Gestión de expedientes y registros digitales
Cada oficina del ACNUR debe aplicar procedimientos de gestión de expedientes en consonancia con la Política de Gestión de registros y expedientes del ACNUR y los principios de protección de datos y privacidad establecidos por la Política general de protección de datos personales y privacidad. La Lista de control de vulnerabilidad al fraude también recoge normas clave sobre procedimientos y controles de gestión de expedientes.
ProGres es la herramienta principal para gestionar los casos de reasentamiento, incluidos los registros de las evaluaciones realizadas, las recomendaciones planteadas, las entrevistas llevadas a cabo, las decisiones, las revisiones, las retiradas y las salidas. La mejor práctica consiste en registrar toda la información del caso exclusivamente en los campos correspondientes de proGres. En los procedimientos operativos estándar deberá explicarse la gestión controlada de usuarios para proGres y otras herramientas de PRIMES, así como las responsabilidades y rendiciones de cuentas asociadas a cada uno de los distintos niveles de acceso. El Responsable del Procesamiento de Datos Personales (conocido en inglés como Personal Data Controller) de la oficina de país es responsable de establecer niveles de acceso a los expedientes electrónicos para que el personal únicamente tenga acceso a lo que necesite para el desempeño de sus funciones, incluidos los encargados de casos, los intérpretes y otros trabajadores. Para obtener información detallada sobre el control de acceso, ver la Guía sobre la protección de datos personales de las personas de interés, la Instrucción administrativa sobre la gestión de los controles de acceso a los sistemas, aplicaciones y servicios de TIC, y la guía sobre Almacenamiento electrónico y la transferencia de datos personales de personas de interés fuera de PRIMES (interno).
Distribución y almacenamiento de expedientes digitales
Los expedientes de reasentamiento activos deben estar restringidos por contraseña y almacenados en sitios de SharePoint Teams o en eSAFE. Cuando ya no se encuentren activos, los expedientes digitales (incluyendo copias de documentos personales, productos de trabajo del ACNUR y otros documentos que constituyan el expediente del caso) deben guardarse en eSAFE como registros permanentes. La información relacionada con los expedientes de casos individuales (ya sean activos o inactivos) no debe almacenarse en unidades de red personales.
Cuando se compartan documentos que contengan datos personales, como RRFs, transcripciones, notas, documentos, evaluaciones y otra información confidencial, ya sea internamente entre colegas o externamente a países de reasentamiento o socios, la mejor práctica es utilizar la plataforma Secure File Sharing (SFS, por sus siglas en inglés), disponible aquí. SFS es una herramienta en línea basada en Microsoft SharePoint que permite compartir datos confidenciales de forma segura y cifrada, tanto interna como externamente. Para el intercambio en el contexto de la colaboración en casos de reasentamiento, se pueden utilizar los sitios de SharePoint Teams.
Si se realiza una comunicación por correo electrónico sobre casos individuales, interna o externamente, deben utilizarse los números individuales/de caso de proGres en lugar de los nombres de las personas. Una buena práctica es utilizar enlaces a entidades en proGres, como individuos, grupos de registro, remisiones, casos de determinación de la condición de refugiado y casos de reasentamiento, siempre que los destinatarios tengan los perfiles de usuario proGres adecuados. En cualquier caso, los nombres y otros datos personales nunca deben aparecer en el asunto de ningún correo electrónico.Los métodos de transferencia y seguimiento de archivos en la oficina deben establecerse en los procedimientos operativos estándar. Para más información, ver la sección Herramientas, soluciones y servicios de ciberseguridad en la página de intranet del ACNUR.
El Módulo sobre Reasentamiento de proGres
En la entidad de Caso de Reasentamiento de proGres v4 se define una secuencia de trabajo estándar previa y posterior a la presentación, así como los pasos obligatorios del proceso. Existen otras entidades para las Entrevistas de Reasentamiento, las Revisiones y el Historial de Auditoría que apoyan las buenas prácticas de gestión de casos y promueven la integridad. En el módulo de Reasentamiento de proGres, los perfiles de usuario deberían limitarse normalmente al personal del ACNUR. Los procedimientos operativos estándar, las guías de usuario y otros documentos de orientación sobre el módulo de Reasentamiento pueden consultarse en PRIMES Support.
Todo el proceso de tramitación de los Casos de Reasentamiento debe registrarse, supervisarse y controlarse en proGres.
ProGres es la principal fuente de datos personales sobre personas refugiadas y solicitantes de asilo y una herramienta fundamental para la gestión individual de los Casos de Reasentamiento. Ello incluye el seguimiento de los casos en espera y/o pendientes de tramitación y la garantía de una supervisión y un intercambio de información adecuados sobre la situación de dichos casos (junto con el buró regional). Además, los datos de proGres sirven para fundamentar los informes, análisis y supervisión a escala regional y mundial.
El/la oficial responsable del reasentamiento debe asegurarse de que las auditorías de reasentamiento se llevan a cabo utilizando el Portal de Auditoría de PRIMES específico y/o el Historial de Auditoría de proGres para consultas concretas. Se desaconseja rotundamente utilizar bases de datos paralelas y hojas de Excel fuera de línea, ya que aumentan el riesgo de que la información sobre los casos sea incoherente, incompleta e inexacta. No reflejar adecuadamente la situación de los casos en proGres provoca que los informes sobre reasentamiento sean inexactos y que no se identifiquen adecuadamente los casos en las distintas fases de tramitación para su seguimiento. Como sistema en línea, proGres permite mejorar la coordinación en el seno de las oficinas de país, el buró regional y la Sede, así como entre ellas. El personal del ACNUR que trabaja en distintas oficinas con acceso autorizado al módulo de Reasentamiento y a otros datos de una unidad de negocio proGres, puede introducir, compartir y revisar la información directamente en proGres.
Gestión de expedientes y registros físicos
La información que figura en los expedientes físicos individuales debe ser coherente con la información de los expedientes digitales y el registro proGres correspondiente. Toda la información recogida en los expedientes físicos debe almacenarse digitalmente y registrarse en proGres. El ACNUR no debe almacenar documentos originales de personas desplazadas o apátridas.Los expedientes físicos requieren un sistema de archivo centralizado con File Tracking System (FTS, por sus siglas en inglés) utilizado por todas las unidades funcionales.
Las solicitudes, liberaciones, transferencias y devoluciones de expedientes se registran en una Hoja de Acciones del Expediente y los registros de movimiento de expedientes se almacenan electrónicamente. Si se conservan expedientes físicos y/o copias impresas de documentos a nivel operativo, deben tratarse de forma segura con arreglo a la política y las directrices pertinentes del ACNUR. Se puede consultar información detallada sobre la gestión física de archivos de información sobre reasentamiento, incluidos los contenidos, el almacenamiento y el control de acceso, en la Guía sobre la protección de datos personales de las personas de interés, la Unidad 2.2 de las Normas procedimentales para determinar la condición de refugiado (Procedimientos para el manejo de los Expedientes y el mantenimiento de registros) y la Guía sobre registro y gestión de identidad del ACNUR. Ver también la sección 2.3 Protección de datos en el reasentamiento.
Almacenamiento de grabaciones de audio y vídeo
segura (preferiblemente en e-SAFE) con acceso restringido únicamente al personal autorizado. Los dispositivos de grabación deben guardarse en un lugar seguro, y todas las copias electrónicas de vídeos/cintas deben estar claramente asociadas a un archivo individual y eliminarse de forma segura, de conformidad con los principios de protección de datos y privacidad.
Se recomienda a las oficinas de país que estén considerando la posibilidad de introducir cámaras en las salas de entrevistas y/o la grabación en vídeo de las entrevistas que consulten al Oficial del Procesamiento de Datos Personales (conocido en inglés como Personal Data Controller) de la oficina de país, al Servicio de Seguridad sobre el Terreno (FSS, por sus siglas en inglés) y a la División de Sistemas de Información y Telecomunicaciones (DIST, por sus siglas en inglés) en la Sede, con el fin de tomar la mejor decisión basándose en los criterios de seguridad de datos, almacenamiento de datos, protección de datos y gestión de casos.