نحو طرق متنوعة لتحديد حالات إعادة التوطين
يعتبر تحديد اللاجئين وإحالتهم في الوقت المناسب للنظر في إعادة التوطين مسؤولية مشتركة بين جميع الأقسام الوظيفية لمفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين. و في حين أنَّ المكاتب الفردية ستتعامل مع تحديد الحالة لإعادة التوطين بشكل مختلف، استنادًا إلى عوامل السياق المحددة وفرص إعادة التوطين المتوفرة يبقى من أفضل الممارسات إنشاء مجموعة متنوعة من منهجيات تحديد الحالة، متضمنًا إحالات الحماية والاستخدام الإستراتيجي لـ proGres والاستفادة من البيانات الأخرى ذات الصلة (مثلًا، مؤشرات لتحديد الأهلية للحصول على المساعدة)، حسبما يقتضي الأمر.
تحديد الحالة عن طريق الإحالة الداخلية (داخل أقسام مكتب المفوضية)
يتطلب تحديد الحالة عن طريق الإحالة الداخلية زيادة الوعي المتواصل بين الأقسام الوظيفية الأخرى في المكتب بشأن إعادة التوطين، باعتباره حلًا دائمًا للاجئين. على الزملاء في إعادة التوطين تبادل المزيد من المعلومات بشأن أولويات إعادة التوطين وفئات التقديم والحدود، بالإضافة إلى الحصص المتوفرة لدول إعادة التوطين المحددة. ينبغي تحسين عمليات الإحالة الداخلية والتنسيق داخل المكتب وتعزيزه بشكل متواصل كجزء من إستراتيجية الحماية والحلول. وهذا يتضمن ضمان أن تشير الأقسام الوظيفية ذات الصلة في تعليمات إجراءات التشغيل المُوحَّدة المتعلقة بها SOPs، إجراءات كيفية الإحالة إلى قسم إعادة التوطين كجزء من إدارة حالات الحماية المنتظمة. ينبغي كذلك توعية الزملاء العاملين في أنشطة المساعدة من مثل المساعدات المادية على الطرق الخاصة بإحالة الحالات لإعادة التوطين كاستجابة للحماية وحل دائم للاجئين الذين يحتاجون إلى مساعدة مالية.
يوصى بتوفير أدوات إعادة التوطين و/أو التوجيهات للأقسام الوظيفية الأخرى؛ من أجل البناء والحفاظ على جودة الحالات التي جرى إحالتها داخليًا واتساقها وملاءمتها للنظر في إعادة التوطين.
الوثائق الداعمة و اللازمة (مثلاً، نموذج التقييم الطبي وإجراءات المصلحة الفضلى) ينبغي أن تُعد، كلما كان ذلك ممكنًا، في وقت الإحالة و/أو قبل تقييم الاحتياجات ومرحلة المراجعة المبدئية، وفقًا لإجراءات التشغيل المُوحَّدة SOPs. راجع الوثائق المطلوبة أو العمليات أو المراجعات في 4.3 تقييم احتياجات إعادة التوطين والمراجعة الأولية.
من أجل استيفاء الإحالة الداخلية:
1. استيفاء نموذج إحالة لإعادة التوطين، أو أي نموذج غير متصل بالشبكة يستخدم في المكتب المعني. يجب تقديم سبب (أسباب) عامة للإحالة، وفقًا لمبادئ حماية البيانات والخصوصية، متضمنًا الضرورة والتناسب.
2. إنشاء إحالة في proGres، عدم تسجيل سوى الحد الأدنى من المعلومات المطلوبة لتنفيذ الإحالة (مثلًا “التوصية بإنشاء حالة إعادة توطين في تقيم معين من تقيمات الاحتياجات”) مع نوع الخدمة = إعادة التوطين.
3. أرسل نموذج إحالة لإعادة التوطين ورابط الإحالة في proGres بأمان من خلال مواقع فريق SharePoint أو إرسال بريد إلكتروني إلى الشخص المسؤول في قسم إعادة التوطين. راجع مشاركة الملفات الرقمية وتخزينها في 2.5 إدارة الملفات وحفظ السجلات للحصول على توجيهات بشأن المشاركة الآمنة للوثائق والمعلومات التي تحتوي على بيانات شخصية.
من أجل تلقي و معالجة و التواصل بشكل فعَّال بشأن الحالات المحالة من الوحدات الأخرى، يُوصى بتعيين شخص مسؤول واحد أو أكثر في قسم إعادة التوطين للتعامل مع الإحالات، والتي يُجرى بعد ذلك تدريبهم على إدارة المعلومات الحساسة وقضايا الحماية، متضمنًا تلك المتعلقة بالأطفال والناجين من العنف المبني على النوع الأجتماعي وأفراد مجتمع الميم.
تحديد الحالة عن طريق الإحالة الخارجية (من خارج مكتب المفوضية)
غالبًا ما يَجمع الشركاء، ومن بينهم الحكومات المضيفة، المعلومات المهمة بشأن احتياجات الحماية الفردية في مجتمع اللاجئين وتخزينها. في مثل هذه السياقات، قد تكون الإحالات الخارجية التي تقوم بها المنظمات والوكالات الأخرى والجهات الفاعلة في المجتمع المدني هي المصدرالأساسي لإحالات الحالات لإعادة التوطين. ينبغي على مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين – لتسهيل عمليات الإحالة وتعزيزها- أن تزيد الوعي بشكل مستمر مع الشركاء الخارجيين بشأن معايير الفئة المؤهلة للتقديم لإعادة التوطين وحدودها وأولويات إعادة التوطين الإستراتيجية والحصص المتوفرة لبلدان إعادة التوطين المحددة.
تُقدِّم بعض المنظمات غير الحكومية إحالات مباشرة و/أو طلبات إعادة التوطين إلى بلدان إعادة التوطين. ينبغي أن تتضمن إجراءات التشغيل المُوحَّدة المتعلقة بإعادة التوطين في مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين – في هذه الحالة – آلية تنسيق مع المنظمات غير الحكومية التي تقوم بإحالات مباشرة؛ من أجل مضاعفة تأثير الحماية الجماعية وتجنب الازدواجية وضمان توفر بيانات دقيقة بشأن إعادة التوطين في proGres.
استنادًا إلى حجم المكتب وهيكله والاعتبارات الأخرى المتعلقة بالسياق، متضمنةً القدرة على معالجة الإحالات الخارجية بطريقة فعَّالة، يمكن توجيه إحالات إعادة التوطين (متضمنًا الإحالات الذاتية) إلى:
- القسم الوظيفي ذا الصلة في المكتب (مثل حماية الطفل والعنف المبني على النوع الإجتماعي المبني على النوع الإجتماعي ) لإجراء تقييم أولي، قبل الإحالة إلى وحدة إعادة التوطين، حسبما يقتضي الأمر، أو
- وحدة إعادة التوطين مباشرة. يمكن التحويل مباشرة لقسم إعادة التوطين عندما توفرمراحل تقييم الاحتياجات والمراجعة المبدئية لعملية إعادة التوطين ضمانات كافية للنزاهة لزملاء إعادة التوطين للتعامل مع الإحالات مباشرة؛ حيث يكون ذلك أكثر فعالية. فضلًا عن ذلك، قد يتعامل الزملاء في إعادة التوطين مع أنواع مُحددة من الإحالات بشكل أكثر ملاءمة بشكل مباشر، مثلًا، تلك التي تستند إلى الروابط العائلية ولمّ شمل العائلة.
ينبغي على شركاء حماية الطفل القيام بإحالة حالة للنظر في إعادة التوطين على أساس إجراءات المصلحة الفضلى وذلك وفقًا للمبادئ التوجيهية لإجراء المصلحة الفضلى الخاصة بمفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين. راجع 3.5 الأطفال والمراهقون المعرضون للخطر للحصول على توجيهات بشأن الظروف التي يكون فيها تقييم المصلحة الفضلى (BIA) أو تحديد المصلحة الفضلى (BID) مطلوبًا لإعادة التوطين وعلى من ينبغي إجراؤه. راجع كذلك الفصول المتعلقة ببلد إعادة التوطين للتحقق من متطلبات تحديد المصلحة الفضلى المتعلقة ببلد إعادة التوطين.
الوثائق الداعمة و اللازمة (مثلًا، نموذج التقييم الطبي وإجراءات المصلحة الفضلى) ينبغي أن تُعد، كلما كان ذلك ممكنًا، في وقت الإحالة و/أو قبل تقييم الاحتياجات ومرحلة المراجعة المبدئية، وفقًا لإجراءات التشغيل الموحَّدة. راجع الوثائق المطلوبة أو العمليات أو المراجعات في 4.3 تقييم احتياجات إعادة التوطين والمراجعة الأولية.
آليات التواصل والتعقيبات/التغذية الراجعة الخاصة بالحالات الفردية المُحالة ينبغي تحديدها والاتفاق عليها بين مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين والجهة القائمة بالإحالة، مع توجيه العناية الواجبة لمتطلبات حماية البيانات المتعلقة بمفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين (راجع 2.3 حماية البيانات عند إعادة التوطين). إنَّ نظام توفير طرق للتواصل والحصول على التعقيبات أو التغذية الراجعة الذي تقوم به مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين يعزز المساءلة والشفافية، كما يُعد مهم ، لا سيما عندما تقوم الجهة القائمة بالإحالة بتقديم المشورة للاجئين والتعامل مع طلبات للمعلومات من اللاجئين المعنيين. ينبغي أن تضمن مكاتب مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين تقديم تحديثات عن الحالة في الوقت المناسب إلى الشريك القائم بالإحالة؛ لضمان إبلاغ اللاجئين بالتقدم المحرز في قضيتهم. من شأن هذا كذلك أن يشجع الشركاء على مواصلة إحالة الحالات، مع تحسين ملاءمة الحالات لإعادة التوطين المحالة بمرور الوقت.
ينبغي أن ينشئ كل مكتب آليات إحالة رسمية لغرض استقبال الإحالات الخارجية والتواصل بشأنها، مع مراعاة المعايير التالية:
- ينبغي قيام الموظف المسؤول عن إعادة التوطين بتفويض آلية الإحالة الخاصة بإعادة التوطين.
- ينبغي تقديم أدوارالطرف المُحيل ومفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين ومسؤولياتهم كتابيًا.
- ينبغي أن تُجرى الإحالات باستخدام نموذج إحالة للنظر في إعادة التوطين و يكون مُعتمد لضمان الاتساق في وسيلة الإحالة والمعلومات الواردة في الإحالة.
- ينبغي تعيين جهات تنسيق مُدرَّبة لتلقي الإحالات الخارجية.
- ينبغي أن يضحى الموظفين المسؤولين عن استلام الإحالات مسؤولين عن إنشاء ملف الإحالة في proGres وإعادة توجيه نموذج الإحالة الموافق عليه وأي وثائق أخرى للزميل المكلف بإجراء تقييم الاحتياجات. قد يزوَّد الموظف المسؤول بصلاحيات لرؤية معلومات معينة في proGres لغاية رصد الإحالات.
- على مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين تقديم التحديثات بوضع الحالة والتعقيبات بشكل منهجي إلى الجهة القائمة بالإحالة. من شأن هذا أن يساعد الشركاء على إدارة توقعات اللاجئين، ويؤدي إلى نتائج أفضل من حيث فهم عملية إعادة التوطين التي تقوم بها مفوضية الأمم المتحدة السامية لشؤون اللاجئين ومعايير اختيار الدول، مع تشجيع الشركاء على مواصلة إحالة الأفراد الذين يواجهون مخاطر الحماية لإعادة التوطين.
تحديد الحالة عن طريق الإحالة الذاتية
ينبغي تطوير آليات لتلقي الإحالات الذاتية لإعادة التوطين وتقييمها والاستجابة لها، بما يتوافق مع مبدأ الخضوع للمساءلة أمام الأشخاص المتضررين. ينبغي تصميم الآليات في ظل الحدود المحلية والقدرة على التعامل مع مثل هذه الإحالات بطريقة هادفة. راجع 2.4 التواصل مع المجتمعات بشأن إعادة التوطين للحصول على توجيهات بشأن آليات التعقيبات والاستجابة.
الإحالات الذاتية ينبغي أن تُسجَّل في كيان الإحالات (النوع = خارجي) في proGres، مع توضيح في التعليقات أن الفرد قد قام بالإحالة ذاتيًا. هذا بصرف النظر عما إذا كانت الحالة ستواصل إلى خطوة تقييم الاحتياجات وإنشاء حالة إعادة توطين أم لا.
استنادًا إلى السياق التشغيلي ونظام الإحالة والحالة المحددة:
- قد تُجرى إحالة الإحالة الذاتية إلى القسم ذوالصلة لإجراء تقييم أولي (مثل حماية الطفل) قبل الإحالة إلى زملاء إعادة التوطين، أو مباشرة إلى وحدة إعادة التوطين؛ من أجل تقييم الاحتياجات؛ أو
- قد تُغلق حالة إعادة التوطين ويُرسل رد في الوقت المناسب إلى اللاجئ (اللاجئين) المعني، عبر القناة التي من خلالها تُلقيت الإحالة، مع توضيح سبب عدم إمكانية منحهم الأولويَّة حاليًا لدراسة إعادة التوطين.
استقبال الإحالات ومعالجتها
عند تلقي إحالة لدراسة إمكانية أهليتها لحل إعادة التوطين، تستكمل جهة (جهات) التنسيق ذات الصلة في قسم إعادة التوطين الإجراءات التالية، وفقًا لإجراءات التشغيل المُوحَّدة SOPs:
- إجراء أي استفسارات أو إيضاحات أولية مع الطرف القائم بالإحالة، حسبما يلزم.
- التحقق من تسجيل الفرد (الأفراد) المشار إليه والبحث في بيانات حالة إعادة التوطين الموجودة في proGres.
- توثيق استلام الإحالة في proGres وإنشاء حالة إعادة توطين (ما لم تكن حالة إعادة التوطين موجودة بالفعل، أو جرى النظر في إحالة سابقة مع توصية سلبية موثقة بالفعل في قسم إعادة التوطين).
- إدخال تفاصيل الإحالة في قسم تفاصيل الحالة بنموذج حالة إعادة التوطين، وتعيين أولويَّة المعالجة، وفقًا لإجراءات التشغيل المُوحَّدة SOPs.
- استيفاء تقييم الاحتياجات أو إسناد المهمة لزميل ذو صلة بالموضوع في قسم إعادة التوطين.
تحديد الحالة باستخدام proGres
ينبغي أن تكون البيانات الشخصية المُخزَّنة هناك دقيقة ومُحدَّثة؛ من أجل استخدام proGres كأداة فعَّالة لتحديد الحالة. ينبغي التحقق من تكوين العائلة ونقاط البيانات الرئيسة الأخرى بانتظام ضمن سياق عدم إعادة التوطين، أثناء التسجيل المستمروإدارة الحالات وتوزيع المساعدة و/أو عبر التحديثات من الشركاء الخارجيين. و تؤكد هذه البيانات في تقييم الاحتياجات ومقابلة إعادة التوطين.
يُعد ProGres أداة ملائمة لا سيما لتحديد حالات إعادة التوطين وفقًا لمعايير محددة مسبقًا (مثلًا، تاريخ الوصول وبلد المنشأ)، لا سيما ضمن سياق طلبات إعادة التوطين الجماعية. تسمح أداة proGres بإنشاء قوائم مؤمّنة، استنادًا إلى معايير محددة، والتي تتيح للزملاء في إعادة التوطين الاتصال باللاجئين الموجودين والمؤهلين بديهية لإعادة توطين ضمن برنامج معين من أجل تحديد إن كانوا مهتمين بتلك الفرصة لإعادة التوطين و من ملائمة الحالة للنظر في إعادة التوطين. يُنصح عمومًا بعدم الاعتماد على بيانات الاحتياجات الخاصة في proGres لتحديد الحالة؛ نظرًا لأن هذه البيانات يمكن أن تصبح قديمة بسرعة.
تدعم أداة ProGres كذلك تحديد حالات إعادة التوطين المنتظم في المواقف التي تكون فيها الإحالات الداخلية والخارجية منخفضة. ومع ذلك، من المهم، على المدى البعيد، العمل مع الأقسام الوظيفية والشركاء على تعزيز آليات الإحالة لتعزيز تحديد حالات إعادة التوطين كجزء من الاستجابة للحماية الأوسع نطاقًا.
تكون أداة ProGres مفيدة كذلك كمصدر للمعلومات الإضافية عن الأفراد الذين تم تحويل حالتهم لدراسة إعادة التوطين عبر آليات الإحالة الداخلية أو الخارجية. يمكن أن يؤدي الرجوع إلى البيانات الشخصية في أداة proGres، بهذه الطريقة، إلى تعزيز الإحالة، وكشف المشكلات التي ينبغي توضيحها قبل المتابعة، أو حتى الإشارة إلى أنه ينبغي عدم توجيه أولويَّة إعادة التوطين لأحد اللاجئين. قد يعود هذا، مثلًا، إلى تعدد الزوجات وزواج الأطفال، أو الدعم المستمر للحل التكميلي أو النظر السابق في إمكانية إعادة التوطين.كلما كان ذلك ممكنًا، ينبغي التحقق من بيانات تسجيل الأفراد وأفراد أسرهم وتحديثها باستمرار ضمن سياق عدم إعادة التوطين. يتجنب هذا الإجراء الاحتياطي إثارة التوقعات بشأن إعادة التوطين، مع ضمان أنَّ البيانات الحيوية والخصائص الشخصية والعلاقات الأسرية تتسم بالدقة والاكتمال والموثوقية قبل بدء معالجة إعادة التوطين. تكون بيانات التسجيل غير المكتملة أو غير الدقيقة هي سبب شائع لعدم كفاءة معالجة إعادة التوطين.