2.1 Gestion et coordination de la réinstallation

Mise en œuvre de la réinstallation par le biais de la structure décentralisée du HCR

La réinstallation est coordonnée et gérée conformément aux rôles, responsabilités et pouvoirs des bureaux pays, des bureaux régionaux et des divisions du siège dans la structure décentralisée du HCR. Les principaux rôles et responsabilités en matière de réinstallation au niveau du siège, des régions et des pays sont décrits ci-dessous.

Siège

Le Service de Réinstallation et des Voies Complémentaires (RCPS), au sein de la Division de la Protection Internationale (DIP), joue un rôle essentiel pour assurer la cohérence institutionnelle et la clarté des approches du HCR au niveau mondial. Ses rôles et responsabilités sont notamment les suivants : 

• Assurer une répartition équitable des quotas de réinstallation alloués par les pays entre les régions et les bureaux pays, y compris les places non allouées pour le traitement des dossiers prioritaires et urgents.
• Assurer la supervision, la gestion, le suivi et le soutien des activités de réinstallation du HCR à l’échelle mondiale afin de garantir la mise en œuvre efficace et en temps voulu du programme.
• Assurer un suivi et une surveillance réguliers des dossiers après leur soumission et veiller à ce qu’ils soient traités en temps voulu par la communication et le plaidoyer auprès des pays de réinstallation, tant pour les dossiers traités directement par l’intermédiaire du RCPS que pour ceux traités par l’intermédiaire des bureaux régionaux, le cas échéant.
• Fournir des orientations opérationnelles aux bureaux régionaux et aux bureaux pays afin de renforcer la qualité et l’intégrité du programme global de réinstallation du HCR.
• Élaborer une politique et une stratégie, le cas échéant en coordination avec les bureaux régionaux, publier des lignes directrices et fixer des normes pour les activités de réinstallation à l’échelle mondiale.
• Coordonner l’évaluation annuelle des besoins de réinstallation prévus au niveau mondial.
• Mener des actions de plaidoyer bilatérales et multilatérales avec les pays de réinstallation afin de faire progresser la réinstallation au niveau mondial par le biais de réunions bilatérales régulières, de la préparation de propositions de réinstallation et de la coordination opérationnelle avec les pays sur la mise en œuvre de leurs programmes de réinstallation.
• Coordonner les rapports statistiques sur la réinstallation (y compris le tableau de bord interne) afin de suivre les performances globales et de produire des informations statistiques solides pour un plaidoyer basé sur des données factuelles.
• Aider les bureaux pays et les bureaux régionaux à obtenir les ressources nécessaires à la mise en œuvre efficace du programme de réinstallation du HCR, par la coordination et la compilation de propositions de financement ciblées.
• Gérer le programme mondial de déploiement de la réinstallation, en coordination avec les trois partenaires de déploiement (ICMC, DRC, RefugePoint).
• Évaluer les besoins en formation et coordonner la formation aux politiques et procédures de réinstallation pour les collègues du HCR, en étroite coordination avec le Centre Mondial d’Apprentissage et de Développement (GLDC) et le bureau régional concerné.
• Assurer un engagement et un partenariat continus avec les principales parties prenantes non étatiques, notamment l’OIM, les ONG, l’Initiative Mondiale de Parrainage des Réfugiés (IMPR) et le Suivi des activités et des engagements du Pacte Mondial sur les Réfugiés (PMR) et du Forum Mondial sur les Réfugiés (FMR).
• Diriger, coordonner et soutenir la mise en œuvre de la stratégie triennale sur la réinstallation et les objectifs des voies complémentaires, y compris sa feuille de route pour 2030.
• Coordonner avec le Délégué Général à la Protection des Données et le Service des Affaires Juridiques les accords de partage des données au niveau mondial.
• Soutenir l’élaboration et la mise en œuvre d’activités de renforcement des capacités sur mesure pour les pays et les acteurs de la société civile en matière de réinstallation ; fournir un soutien à la conception de programmes et à l’élaboration de politiques afin d’étendre les programmes.
• Assurer le secrétariat des Consultations sur la réinstallation et les voies complémentaires (CRCP) du Groupe de Travail sur la Réinstallation (WGR) et du Groupe de Travail sur les Situations Prioritaires (PSCG).

Bureaux régionaux

• Le Bureau Régional pour le Moyen-Orient et l’Afrique du Nord, situé à Amman, couvre les activités de réinstallation en Algérie, au Bahreïn, en Égypte, en Irak, en Israël, en Jordanie, au Koweït, au Liban, en Libye, en Mauritanie, au Maroc, à Oman, au Qatar, en Arabie Saoudite, en Syrie, en Tunisie, dans les Émirats Arabes Unis et au Yémen. La région MENA maintient également une supervision fonctionnelle de la Turquie pour les interventions régionales en Irak et en Syrie. 
• Le Bureau Régional pour les Amériques à Panama couvre les activités de réinstallation au Guatemala, au Honduras, à El Salvador, en Colombie, au Pérou, en Équateur, au Mexique, en République Dominicaine, à Aruba, à Curaçao, à Cuba, en Guyane et à Trinité-et-Tobago.
• Le Bureau Régional pour l’Asie et le Pacifique à Bangkok couvre les activités régulières de réinstallation en Thaïlande, en Malaisie, en Inde, en Indonésie, au Bangladesh, en Chine/Hong Kong, au Kirghizstan, en Iran et au Pakistan, en Papouasie-Nouvelle-Guinée et à Nauru.
• Le Bureau Régional pour l’Afrique Occidentale et Centrale, situé à Dakar, couvre les activités de réinstallation au Cameroun, au Tchad, au Niger, au Nigeria, au Liberia, au Ghana, au Burkina Faso, au Mali et au Sénégal.
• Le Bureau Régional pour l’Afrique de l’Est, la Corne de l’Afrique et les Grands Lacs, situé à Nairobi, couvre les activités de réinstallation au Kenya, en Tanzanie, au Rwanda, au Burundi, au Soudan, au Sud-Soudan, en Ouganda, en Somalie et en Éthiopie.
• Le Bureau Régional pour l’Afrique Australe, situé à Pretoria, couvre les programmes de réinstallation réguliers en République Démocratique du Congo, au Malawi, au Mozambique, en Namibie, au Botswana, au Zimbabwe, en Zambie, à Madagascar et en Afrique australe.
• Le Bureau Régional pour l’Europe, situé à Genève, couvre les activités de réinstallation en Turquie. 

Les bureaux régionaux du HCR soutiennent les bureaux pays en assurant la supervision, l’orientation, la coordination, le suivi et le soutien des activités de réinstallation et d’autres solutions dans les bureaux pays respectives. Les principales responsabilités des bureaux régionaux en matière de réinstallation sont les suivantes :

• Assurer la supervision, la gestion, le suivi et le soutien régionaux des activités de réinstallation entreprises par les bureaux pays dans leur zone de responsabilité.
• Aider les bureaux pays à planifier les activités de réinstallation et les ressources nécessaires.
• Coordonner et assurer une mise en œuvre cohérente et harmonisée des politiques et critères de réinstallation pour des populations de réfugiés similaires dans la région.
• Elaborer et fournir les orientations opérationnelles régionales, y compris, mais sans s’y limiter, les modalités de traitement, les procédures opérationnelles normalisées (SOPs) et les critères de réinstallation des différents pays.
• Le cas échéant et en fonction des priorités et des capacités du bureau concerné, assurer le contrôle de la qualité des demandes de réinstallation par le biais d’un examen régulier et de conseils.
• Contrôler les performances et les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés par les bureaux pays relevant de sa compétence ; veiller à ce que les dossiers de réinstallation complets soient envoyés dans les délais .
• Assurer la formation et le développement des capacités du personnel et des partenaires en matière de réinstallation.
• Fournir un soutien technique et des conseils, y compris, mais sans s’y limiter, les modalités de soumission avec les pays de réinstallation.
• Soutenir les bureaux pays dans leurs activités de lutte contre la fraude, notamment en renforçant la sensibilisation à la fraude et les mesures d’atténuation et de prévention.
• Assurer la liaison et la coordination avec les pays de réinstallation au niveau régional si nécessaire et en consultation avec les bureaux pays concernés, notamment en ce qui concerne les délais de soumission, les critères de réinstallation et les missions de sélection.
• Communiquer aux bureaux pays de la région les principaux messages et informations sur la réinstallation fournis par le RCPS, y compris sur l’attribution des quotas, les missions et les délais.
• Soutenir et coordonner avec les bureaux pays l’élaboration d’activités stratégiques régionales de plaidoyer , d’appels ou de programmes ;, en rapport avec des populations ou des profils de réfugiés spécifiques, le cas échéant.
• Soutenir les opérations en matière de données, de statistiques et d’analyses lorsque cela est nécessaire, y compris, mais sans s’y limiter, des conseils sur les rapports réguliers, un soutien sur les questions de données liées à la réinstallation et l’analyse des données régionales sur la réinstallation.

Bureaux pays

Les bureau pays, y compris les bureaux multi-pays sont les acteurs opérationnels qui détiennent et gèrent les risques au jour le jour, en s’appuyant sur les bureaux et les divisions si nécessaire. Les bureaux pays sont également chargées de mettre en œuvre des mesures correctives pour remédier aux déficiences des processus et des contrôles.

Les principales responsabilités des bureaux pays en matière de réinstallation sont les suivantes :

• Mettre en place des procédures efficaces et transparentes pour identifier les cas nécessitant une réinstallation sur la base des critères de protection et de vulnérabilité du HCR et garantir aux réfugiés éligibles un accès équitable à la réinstallation en tant que solution durable.
• Garantir un traitement transparent et efficace des réfugiés en vue de leur réinstallation grâce à des systèmes et des procédures solides de programmation et d’entretien.
• Assurer la finalisation des soumissions et la présentation en temps voulu des réfugiés aux pays de réinstallation, conformément aux exigences des pays respectifs.
• Suivre et contrôler régulièrement les dossiers après leur soumission y compris les mises à jour nécessaires dans le cadre des processus de report des pays, et garantir e leur traitement en temps voulu avec l’aide des bureaux régionaux respectifs et du RCPS si nécessaire.
• Fournir en temps utile des informations et une rétroaction au bureau régional concernant les problèmes opérationnels qui ont une incidence sur le respect des délais en matière de demande, y compris, mais sans s’y limiter, le manque de capacité, le manque d’accès aux réfugiés, une mauvaise connexion à l’Internet et les situations de sécurité précaires.
• Soutenir et faciliter la logistique des missions de sélection prévues par les pays de réinstallation respectifs.
• Mettre en place des systèmes de gestion des fichiers papier et/ou numériques sécurisés, éthiques, fiables et durables, conformément aux protocoles de protection des données.
• Mettre en œuvre des procédures harmonisées de pré-départ et de départ en coordination avec les principaux partenaires concernés.
• Veiller à l’utilisation d’outils statistiques harmonisés et normalisés et à la présentation en temps voulu des statistiques relatives à la réinstallation.
• Développer, mettre en œuvre et renforcer les systèmes et les procédures opérationnelles standard (SOPs) afin d’identifier, d’évaluer, d’atténuer, de répondre et de prévenir tout risque ou incidence de fraude dans le traitement des cas individuels.

Gestion de la réinstallation et responsabilité au sein des bureaux pays

Le /la Représentant-e est responsable en dernier ressort du bon fonctionnement et de l’intégrité de toutes les activités d’une opération dans un pays, y compris la réinstallation. À cette fin, il ou elle veille à ce qu’un cadre de gestion et de responsabilité clair soit mis en place. En fonction de la taille du bureau et des activités de réinstallation, le/la représentant-e peut déléguer la responsabilité et la supervision quotidiennes des activités de réinstallation, y compris l’identification des cas de réinstallation, la préparation et l’envoi des dossiers, à l’agent le plus expérimenté dans le domaine de la réinstallation, par exemple un Administrateur Principal chargé de la Protection, le Chef du bureau de terrain  ou un Administrateur chargé de la Réinstallation et des Voies Complémentaires.

En fonction de la taille du bureau et des activités de réinstallation, le responsable de la réinstallation d’un bureau peut se voir déléguer les tâches suivantes :

• Superviser les mécanismes et procédures appropriés pour les activités de réinstallation, en particulier l’établissement de la structure du personnel de réinstallation,  la définition ainsi que les délimitations claires des responsabilités et des mandats des collègues impliqués dans le traitement de la réinstallation, y compris le remplacement des collègues en cas d’absence. 
• Superviser la mise en œuvre des politiques de réinstallation, des stratégies et des SOPs en coordination avec les bureaux et le RCPS/Division de la Protection Internationale.
• Superviser, soutenir et autoriser l’évaluation des besoins prévus en matière de réinstallation.
• Superviser, promouvoir et mettre en œuvre les mécanismes de prévention et d’atténuation des fraudes, y compris la supervision de la programmation et de la réalisation de contrôles de routine sur le travail du bureau lié à la réinstallation. 
• S’assurer que les audits de réinstallation sont menés en utilisant le portail d’audit PRIMES et/ou l’entité « Historique des audits » dans proGres pour des requêtes spécifiques.
• Superviser et assurer le bien-être des collègues impliqués dans le traitement des cas individuels, y compris la formation et l’encadrement, en coordination et avec le soutien des collègues respectifs du bureau régional concerné et du siège.

Tous les autres collègues de l’unité de réinstallation doivent avoir des obligations, des responsabilités et des autorisations clairement définies. Chaque personne doit recevoir des objectifs de travail clairs, des attentes en matière de performances ou des termes de référence décrivant ses tâches fonctionnelles et, le cas échéant, des objectifs de traitement, ainsi que la structure de rapport et de supervision du bureau.