Méthodologie de traitement de groupes du HCR
La réinstallation de groupe fait référence au traitement simplifié à grande échelle des demandes de réinstallation par le HCR et les pays de réinstallation. L’identification des dossiers de réinstallation par le biais de la méthodologie de groupe du HCR élargit considérablement les possibilités de réinstallation et constitue un mécanisme important de partage des responsabilités. Elle peut également constituer un élément essentiel d’une réponse globale aux situations de réfugiés prolongées.
La réinstallation de groupe est généralement envisagée pour un grand nombre de réfugiés, lorsqu’un certain nombre de conditions sont remplies pour se prémunir contre les risques associés à ce type d’approche. Toutes les propositions de réinstallation de groupes doivent être discutées et approuvées par le bureau régional compétent et le RCPS avant d’être finalisées. La concertation avec les bureaux du HCR dans les pays voisins durant la phase d’évaluation aide à garantir que l’impact régional potentiel du lancement d’un programme de réinstallation pour un groupe est pleinement envisagé.
Identification d’un « groupe » nécessitant une réinstallation
Le bureau qui envisage de recourir à une réinstallation de groupe doit examiner certains paramètres afin d’identifier les populations potentielles de réfugiés de longue durée ou se trouvant dans d’autres situations. Les paramètres suivants sont à envisager :
- Le groupe de réfugiés devrait avoir certaines caractéristiques communes, par exemple, le genre, l’âge, le profil politique, ethnique ou religieux, les vulnérabilités ou toute autre caractéristique permettant de les distinguer aisément des autres groupes présents dans le pays ou la région.
- Un groupe doit être clairement délimité et défini, afin d’éviter une augmentation sans fin des personnes qui le composent et les risques de fraude.
- La ou les localisations du groupe doivent être connues et établies.
Méthodologie d’identification
Les activités de cartographie et de profilage éclairent la proposition du HCR pour un groupe identifié et soutiennent l’élaboration de critères d’éligibilité. Cela dépend de l’accès à des données d’enregistrement complètes, précises et actuelles dans proGres. À partir de ces données, des « listes » verrouillées sont établies pour les réfugiés répondant aux critères convenus par le HCR et le pays de réinstallation (par exemple, la nationalité, le lieu de naissance/la dernière résidence habituelle, la date d’arrivée, le besoin de réinstallation). Une coordination étroite est nécessaire entre les gestionnaires de données opérationnelles et la réinstallation lors de l’identification d’un groupe, y compris le soutien à l’identification des cas et la génération de listes à partir de proGres, ainsi que la garantie de l’intégrité tout au long du processus.
Proposer un groupe pour la réinstallation
Une fois que le chef de bureau a approuvé l’examen préliminaire d’un groupe, une proposition préliminaire de groupe (étape 1 du document de profil et de proposition de groupe) est remplie. Ce document doit comporter environ deux à quatre pages et inclure les éléments suivants :
- une description du groupe potentiel (y compris la taille estimée, les données démographiques) ;
- la justification de la proposition de réinstallation du groupe potentiel ;
- l’identification des caractéristiques communes des membres du groupe ;
- les obstacles éventuels à une réinstallation réussie ;
- les implications préliminaires en termes de ressources pour le HCR et les pays de réinstallation ;
- la modalité de traitement recommandée (par exemple, exercice de vérification pour déterminer l’appartenance à un groupe et l’intérêt pour la réinstallation), la modalité de traitement spécifiée (par exemple, Formulaire d’enregistrement en vue de la réinstallation standard ou abrégé, etc.) ;
- la description de toutes les orientations complémentaires pour les personnes à charge qui ne sont pas incluses dans la demande du groupe ;
- le calendrier proposé pour la mise en œuvre ; et
- les pays suggérés pour la demande.
Évaluation et analyse
La proposition préliminaire du groupe doit être soumise au bureau régional compétent et au RCPS pour commentaires, analyse et évaluation. L’une des quatre réponses suivantes peut être proposée :
- La population de réfugiés concernée doit être considérée comme un « groupe » (passer à l’étape de la faisabilité).
- Des informations supplémentaires spécifiées sont nécessaires sur le groupe proposé avant que sa faisabilité puisse être déterminée.
- La population de réfugiés concernée n’est pas appropriée pour être traitée selon la méthodologie de groupe, mais la population de réfugiés doit être traitée pour la réinstallation sur une base individuelle.
- La population de réfugiés concernée n’est pas appropriée pour une action ultérieure et la réinstallation de la population proposée ne doit pas être poursuivie.
Pour déterminer laquelle des réponses ci-dessus est la plus appropriée, le RCPS tiendra compte des éléments suivants :
- l’impact stratégique possible de la réinstallation du groupe dans le cadre d’une stratégie de solutions globales ;
- la taille du groupe proposé et la nature stable ou fluide de la population ;
- si le groupe proposé a fait l’objet d’une DSR individuelle ou non, s’il a le statut de réfugié prima facie ou s’il bénéficie d’une forte présomption d’inclusion du statut de réfugié en vertu de la définition de la Convention ;
- le caractère commun et la complexité des demandes d’asile, y compris les questions d’exclusion et de recevabilité ;
- la qualité et l’exactitude de l’enregistrement, et les ressources nécessaires à la vérification ;
- la cohérence avec l’approche régionale à l’égard d’une population de réfugiés donnée et le potentiel de facteurs d’attraction ;
- les problèmes de sécurité (ainsi que l’accès à la population par le HCR et les partenaires de la réinstallation) ;
- l’étendue de la coopération locale, des procédures établies et des capacités de traitement entre le HCR, l’OIM, les ambassades et les partenaires ;
- l’existence d’alternatives à la demande collective ;
- si le traitement groupé ou accéléré est le plus efficace et le plus économique (en termes de temps et de ressources) ;
- les préférences et les capacités des pays de réinstallation, et
- les considérations du pays d’accueil, y compris les opinions sur la réinstallation de groupes, les dividendes de protection prévus, l’accès aux données d’enregistrement ou les implications pour les systèmes d’asile.
Document de profil et de proposition de groupe
Suite à la réponse du RCPS, et à condition que les indications soient positives concernant la proposition, le bureau national doit préparer et compléter l’étape 2 du document de profil et de proposition de groupe et soumettre ce document complet au RCPS pour approbation finale. Le document de profil de groupe remplace la demande d’asile et le besoin de réinstallation sur les RRFs abrégés. Il doit aborder les problèmes et les questions que les responsables des pays de réinstallation souhaitent généralement examiner dans le contexte de la sélection de la réinstallation. Lorsque le RCPS aura accepté le document de proposition de groupe, il approchera officiellement le pays de réinstallation avec le document de profil et de proposition de groupe.
Plan d’action
Suite à une indication claire de l’intérêt de traiter un groupe particulier, le bureau local ou national prépare un plan d’action de réinstallation de groupe sur la base de consultations avec le bureau régional et le RCPS concernés, les pays de réinstallation et les partenaires. Bien que les plans varient considérablement en fonction du contexte, ils devraient inclure les éléments suivants :
- les modalités de traitement des dossiers (utilisation du Formulaire d’enregistrement en vue de la réinstallation, documents justificatifs requis, résolution des problèmes de dépendance) ;
- les outils et systèmes numériques à utiliser (proGres, BIMS, Data Transfer Platform, etc.) ;
- les normes applicables en matière de protection des données et de la vie privée ;
- les normes applicables en matière de gestion de l’identité tout au long du processus ;
- des procédures et des garanties visant à prévenir et à détecter la fraude et à atténuer les risques de fraude ;
- la communication avec les communautés et la gestion des attentes ;
- les garanties de protection de l’enfance et l’intérêt supérieur de l’enfant, en particulier les EIS/DIS pour les enfants non accompagnés et séparés ;
- les rôles et responsabilités ;
- les besoins en ressources (personnel, soutien logistique, coûts et budget) et
- la stratégie de traitement des cas refusés.
Dans tous les cas, le plan d’action devrait accorder une attention particulière à l’intérêt supérieur des enfants non accompagnés, séparés et autres enfants à risque. De même, les éventuels problèmes d’accueil et d’intégration propres à ce groupe devraient, dans la mesure du possible, être identifiés.
Entretiens : vérification des données et consentement
Il faut veiller à ce que seuls les cas répondant à la définition de groupe soient présentés à un pays de réinstallation. Le maintien de la confidentialité concernant les critères d’éligibilité au traitement groupé jusqu’à ce que les décisions pertinentes aient été prises peut constituer une mesure importante de prévention de la fraude. Le degré de sophistication de cet exercice dépend en grande partie de la date à laquelle les données d’enregistrement dans proGres ont été vérifiées. Des SOPs doivent être élaborées pour l’exercice de vérification et de consentement, qui visent à :
- Vérifier l’identité des réfugiés et des personnes à leur charge dans le groupe.
- S’assurer de l’intérêt et du consentement à être pris en compte pour la réinstallation.
- Informer les réfugiés de leurs droits en tant que personnes concernées par le traitement des demandes de réinstallation, ainsi que des personnes avec lesquelles les données à caractère personnel seront partagées et dans quel but.
- Vérifier la composition de la famille.
- Identifier les questions relatives à la protection de l’enfance et organiser des EIS et des DIS, le cas échéant.
- Identifier toute personne n’appartenant pas au groupe défini (par exemple, en raison de problèmes d’exclusion, de crédibilité ou d’intégrité).
Les entretiens de vérification peuvent être basés sur une liste de questions requises pour le traitement de la réinstallation, y compris la vérification et la mise à jour de toutes les données personnelles. En outre, il convient d’examiner toutes les difficultés rencontrées au cours de l’entretien, y compris les questions d’inclusion, de crédibilité ou d’exclusion. Tous les cas qui suscitent des inquiétudes en matière d’exclusion doivent être transmis aux collègues de la DSR/protection pour qu’ils apportent leur soutien, conformément aux SOPs.
Les erreurs mineures et les incohérences sont renvoyées au personnel chargé de l’enregistrement pour qu’il les résolve et les corrige dans proGres et/ou peuvent être expliquées dans la section 7 du RRF. Lorsque la Politique de Lutte contre la fraude commise par des personnes relevant de la compétence du HCR et les Principes directeurs y afférents l’exigent, les incohérences sont signalées au Point focal anti-fraude et un rapport d’audit est établi.
Comme pour le traitement de tous les cas individuels, les besoins de protection immédiats identifiés au cours de l’entretien doivent être consignés et la personne doit être orientée vers les partenaires de protection pour le suivi.
RRF soumis dans le cadre de la méthodologie de groupe
Le traitement de groupe nécessite le transfert de données à caractère personnel des réfugiés du « groupe », tel que déterminé par un accord entre le pays de réinstallation et le HCR. Cela se fait généralement en remplissant un RRF abrégé alimenté par les données de proGres sur les dossiers de réinstallation . Le modèle global abrégé de RRF pour la demande collective comprend les sections suivantes du Formulaire d’enregistrement en vue de la réinstallation :
- Section 1 : Informations sur les dossiers de réinstallation
- Section 2 : Membres du dossier et coordonnées
- Section 3 : Parents
- Section 6 : Besoins particuliers
- Section 7 : Remarques complémentaires
- Section 8 : Déclaration
- Section 9 : Pièces jointes
Dans la mesure où les informations relatives aux demandes d’asile et aux besoins de réinstallation du groupe sont exposées en détail dans le document de profil et de proposition de groupe, les sections 4 (Demande d’asile) et 5 (Besoin de réinstallation) ne sont généralement pas nécessaires. Voir 4.6 Remplir le Formulaire d’enregistrement en vue de la réinstallation pour savoir comment remplir les autres sections du RRF. La page de déclaration de la section 8 est signée par tous les membres adultes du dossier et conservée dans le dossier de la personne. Les documents justificatifs relatifs aux dossiers individuels (par exemple, EIS, DIS, formulaire d’évaluation médicale) sont soumis avec le RRF correspondant. Les procédures spécifiques de demandes de groupe sont déterminées par le pays de réinstallation et le HCR. Après la demande aux pays de réinstallation, le bureau de référence doit rester impliqué dans le suivi des résultats du traitement des dossiers et doit s’occuper du suivi des dossiers après leur demande et des questions liées aux cas refusés ou complexes pour lesquels des entretiens complémentaires avec les réfugiés concernés peuvent s’avérer nécessaires. Une analyse de l’exercice après la demande doit également être réalisée. Voir 4.7.Soumission et 4.8 Sélection du pays de réinstallation pour des conseils généraux sur la demande et l’analyse après la demande.