Las necesidades de datos en una operación evolucionarán con el tiempo; la programación de protección y asistencia podría ampliarse o cambiar de enfoque, o que se disponga de soluciones duraderas. Es, por ende, esencial que el Funcionario de Registro y Gestión de Identidad consulte a otras unidades funcionales y socios de protección de forma regular con respecto a los requisitos de datos, puesto que los datos recolectados previamente durante el registro inicial podrían ya no ser suficientes o estar adaptados a un cambiante entorno de protección y soluciones o a una metodología revisada de tramitación de casos.

Si bien se requiere la recolección de un conjunto mínimo de datos fundamentales, el Funcionario de Registro y Gestión de Identidad podría guiarse por las siguientes preguntas al considerar elementos de datos adicionales:

• ¿Cuáles datos individuales son necesarios para aplicar de forma efectiva la estrategia de protección y soluciones establecida?
  • Consulte ampliamente¹³ para garantizar una visibilidad clara de los programas de protección y asistencia existentes y previstos; y los requisitos de datos correspondientes. ¿Qué necesidades de datos hay? ¿Cuáles son los actuales vacíos en los datos?
• ¿Cuáles son las necesidades de datos de las partes interesadas, incluyendo el gobierno de acogida, las agencias hermanas y otros socios?
  • Con el fin de minimizar la duplicación de recolección de datos, es indispensable contar con un conjunto de datos de común acuerdo.
• ¿Cuál es el fin de los elementos de datos adicionales?
  • Procure que exista un fin legítimo, justo y especificado para la recolección de datos.
  • Cerciórese de que la recolección de datos es necesaria y proporcional al fin para el cual se recolectarán los datos.
  • En un contexto de tramitación de REG-RSD fusionados, pueden incorporarse campos de datos relevantes para la determinación de la condición de refugiado (RSD, por sus siglas en inglés) a cualquier conjunto de datos individual que se aplique, a fin de determinar la condición de refugiado.
• ¿Hay tiempo y capacidad para recolectar datos adicionales en la entrevista de registro?
  • Considere con atención la capacidad de procesamiento al identificar las necesidades de datos. Cuando sea necesario, considere de qué manera otros actores pueden apoyar la recolección de datos, o si sería preferible otras formas de recolección de datos como, por ejemplo, las encuestas.

13 Incluyendo objetivos específicos de país indicados en FOCUS

El Funcionario de Registro y Gestión de Identidad debería considerar cuál de los conjuntos de datos que se muestran a continuación es más conveniente para el contexto operativo, y determinar si deberían incorporarse elementos de datos adicionales al conjunto de datos seleccionado.

El registro previo de grupos u hogares¹⁴ es la recolección de datos fundamentales a nivel de grupo. Un grupo de registro (en inglés) es uno o más individuos que se registran juntos. El registro previo de grupos no es aceptado como registro formal, el cual debe realizarse a nivel de individuo. Se estima que una entrevista de registro previo de grupo con una familia de cinco miembros toma aproximadamente 3 minutos. Para obtener guía sobre registro previo de grupos en contextos que no son de emergencia, ver aquí (en inglés). Para contextos de emergencia, ver aquí (en inglés).

14 En la edición de 2003 del Manual sobre Registro a esto se le llama «Registro de Nivel 1».

El Registro de Emergencia Individual es la recolección de siete elementos de datos fundamentales para cada individuo dentro de un grupo. El REI corresponde a los datos mínimos recomendados que se deben recolectar en el registro durante una afluencia grande de personas refugiadas, con el fin de facilitar la protección y programación en una emergencia. El REI generalmente no debería realizarse en situaciones que no son de emergencia, aunque podrían existir razones excepcionales para llevarlo a cabo de forma temporal. Se estima que una entrevista de REI con una familia de cinco miembros toma aproximadamente 15 minutos. La recolección de biometría (solo iris) para una familia de cinco miembros toma 4 minutos adicionales, mientras que la recolección de ambos iris y de huellas dactilares toma 10 minutos adicionales.

El Registro Básico Individual¹⁶ es la recolección de datos biográficos básicos relativos a cada individuo dentro de un grupo. El RBI se puede utilizar en situaciones donde no es posible completar inicialmente el registro individual integral debido a que la capacidad es insuficiente o porque no se realiza una gestión de casos en la operación. Se estima que una entrevista de RBI con una familia de cinco miembros toma aproximadamente 25 minutos. La recolección de biometrías (solo iris) para una familia de cinco miembros toma 4 minutos adicionales, mientras que la recolección de ambos iris y de huellas dactilares toma 10 minutos adicionales.

15 p. ej. jefe o jefa de hogar

16 En la edición de 2003 del Manual sobre Registro a esto se le llama «Registro de Nivel 2».

El Registro Integral Individual¹⁷ es la recolección del conjunto completo de datos biográficos sobre cada individuo dentro de un grupo. El RII es el conjunto de datos de preferencia para el registro, incluso en contextos prima facie. El RII facilita la gestión de casos incluyendo tramitación de RSD, reasentamiento y otras actividades de búsqueda de soluciones. Se estima que una entrevista de RII con una familia de cinco miembros toma aproximadamente 50 minutos. La recolección de biometrías (solo iris) para una familia de cinco miembros toma 4 minutos adicionales, mientras que la recolección de ambos iris y de huellas dactilares toma 10 minutos adicionales.

17 En la edición de 2003 del Manual sobre Registro a esto se le llama «Registro de Nivel 3».

El RRI se refiere a la recolección por parte del personal de registro de ciertos elementos de datos además de los elementos de datos de registro integral individual. No se trata de hacer la mayor cantidad de preguntas sino de enriquecer el conjunto de datos para satisfacer necesidades particulares de datos.  Tales datos de registro pueden tener varios fines distintos en el contexto de un enfoque de gestión de casos multifuncional, mediante el cual se podría dirigir a los individuos a una diversa gama de intervenciones de protección o programación en un proceso sistematizado. El registro reforzado individual podría incluir datos adicionales que son relevantes para la determinación de asistencia, una intervención de protección específica, registro de nacimiento, tramitación de RSD, ¹⁸ reasentamiento, repatriación o integración local. Se estima que una entrevista de RRI con una familia de cinco miembros toma aproximadamente entre 60 y 90 minutos dependiendo del volumen de los datos adicionales que se recolectarán.

18 El RRI en sí mismo no conlleva el reconocimiento de la condición de refugiado, a menos que se realice en el contexto de una metodología de tramitación o de registro y RSD fusionados.

Una necesidad específica es un atributo o una situación que requiere especial atención, intervención o seguimiento. El ACNUR ha desarrollado 71 CNE, organizados en categorías. De los 71 CNE, solo es posible identificar 11¹⁹ habiendo recibido capacitación mínima. Al definir el conjunto de datos en ciertos contextos de registro inicial, el Funcionario de Registro y Gestión de Identidad, en consulta con colegas de protección, podría decidir seleccionar una lista más pequeña de CNE para aumentar la eficiencia en el registro.

No se espera que el personal de registro identifique necesidades específicas que normalmente requieren conocimiento especializado y habilidades para entrevistar. Ver el módulo 5 para obtener más guía sobre identificación, registro y actualización de CNE durante el registro, así como mecanismos de derivación.

19 LCR-CO (madre/padre menor de edad), CR-CS (cónyuge menor de edad); CR-TP (embarazo adolescente); SC-CH (hogar con jefa/jefe menor de edad); ER- NF (personas adultas mayores); ER-MC (personas adultas mayores  con hijas/hijos); SP-PT (madre/padre HR soltero); SP-GP (abuela/abuelo HR soltero); DS-BD (discapacidad visual); DS-DF (discapacidad auditiva); DS-PM (discapacidad física – moderada).

Las actividades de registro presentan una oportunidad única para aprender sobre la población e involucrarse con todos los individuos de una comunidad. Otros colegas, socios o incluso investigadores podrían querer utilizar el registro como punto de entrada para realizar encuestas y cuestionarios, ejercicios de vacunación, identificación de malnutrición y otra actividad. Los Funcionarios de Registro y Gestión de Identidad deberían considerar la necesidad y proporcionalidad de las actividades de recolección de datos propuestas, en cuanto a si parecen ser viables bajo las circunstancias, o si aumentarían infundadamente los tiempos de tramitación o tendrían un impacto sobre los recursos de registro. Un punto clave a considerar será la medida en que la actividad adicional propuesta beneficia a la población de interés.