.

Examen du refus

Lorsque la décision de refus est mise à jour dans proGres, le statut du dossier de réinstallation / du membre du dossier passe à En attente d’examen du refus. L’examen du refus est une étape obligatoire du processus après la demande dans proGres et est effectué par un examinateur. L’examen aboutit à une recommandation de soumettre ou non les membres du dossier de réinstallation à un autre pays de réinstallation. Dans de nombreux cas, l’examen du dossier est suffisant ; toutefois, un entretien peut être nécessaire pour confirmer les circonstances du dossier.

Évaluation des motifs de refus    

Les refus doivent être examinés afin de déterminer si la décision est préjudiciable ou non. Dans le cas d’une décision préjudiciable, l’agent de contrôle peut considérer que le dossier/le membre n’est pas apte à faire l’objet d’une nouvelle demande et / ou peut exiger un entretien complémentaire / une évaluation approfondie pour déterminer si la nouvelle demande est appropriée (par exemple, voir Irrecevabilité). Lorsqu’un dossier est refusé et qu’aucune raison n’est fournie, le HCR doit demander une explication plus détaillée (de préférence par écrit) au pays de réinstallation. Ces informations constituent un élément clé pour évaluer s’il convient de soumettre à nouveau un dossier et l’étendue de l’examen requis

L’examen du refus peut déterminer que :

• La nouvelle soumission n’est pas appropriée et/ou viable. Cette décision doit être entièrement documentée dans proGres lors de l’examen du refus. Il est également important que tous les dossiers de réinstallation refusés qui sont clôturés fassent l’objet d’une recommandation concernant une future réinstallation. Les membres du dossier de réinstallation doivent être conseillés sur le pays de leur dossier et clairement informés si le HCR ne soumettra pas leur dossier à d’autres pays de réinstallation.
• La nouvelle soumission est appropriée et le dossier présente toujours des besoins de réinstallation. Cette décision est introduite dans proGres par la mise à jour de l’examen du refus.
• Le(s) membre(s) du dossier de réinstallation doit/doivent être orienté(s) vers un entretien complémentaire en raison d’indications selon lesquelles la composition de la famille, la situation personnelle ou le besoin de réinstallation ont changé, et/ou que le dossier a été rejeté pour des raisons préjudiciables, ce qui nécessite un réexamen interne de l’éligibilité au statut de réfugié et à la réinstallation. Le dossier de réinstallation est alors mis en attente dans proGres (Examen du refus en attente) et renvoyé pour un entretien complémentaire afin d’examiner tous les aspects du dossier, y compris la composition de la famille, les circonstances du dossier, l’éligibilité au statut de réfugié et le besoin de réinstallation. En cas de préoccupations concernant l’éligibilité au statut de réfugié et / ou l’exclusion, le dossier doit être transmis aux collègues de la DSR/protection pour un examen approfondi. Si le dossier a fait l’objet d’un refus préjudiciable, le HCR doit évaluer les préoccupations soulevées et s’assurer qu’elles sont pleinement prises en compte, dans la mesure du possible, et qu’elles sont soigneusement mises en balance avec les besoins de protection du dossier. Les informations complémentaires pertinentes, les éclaircissements ou la documentation fournis doivent être inclus dans une version révisée du RRF.

Réexamen

Certains pays de réinstallation autorisent les réfugiés à demander un réexamen formel du refus de leur demande. Si un demandeur souhaite faire une telle demande, le dossier est examiné et évalué afin de déterminer si une demande de réexamen est appropriée. Le réexamen peut être approprié, par exemple, lorsque les facteurs qui ont conduit à la décision de refus du pays ont été pris en compte ultérieurement ou n’existent plus. Le dossier de réinstallation peut alors être mis à jour dans proGres et le dossier devient En attente de réexamen par le pays de réinstallation.

Nouvelle soumission

La nouvelle soumission fait référence à la soumission  d’un dossier de réinstallation à un autre pays de réinstallation (en tant que membres d’un nouveau dossier de réinstallation dans proGres) après que la demande a été refusée ou retirée. Si un dossier a été refusé par un pays de réinstallation, un examen du refus est effectué (voir ci-dessus) afin de déterminer si une nouvelle soumission est appropriée et si le dossier présente toujours des besoins en matière de réinstallation. Si le HCR retire une demande avec l’intention de soumettre à nouveau les membres du dossier à un autre pays, le nouveau dossier de réinstallation créé dans proGres doit être examiné pour s’assurer que la nouvelle soumission est mise à jour, précise et complète.

Les actions suivantes doivent être entreprises avant que le dossier ne soit à nouveau soumis :

• Le RRF doit être modifié pour refléter et / ou clarifier toutes les informations et documents supplémentaires.
• La page de déclaration doit être signée à nouveau si elle remonte à plus de six mois.
• La  priorité de la demande doit être réévaluée pour tenir compte de l’évolution des besoins de réinstallation.

Lorsqu’il est décidé qu’un dossier de réinstallation doit être soumis à un autre (deuxième) pays de réinstallation, un nouveau dossier de réinstallation doit être créé dans proGres. Les nouvelles soumissions suivent les procédures de demande établies dans les SOPs, et le(s) réfugié(s) doit/doivent être informé(s) que son/ses dossier(s) a/ont fait l’objet d’une nouvelle demande.

Partager l’historique des soumissions avec les pays

Le HCR doit fournir des informations sur les demandes antérieures, les retraits et les refus lorsqu’il soumet à nouveau des dossiers à un autre pays de réinstallation.

Réponses aux retards de traitement

Les retards dans le traitement des dossiers par le HCR et les pays de réinstallation peuvent avoir de graves conséquences sur la protection des réfugiés. Comme indiqué au point 4.2 Traitement de la réinstallation et degrés de priorité de la demande, les délais prévus pour la demande et le départ sont les suivants :

• Les dossiers prioritaires devraient être traités dans les sept jours et les départs organisés le plus rapidement possible.
• Les dossiers urgents devraient être traités dans un délai de six semaines et les départs organisés dans un délai de deux à trois mois.
• Les dossiers à priorité normale devraient être traités et faire l’objet d’un départ dans un délai de 12 mois.

Le HCR utilise ces critères pour s’assurer que le moment de la réinstallation est approprié et répond aux besoins de protection du réfugié. Lorsqu’un pays de réinstallation ne respecte pas ce délai, le HCR doit contacter le pays pour obtenir une explication et une indication sur la date probable de la décision et du départ, afin d’informer le HCR sur la manière de procéder. Plusieurs options existent, si elles sont nécessaires et appropriées compte tenu des circonstances d’un dossier particulier :

• Le dossier peut être retiré et faire l’objet d’une nouvelle soumission auprès d’un autre pays de réinstallation.
• Le dossier peut être soumis en parallèle à plusieurs pays de réinstallation. Cette démarche est normalement entreprise pour les dossiers prioritaires, en concertation avec le RCPS qui demandera l’accord des pays concernés.
• Le dossier peut être évacué vers un centre de transit d’urgence. Dans certains cas, cela nécessitera l’acceptation provisoire du pays de réinstallation et son accord pour entreprendre le traitement ultérieur de la réinstallation dans le centre de transit d’urgence par le biais du traitement à distance.
• La priorité de la demande peut être relevée, le cas échéant, pour tenir compte des risques accrus en matière de protection et de la nécessité d’une décision.

Conseiller et informer les réfugiés tout au long de la procédure

Dans le cadre de la redevabilité  du HCR à l’égard des populations touchées, les membres du dossier de réinstallation doivent être informés de toute évolution significative affectant leur dossier, y compris la soumission et le pays de soumission, la décision du pays de réinstallation (acceptation, refus, décision partagée), le retrait, le réexamen et la nouvelle soumission. En cas de refus, les raisons invoquées par le pays de réinstallation doivent être communiquées aux réfugiés concernés lors du conseil à la réinstallation, et des conseils doivent être donnés sur les prochaines étapes possibles. Si une lettre de décision est adressée à un réfugié individuel, l’original doit lui être remis et une copie doit être conservée dans le dossier du HCR, avec mention de la date à laquelle la lettre a été remise au réfugié. Les copies de courriels, de listes ou de lettres adressées au HCR ne doivent pas être remises aux réfugiés, mais plutôt conservées en toute sécurité dans le dossier de la personne.

Les antécédents en matière de conseil doivent être enregistrés dans proGres afin d’éclairer les futurs conseils et de s’assurer qu’ils sont pertinents et spécifiques à la situation de la personne. Se référer au Guide technique : procédures adaptées aux enfants du HCR pour obtenir des conseils sur la manière de conseiller les enfants et les jeunes en fonction de leur âge.