El propósito de la asesoría previa a la entrevista es establecer una relación con las personas, hacer que se sientan bien, proporcionarles la información necesaria y fomentar su confianza y su plena participación en el proceso de registro. El entrevistador no debe tener ninguna relación previa con el individuo, y debe estar capacitado y calificado sobre el mandato del ACNUR, el principio de imparcialidad y el deber de confidencialidad. Los intérpretes refugiados sólo deben utilizarse como último recurso, y las personas solicitantes de asilo no deben ser contratadas como intérpretes.

El entrevistador debe comenzar la entrevista:

En situaciones en las que no se puede llevar a cabo un asesoramiento individual integral (por ejemplo, registro masivo, emergencias), se puede realizar una asesoría grupal para explicar el propósito y el proceso del registro. Sin embargo, las asesorías sobre consentimiento y otros asuntos que afectan los derechos y obligaciones individuales siempre deben ser conducidas individualmente.

La asesoría previa a la entrevista debe cubrir las siguientes áreas:

4 Si procede, recuerde que si bien el registro es un requisito previo para el reconocimiento de la condición de refugiado y la asistencia para obtener una solución duradera, no conduce necesariamente a ninguno de estos resultados.

• Explique el proceso de registro y el propósito por el cual el ACNUR está recopilando la información.  Explique que se le hará una serie de preguntas similares a cada persona del Grupo de Registro y que, si son entrevistados juntos, los individuos deben abstenerse de responder en nombre de otros, incluyendo a las niñas y niños, a menos que se les pida hacerlo;
• Informe a las personas que los datos biográficos básicos pueden ser compartidos con el gobierno de acogida. Explique lo que constituye ‘datos biográficos básicos’ en este sentido;
• Describa el proceso de captación de datos biométricos y los fines por los que se recopilan los datos biométricos en las operaciones;
• Explique qué documentación se emitirá al final del registro, su fecha de vencimiento y la necesidad -y los procedimientos vigentes- de renovarla;
• Explique cómo las personas pueden actualizar, modificar, cambiar y acceder a sus datos personales registrados en el ACNUR;
• Recuerde a las personas que el registro y todos los demás servicios y asistencia ofrecidos por parte del ACNUR y sus socios son gratuitos.

• Se debe recordar a las personas que la participación en el registro es voluntaria;
• Se debe informar a las personas sobre su obligación de cooperar y dar respuestas veraces y completas a las preguntas formuladas;
• Las personas tienen derecho a solicitar un entrevistador (e intérprete) de un sexo en particular;
• Las personas tienen derecho a ser entrevistadas en un idioma que entiendan;
• Las personas tienen derecho a solicitar una entrevista por separado de otros miembros de su familia o del Grupo de Registro ⁵;
• Las personas tienen el derecho a la confidencialidad en los procedimientos del ACNUR. Se deben explicar todos los límites del derecho a la confidencialidad, incluido los mecanismos para compartir los datos.
• Las personas tienen el derecho de negarse a la recopilación de sus datos biométricos por motivos legítimos relacionados con su situación personal específica. Esto no altera su derecho a la protección internacional y la persona permanece siendo de interés para el ACNUR. En estos casos, se puede registrar a las personas e identificar los métodos alternativos para garantizar que puedan acceder a los derechos, asistencia y soluciones.
• Las personas tienen el derecho a proporcionar o denegar el consentimiento para que el ACNUR comparta sus datos personales con los socios implementadores u operativos, y se les debe informar sobre cualquier implicación de negar el consentimiento en el contexto operativo específico. Consulte el Consentimiento General (Compartir Información) en el SOP de la línea de base de registro de progres v4 para obtener orientación sobre el consentimiento.

5 En casos en los que el gobierno anfitrión lidera los procedimientos de registro, el requisito de compartir datos personales, incluyendo datos biométricos (y el derecho de objeción relacionado), puede estar determinado de acuerdo con la política gubernamental, no con la política del ACNUR.

• El entrevistador (y el intérprete) están sujetos a un código de conducta y a un deber de confidencialidad. Ninguna información personal compartida por la personas entrevistadas durante la entrevista podrá ser comunicada o compartida sin el consentimiento de la persona interesada;
• El entrevistador (y el intérprete) deben hacer preguntas de una manera respetuosa y no amenazante, ser sensibles a las necesidades específicas y hablar de una manera clara y comprensible para la persona entrevistada, incluyendo, por ejemplo, a las niñas y niños, a las personas que puedan estar traumatizadas o a las personas con discapacidad intelectual;
• El entrevistador debe proponer entrevistas separadas para los miembros de la familia si es apropiado bajo las circunstancias (el entrevistador cree que puede haber asuntos de protección o de otro tipo para discutir que requieran confidencialidad). Cuando exista la posibilidad de que las entrevistas separadas puedan crear riesgos adicionales de protección para el individuo en cuestión, el entrevistador debe consultar a sus colegas de protección sobre cómo proceder.

• El entrevistador debe explicar todas las actividades de procesamiento de datos previstas que se llevarán a cabo, en particular qué elementos de datos se compartirían con el gobierno anfitrión, los socios implementadores u otros terceros. El entrevistador también debe explicar que:
  • El gobierno de acogida tiene un interés legítimo en saber quién está en su territorio, y que los datos biológicos básicos registrados en el programa pueden ser compartidos rutinariamente por el ACNUR con los socios gubernamentales (según corresponda, dependiendo de la operación);
  • El ACNUR nunca compartirá datos personales con las autoridades del país de origen sin el consentimiento de las personas interesadas;
  • Se invita a las personas a que den su consentimiento⁶ para que el ACNUR comparta datos personales básicos con sus socios y otras organizaciones humanitarias, incluidos otros organismos de las Naciones Unidas, organizaciones no gubernamentales y proveedores de servicios comerciales (según proceda), con el fin de facilitar el acceso a protección, asistencia y servicios.
• Factores como la edad, el nivel educativo, la salud mental o la discapacidad pueden afectar la capacidad de un individuo para comprender las implicaciones del procesamiento de datos. El personal del ACNUR debería adaptar su asesoría para garantizar que todas las personas de su entorno puedan comprender y ejercer sus derechos en la mayor medida posible. Consulte el párrafo 3.8. De la Política sobre la Protección de Datos Personales de las Personas de Interés del ACNURpara obtener más orientación sobre cómo solicitar el consentimiento de las personas con enfermedades mentales y discapacidades intelectuales.
• En el caso de niñas y niños, se debe obtener consentimiento, en la mayoría de los casos, por parte de la madre o el padre que acompaña a la niña o niño, o bien, de algún miembro de la familia con responsabilidad parental, o un cuidador legal o de costumbre. Consulte el párrafo 3.7. de la Política sobre la Protección de Datos Personales de las Personas de Interés del ACNUR para obtener más orientación sobre la obtención de asentimiento/consentimiento en el caso de niñas y niños.

Es importante no apresurarse en la introducción, a pesar de que el personal puede hacerlo muchas veces en un día. Las personas deben tener la oportunidad de hacer preguntas y expresar sus preocupaciones antes de pasar a la fase de recopilación de datos de la entrevista de registro.

6 El consentimiento debe ser informado y otorgado libremente. Informado significa que el individuo recibe información y es capaz de comprender las circunstancias, el propósito, los riesgos y los beneficios de compartir información personal. La información debe abarcar todas las actividades de procesamiento de datos previstas que se llevarán a cabo, en particular los datos que se compartirán con el gobierno de acogida, los socios implementadores u otras terceras partes. Otorgado libremente significa que el individuo tiene una opción genuina y puede negarse o retirarse sin consecuencias adversas. Ver el párrafo 3.2. de las Directrices Operacionales sobre la Protección de Datos (en inglés) para una discusión sobre el consentimiento como base legítima para el procesamiento de datos.

Un Grupo de Registro se refiere a una familia (nuclear o extendida) que vive junta y se identifica como una familia y para quien se presume una relación de dependencia social, emocional o económica. Un individuo siempre debe pertenecer a un Grupo de Registro.

Cada Grupo de Registro debe asignar a un individuo como su punto focal. Él o ella no tiene ninguna tarea o responsabilidad en la toma de decisiones para el grupo, ni tampoco ningún derecho o beneficios diferentes. Más bien, el punto focal simplemente da estructura al Grupo de Registro, proporcionando un apoyo desde el cual se pueden definir todas las demás relaciones sociales y biológicas en el grupo.

El entrevistador debe comprender claramente las relaciones entre los miembros del Grupo de Registro antes de registrarlos en proGres. Esto puede ser sencillo en muchos casos, sin embargo, es importante tener en cuenta que ciertas comunidades y culturas pueden tener nociones de cómo se constituyen y reconstituyen las familias, y cómo se refiere a la relación entre ciertos miembros de la familia (por ejemplo, «hermanos» pueden ser de hecho primos biológicos, «padre» puede ser de hecho un suegro, etc.). Dependiendo del contexto social y cultural de las personas en cuestión, puede ser necesario formular preguntas de una manera particular para asegurar que se proporcionen datos precisos sobre las relaciones.

A continuación, se presenta una representación gráfica de las relaciones familiares tal como se encuentran en proGres. En el centro (verde) está el Punto Focal, y sus familiares también se presentan en verde para mostrar la relación familiar. El cónyuge del Punto Focal está en azul, y sus parientes que tienen una conexión (a través del matrimonio) con el Punto Focal se presentan en azul. Las relaciones de segundo grado y otras relaciones relevantes consanguíneas o no consanguíneas se presentan en blanco. Las hijas e hijos del Punto Focal y su actual cónyuge están representados en rosado y las nietas y nietos en gris.

Es particularmente importante comprender claramente cómo se relacionan las niñas y niños con las personas adultas en el Grupo de Registro. Hay varios valores de relación consanguínea y no consanguínea para elegir en proGres, reflejando una variedad de relaciones con las madres y padres y otras personas cuidadoras. Dado que el registro puede ser la única oportunidad de identificar los riesgos relacionados con la protección de las niñas y niños, los SOP deben proporcionar instrucciones exhaustivas sobre cómo se puede aplicar cualquiera de los 17 códigos de necesidades pertinentes para las niñas y niños a la luz de determinadas relaciones entre niñas y niños y personas adultas registradas. Dependiendo del contexto social y cultural, las relaciones con las niñas y niños deben ser investigadas con la debida sensibilidad y discreción. Los colegas de protección de la infancia pueden ayudar a formular preguntas para asegurar que se compartan datos precisos sobre las relaciones, y aconsejar qué relaciones o situaciones merecen una referencia para una evaluación posterior.

Puede ocurrir que los miembros de un Grupo de Registro intenten sustituir a un familiar ausente por una persona o una niña o niño no emparentado, con el fin de garantizar que el miembro de la familia sea incluido y contabilizado más tarde. Es importante aconsejar a las personas en contra de esta práctica, explicando que las personas no pueden ser sustituidas y que pueden simplemente dirigirse al ACNUR en una fecha posterior para ser debidamente registradas con sus familiares.

En el caso de la poligamia, el marido debe ser registrado por él mismo, y cada cónyuge debe ser el Punto Focal de un Grupo de Registro compuesto por ella y sus hijas e hijos. Esto es particularmente importante en un contexto de asistencia, ya que la asistencia se proporciona según el Grupo de Registro. Por lo tanto, todos los Grupos de Registro quedan interconectados.

La definición operativa del ACNUR para el término identidad es el «conjunto único de rasgos y características y rasgos que individualizan a una persona, incluyendo el nombre y otros datos biográficos«. En el contexto del registro, hay dos aspectos clave de la identidad de una persona:

• El elemento de singularidad: el hecho de que un individuo se distingue de todos los demás por su conjunto único de rasgos y características; y
• El elemento de continuidad: debe haber continuidad de la información de identidad a lo largo de la vida de una persona. Dado que la mayoría de los elementos constitutivos de la identidad de una persona pueden cambiar legítimamente con el tiempo (por ejemplo, nombre, estado civil, nacionalidad), es importante que el ACNUR reconozca esos cambios y responda a ellos, lo que incluye la actualización de los registros proGres y la expedición de la documentación actualizada que se requiera. Al mismo tiempo, a pesar de estos cambios, se debe garantizar la continuidad de la identificación única de la persona en cuestión a través de la identificación biométrica y del registro continuo.

Dependiendo del contexto, las personas pueden presentar documentación formal que demuestre su identidad, por ejemplo, un pasaporte, un documento nacional de identidad o un certificado de nacimiento expedido por el país de origen. En tal caso, adicionalmente podrá prestarse atención a documentos en lo que se refiere a las relaciones entre los miembros de la familia, lugar de origen, servicio militar, nacionalidad y condición de entrada, según proceda.

En ausencia de documentación formal de identidad, se debe revisar cualquier otro documento personal disponible. La documentación pertinente a este respecto puede incluir un extracto del registro civil de la persona o de la familia, un folleto familiar, una notificación de nacimiento, documentos de viaje, de identidad o de derechos expedidos en el país de asilo y otros documentos que acrediten la existencia de relaciones de dependencia. Además, otros documentos que demuestran una presencia activa en una comunidad, incluida una comunidad digital, pueden ser pertinentes en el contexto de la creación de pruebas de identidad a lo largo del tiempo mediante actividades de registro continuo. Esto podría incluir tarjetas de membresía, publicaciones escritas o en línea, informes escolares, contratos de trabajo, documentos que atestigüen la participación en actividades culturales, sociales, deportivas o religiosas, cuentas de redes sociales, blogs y otras actividades grabadas. En los casos en que se creen archivos físicos en la operación, el personal de registro deberá sacar copias de toda la documentación formal e informal presentada.

El personal de registro debe esforzarse de manera razonable para determinar la identidad antes de crear un registro en proGres. El umbral para hacerlo deberá ser específico del contexto. Por ejemplo, para algunos países, el proceso de evaluación de los documentos de identidad puede ser un ejercicio relativamente sencillo, ya sea debido a la alta prevalencia de personas documentadas y, por lo tanto, a la mayor familiaridad con esos documentos por parte del personal de registro, o porque la documentación conexa contiene elementos de seguridad que facilitan una rápida identificación de la autenticidad. En otros contextos, la gran mayoría de las personas refugiadas y solicitantes de asilo pueden no presentar ningún tipo de documentación⁷ o pueden presentar documentación con información biográfica registrada incorrectamente.  A fin de promover una mayor consistencia y en vista de la amplia gama de contextos operativos a este respecto, se recomienda el siguiente enfoque:

7 La documentación que prueba la identidad puede perderse o destruirse durante el desplazamiento, o puede que nunca haya sido emitida por las autoridades del Estado en el país de origen. Esto último puede deberse a (1) razones relacionadas con la persecución que experimenta esa persona o las circunstancias de la huida, (2) omisión por parte de la persona, (3) falta de capacidad del Estado para emitir documentación de identidad a ciudadanos que residen en zonas remotas, o (4) porque la persona es apátrida, por ejemplo.

Se debe seguir el siguiente procedimiento al solicitar documentación individual:

• Revisar y fotocopiar/escanear todos los documentos presentados. Devolver los documentos originales;
• Verificar que la persona coincida con las fotografías de los documentos presentados y que los nombres y otros datos biológicos básicos coincidan (consulte el punto (a) anterior si no es el caso);
• Registrar en proGres la información necesaria sobre cada documento (tipo, número de serie, fecha de emisión), y si se presentaron copias u originales.

La entrevista de registro constituye, en muchos casos, una oportunidad única para obtener los datos biográficos y las necesidades específicas necesarias para informar las intervenciones de protección y la elegibilidad para asistencia y gestión de casos. La información de identidad ingresada durante el registro debe ser precisa y completa. A menudo, esto significará simplemente ingresar en progres la información tal y como la presenta el individuo. Sin embargo, algunas entrevistas de registro pueden ser más complejas cuando, por ejemplo, las declaraciones son inconsistentes entre los miembros de la familia, van en contra de la información proporcionada en la documentación de apoyo o no pueden considerarse objetivamente correctas. Los SOP deberían definir cuáles inconsistencias (en inglés) justifican una referencia a otro funcionario para mayor examinación.

Mientras que algunos campos de datos en proGres son obligatorios para poder guardar un Registro, el conjunto de datos (en inglés) que se recopilará en el registro debe determinarse a nivel de país, basándose en los requisitos de datos en el contexto operativo. Todos los datos que deben completarse deben figurar en una tabla de ingreso de datos incluida o anexada a los SOP. La tabla de ingreso de datos debe contener, en el mismo orden que los formularios de registro en proGres:

Cualquier información existente que se haya recolectado previamente (por ejemplo, a través del registro previo de grupo) debe ser verificada y utilizada en el Formulario de Registro. Cuando se utiliza RApp, el sistema recupera automáticamente los datos de Recepción para rellenar previamente los campos de datos.

• Durante la etapa de ‘identificación previa’ al momento de la captación de datos biométricos se identificará si una persona ha sido registrada previamente;
• El personal de registro debe asegurar que los datos biográficos registrados corresponden⁹ a la documentación oficial, y hacer los ajustes necesarios (ortografía, otros errores) bajo el nombre de uso común, eventos de protección u otro lugar apropiado.
• En ausencia de documentación oficial, el personal de registro debe registrar los datos tal y como han sido declarados por la persona, utilizando una ortografía estandarizada siempre que sea posible.
• En el caso inusual de que varios de los elementos de los datos personales declarados no correspondan a la documentación oficial (por ejemplo, nombre, sexo y fecha de nacimiento o lugar de origen), el personal de registro deberá referir a la persona a los colegas de protección para su posterior evaluación. Esto puede requerir un enfoque específico en algunos casos LGBTI, o puede ser un asunto de integridad.
• Las personas combatientes o miembros de la población de acogida identificados durante el curso de la entrevista de registro deben separarse del proceso de acuerdo con los procedimientos establecidos en los SOP⁹.
• Consulte los “consejos para entrevistar” (en inglés).

9 Una excepción a esta regla puede ser cuando una persona (por ejemplo, transgénero) expresa el deseo de ser registrada y de que se le expidan documentos de acuerdo con el sexo con el que se identifica (no con el que nació), y negarlo tendría graves riesgos psicológicos negativos y/o riesgos relacionados con la protección. Dichos casos deben elevarse a un Supervisor, así como ser referidos a asesoría de protección sobre los riesgos asociados.

9 Que puede incluir el escalamiento a un supervisor o la referencia a colegas de protección, así como la asesoría pertinente para el individuo.

La identificación de las necesidades específicas es una parte esencial de la entrevista de registro. Las personas con necesidades específicas deben ser priorizadas para la entrevista de registro a través de un mecanismo de referencia establecido, y referidas, de acuerdo con los SOP, para seguimiento o intervención después de completar el registro.”

Los Códigos de Necesidades Específicas (CNE) son un conjunto de códigos que hacen referencia a una lista estandarizada de características, circunstancias o riesgos particulares que pueden provocar exigencias de protección en un individuo determinado. Los CNE deberían ser el único mecanismo para registrar las necesidades de las personas en los programas. Los códigos de necesidades específicas están divididos en categorías y subcategorías. Las subcategorías se actualizan automáticamente cuando se selecciona una categoría. Se pueden utilizar varios códigos de necesidades específicas para una misma persona.

El Funcionario de Registro y Gestión de Identidad, en consulta con el personal de protección, puede definir los códigos de necesidades específicas para ser utilizados en una operación en particular en el registro inicial y en el registro continuo y debe garantizar la formación necesaria del personal de registro en cuanto a cómo identificar y registrar debidamente dichas necesidades. Además, cada operación debe definir el nivel de acceso a las entidades de necesidades específicas en función de las áreas de intervención y las responsabilidades de los usuarios involucrados en las actividades de gestión de casos.

Las necesidades específicas claramente identificadas al momento del registro deben registrarse como «válidas», a menos que una operación cuente con los recursos suficientes para que el personal de protección lleve a cabo una validación sistemática de todas las necesidades específicas.  Las necesidades específicas deben registrarse como «pendientes de revisión» cuando (a) exista incertidumbre sobre su aplicabilidad, carácter o gravedad, (b) la necesidad sea observada pero no expresada por el individuo, (c) se relacionen con aquellas categorías de CNE que siempre requieren la evaluación por parte de expertos en la materia de acuerdo con los SOP. Los casos de necesidades específicas pendientes de revisión deben ser referidos para su posterior evaluación por parte de los colegas de protección, que posteriormente deberán verificar y confirmar el CNE como «válido», si procede. Esto permite señalar las necesidades específicas que se notifican o se advierten y sobre las cuales el personal de registro no tiene el tiempo o la experiencia necesarios para realizar una evaluación. No obstante, es esencial que éstas sean señaladas al momento del registro ya que la información se podría perder y no llegar al personal o socio adecuado para su seguimiento e intervención.

Las necesidades específicas pueden evolucionar con el tiempo, y los códigos correspondientes deben ser actualizados en proGres de manera oportuna por el personal que identifique el cambio, o por otro personal según lo dispuesto en los SOP.

En el caso de las personas refugiadas LGBTI, no se requiere un código de necesidad específica a menos que una persona se enfrente a riesgos de protección en el país de asilo debido a su orientación sexual o identidad de género, en cuyo caso el CNE ‘en riesgo debido a su perfil’ (LP-MS) puede ser relevante.

Las mujeres, los hombres, las niñas y los niños con discapacidad tienen diversas necesidades y capacidades, que deben entenderse para informar la programación de citas. Preguntar simplemente si alguien tiene una discapacidad, con opción de respuesta sí/no, o identificar a las personas con discapacidad en función de señales visuales, no es suficiente. Además, los procesos de identificación que siguen un enfoque médico, mediante el cual las personas son «diagnosticadas» y clasificadas según su discapacidad, no brindan información sobre la experiencia vivida y las necesidades de apoyo. Por lo tanto, es importante fortalecer los procesos de recopilación de datos para producir datos significativos y comparables para fines de planificación, implementación y monitoreo.¹¹ Como tal, se alienta al personal de registro a consultar el conjunto breve de Preguntas sobre Discapacidad del Grupo de Washington (WG) para identificar necesidades específicas relacionadas con discapacidad dentro de la población. Las preguntas del WG se alejan del enfoque médico de la discapacidad y se centran en determinar en qué medida las personas requieren apoyo y asistencia para tener acceso equitativo a los servicios, oportunidades y derechos a la luz de las barreras sociales, ambientales, de comunicación u otras barreras que enfrentan.

Las opciones de respuesta para esta pregunta deben ser de opción múltiple:

11 Need to Know Guidance sobre el Trabajo con Personas con Discapacidad

Las respuestas (C) y (D) deben ser consideradas como una discapacidad y se debe tomar la siguiente acción:

Durante el registro continuo, se recomienda que las Oficinas hagan referencia a las seis preguntas de la serie corta del Grupo de Washington (en inglés), que en general corresponden a las subcategorías existentes de discapacidad de las necesidades específicas que se encuentran en proGres.

Antes de cerrar la entrevista, el entrevistador debe leer la información registrada de nuevo a la persona interesada para confirmar que la información es correcta. Disponga de suficiente tiempo para la corrección de errores ortográficos o la revisión de respuestas incompletas. Si se mantienen copias impresas de los formularios de registro, la persona debe firmar con su firma o huella digital, y las madres, padres (o tutores) deben firmar en nombre de sus hijas e hijos menores de edad.

Durante la asesoría previa a la entrevista se informa a las personas sobre el propósito para el que el ACNUR está recolectando información y que sus datos biográficos básicos pueden ser compartidos con el gobierno de acogida. Debería darse a las personas otra oportunidad de formular preguntas, en particular cuando los datos de registro puedan ser controlados conjuntamente por las autoridades del país de acogida, incluidos los datos biométricos (por ejemplo, en procedimientos conjuntos del Gobierno y el ACNUR). Si es pertinente en la operación, también se pregunta a las personas si dan su consentimiento para compartir sus datos biológicos y se evalúan las vulnerabilidades con terceras partes con el fin de proporcionarles acceso a protección, asistencia y servicios. Los datos de consentimiento se ingresan en la entidad Consentimiento General (divulgación de información) en proGres.

El entrevistador debe asesorar a la persona sobre los siguientes pasos del proceso de registro, incluida la captación de datos biométricos, así como el documento o documentos que deben proporcionarse al final del proceso y los derechos asociados o el acceso a los servicios. Es importante que se asesore a las personas sobre el sistema de registro continuo: la fecha de caducidad de los documentos emitidos, los procedimientos para la renovación de documentos, la necesidad de registrar los nuevos nacimientos y la necesidad de alertar al ACNUR sobre otros cambios en la composición de la familia. El personal de registro también debe informar a las personas sobre los procedimientos para actualizar la información de contacto (dirección de la casa, dirección de correo electrónico y número de teléfono).

La toma de datos biométricos y las fotografías vinculan un individuo físico a un registro.

Todas las personas de interés, incluidos las niñas y los niños son fotografiados individualmente en el registro. Si procede, el ACNUR también recopila datos biométricos como huellas dactilares y/o imágenes del iris, como parte de las actividades iniciales y continuas de registro. Los datos biométricos son la metodología preferida para verificar la identidad de una persona, incluso en la prestación de asistencia, así como en el contexto de gestión de casos de protección y soluciones duraderas. La captación biométrica también se utiliza con el fin de mantener la unidad familiar, prevenir e identificar la trata y el fraude (por ejemplo, la sustitución de identidad, composición familiar fraudulenta, registro múltiple) y garantizar la integridad del programa. Se deberían en los contextos de registro por mandato hacer esfuerzos razonables para informar al gobierno de acogida de que el ACNUR recopilará datos biométricos para las personas refugiadas y solicitantes de asilo.

Es importante señalar que la verificación de los datos biométricos simplemente confirma la identidad alegada de una persona y no debería, por sí sola, ser utilizada para excluir a las personas de la prestación de protección, asistencia y soluciones duraderas. Es responsabilidad del ACNUR garantizar que se establezcan procedimientos de litigio para determinar las inconsistencias, cuando los datos biométricos indican que una persona puede no ser quien dice ser.

Las operaciones deberían cotejar los datos biométricos de las personas recién llegadas con los registros existentes del ACNUR, para ver si a la persona ya le captaron sus datos biométricos, ya sea en la operación o en otro lugar. Esto garantiza que el mismo número de identificación biométrica único permanezca con la persona en todas las operaciones del ACNUR. Cuando el registro de un individuo ha sido guardado en proGres, la captación de datos biométricos en BIMS puede iniciarse desde el registro proGres. Este paso se lleva a cabo por el personal de registro,  y se deben proporcionar instrucciones claras para ayudar al personal a completar todos los elementos de esta etapa, que pueden variar ligeramente entre las operaciones, dependiendo de la metodología de procesamiento en vigencia. Los SOP deben guiar al personal en:

IrisGuard es una herramienta biométrica utilizada en cinco países de la región de Oriente Medio. Recoge dos escaneos de iris y una foto facial de cada individuo, y se integra con proGres.

Los datos biométricos de las personas adultas, una vez registrados, no necesitan ser actualizados a menos que se vuelva difícil su coincidencia, estén marcados, dañados o cambiados de alguna otra manera con las imágenes que fueron grabadas originalmente. Si fuera difícil identificar a una persona porque su registro biométrico no es de calidad óptima, considere la posibilidad de actualizar sus datos biométricos después de confirmar su identidad. Se recomienda actualizar los registros biométricos de las niñas y niños (de 5 a 17 años) cada dos o tres años si es posible y factible, para tener en cuenta el crecimiento. Los registros biométricos de las niñas y niños que fueron capturados hace más de tres años siguen siendo válidos para su comparación, aunque pueden ser menos efectivos.

El personal debe esforzarse por capturar todos los datos biométricos disponibles. Ocasionalmente, sin embargo, las huellas dactilares o irises pueden ser difíciles o imposibles de capturar. Los datos biométricos de una persona pueden, en general, registrarse en 90 segundos; el personal no debe pasar más de cinco minutos con un individuo antes de marcar ‘incapaz de capturar’ en BIMS e identificar la razón.

Los SOP deben describir las actividades relacionadas con BIMS e IrisGuard que son relevantes para el registro continuo, incluyendo cómo y cuándo actualizar los registros biométricos de niñas, niños y jóvenes, así como los procedimientos ad hoc para la referencia y el registro biométrico de las personas ya registradas que se dirigen a la Oficina por razones de DCR, reasentamiento u otras razones y que aún no están inscritas biométricamente, y el uso de la biometría para confirmar una identidad individual a lo largo del tiempo (verificación).

Todas las personas de interés incluidos las niñas y los niños, deben ser fotografiadas de forma individual durante el registro. Las fotografías pueden tomarse con o sin datos biométricos, en la etapa de entrevista, o en un paso posterior del flujo de proceso. Si se utiliza BIMS en la operación, se recomienda tomar fotografías directamente en BIMS. En todos los casos, debe haber una iluminación adecuada para tomar fotos de buena calidad, en privado si es posible, con suficiente espacio para que no aparezcan otras personas u objetos en el marco de la foto. Se recomienda que dos luces laterales se crucen en ángulo para eliminar las sombras y resaltar los detalles faciales. La iluminación por encima de la cabeza mejora la calidad de las fotos (por ejemplo, de dos a cuatro tubos fluorescentes).

Se anima al personal a consultar las especificaciones mundiales¹⁴ para fotos de pasaporte que ayuden a guiar la toma de fotos de buena calidad en el momento del registro. Las consideraciones más relevantes son:

14 De la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI)  Para ver fotos bien y mal tomadas de acuerdo con las normas de la OACI (en inglés)