Los procedimientos operativos estándar (SOP, por sus siglas en inglés) para el reasentamiento garantizan la coherencia, la transparencia y la previsibilidad en la prestación de servicios de reasentamiento, y son la piedra angular en la prevención del fraude. Los procedimientos operativos estándar para el reasentamiento constituyen una referencia y un recurso integrales en todos los aspectos del reasentamiento y proporcionan una descripción narrativa de cada paso, incluidas las vías de remisión de casos dentro y fuera del proceso de reasentamiento. Para que sean eficaces, deben reflejar el proceso real sobre el terreno y no lo que debería ocurrir en condiciones ideales. También deben actualizarse periódicamente con el fin de incorporar los cambios en el proceso.
A la hora de elaborar o actualizar los procedimientos operativos estándar, el Oficial Responsable deberá guiarse por:
– el Flujo de proceso del módulo de Reasentamiento y la Guía del usuario del módulo de Reasentamiento, a partir de los cuales el procedimiento operativo estándar puede elaborar orientaciones y asignar funciones dentro de la oficina, y
– la Lista de control de vulnerabilidad al fraude, que establece medidas específicas para mitigar el riesgo de fraude en el proceso de reasentamiento.
Los flujos de proceso de reasentamiento establecidos en el módulo de Reasentamiento de proGres son los siguientes:
Antes de la presentación
- Identificación de las personas refugiadas que necesitan ser considerados para el reasentamiento
- Creación de un expediente de reasentamiento
- Evaluación de las necesidades
- Revisión inicial
- Entrevista de reasentamiento
- Llenado del RRF
- Recomendación de presentación
- Revisión de la presentación
- Presentación
- Listas de presentación
Después de la presentación
- Aplazamientos, actualizaciones y retiradas
- Decisión del país de reasentamiento
- Organización de la salida y trámites de viaje
- Revisión de denegaciones
Mediante los procedimientos operativos estándar, el Oficial Responsable garantiza la separación de funciones con vistas a mitigar los riesgos de fraude y conducta inapropiada en el proceso de reasentamiento. Esto implica que distintos trabajadores se encargan de diferentes fases del proceso de reasentamiento. En particular, la Evaluación de Necesidades y la Revisión Inicial nunca serán realizadas por un único funcionario. La Recomendación de Presentación y la Revisión de Presentación también deberán ser realizadas por distintos trabajadores.
Los procedimientos operativos estándar relativos al reasentamiento deben:
- Establecer el marco de rendición de cuentas para el reasentamiento, incluida la función del Oficial Responsable. Deben establecerse las medidas para la revisión de los casos y otras medidas de supervisión, y también deben quedar claras las funciones de otros miembros del personal de reasentamiento, garantizando una separación de funciones suficiente.
- Establecer las medidas que deben adoptarse a lo largo del proceso de reasentamiento, así como las autorizaciones y la supervisión correspondientes en cada fase. Esto incluye procedimientos de remisión entre los servicios de registro, determinación de la condición de refugiado, protección de la infancia y protección comunitaria, así como la remisión de incoherencias a la unidad funcional pertinente o al Punto Focal Antifraude (AFFP, por sus siglas en inglés) en caso de denuncia de fraude (véase 2.6 Fraude y conducta inapropiada).
- Ajustarse a los procedimientos operativos estándar de las unidades funcionales pertinentes, garantizando que las vías de remisión previstas en los procedimientos operativos estándar para el reasentamiento se reflejen en los procedimientos operativos estándar de la unidad funcional pertinente, por ejemplo, la determinación de la condición de refugiado o la protección de la infancia.
- Explicar los pasos a seguir al introducir datos en proGres sobre la base de las orientaciones de PRIMES Support (y los pasos a seguir con otras herramientas, según proceda).
- Incluir procedimientos que permitan a las personas ejercer sus derechos como titulares de los datos.
- Anexar los formularios y plantillas necesarios para promover la estandarización.
El Oficial Responsable debe supervisar periódicamente el cumplimiento de los procedimientos operativos estándar en materia de reasentamiento como parte de las actividades de supervisión, por ejemplo, a través de la observación, los controles aleatorios y las reuniones de equipo, así como a través del Portal de Auditoría de PRIMES. Cada año debe llevarse a cabo una revisión completa de los procedimientos operativos estándar y los cambios deberán comunicarse a todo el personal de reasentamiento y a otras unidades funcionales pertinentes por correo electrónico. Las oficinas deben conservar las versiones anteriores para poder hacer un seguimiento de cómo han cambiado los procedimientos y qué datos se recopilaron en diferentes momentos y/o lugares.