Audit interne

EC/47/SC/CRP.10

Description : 6ème réunion

AUDIT INTERNE

I. CONTEXTE GENERAL

1. On rappellera que le projet Delphi avait initialement recommandé que le Service d'inspection et d'évaluation existant du HCR ainsi que la section du HCR traitant de la vérification intérieure des comptes, actuellement placée au sein de la Division de l'audit et des conseils de gestion des services de contrôle interne de l'Office des Nations Unies (OIOS), soit regroupée en un service élargi de contrôle interne du HCR (voir Projet Delphi : plan d'action, EC/46/SC/CRP.48, par. 85-89).

2. Cette proposition a été portée à l'attention du Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne par une lettre du Haut Commissaire adjoint le 4 septembre 1996. Le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) a également été invité à présenter ses commentaires sur cette proposition.

3. A la lumière des commentaires du CCQAB (A/AC.96/865/Add.4, par. 33), le Comité exécutif à sa quarante-septième session en 1996 a demandé au HCR de préparer un document complet sur ce sujet tenant compte du rapport du Secrétaire général sur le renforcement des mécanismes de contrôle interne dans les fonds et programmes opérationnels, préparé conformément à la résolution 48/218 B de l'Assemblée générale. Le HCR a été invité à présenter son rapport au Comité permanent au cours de 1997 (A/AC.96/878, par 25 k)).

4. Alors que ce sujet fait encore l'objet de discussions avec M. Paschke, Secrétaire général adjoint, et dans la mesure où le rapport susmentionné du Secrétaire général n'a pas été achevé, ce document de séance est simplement une actualisation intérimaire sur les progrès accomplis à ce jour en la matière.

II. PROBLEMATIQUE

5. La question d'un service de contrôle interne propre au HCR a fait l'objet d'un échange de lettres entre le Haut Commissaire adjoint et le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne (OIOS) et d'une série de réunions entre les fonctionnaires de ces services et le HCR. Le Haut Commissaire adjoint a adressé des courriers à M. Paschke sur cette question le 4 septembre et le 6 décembre 1996; les réponses de M. Paschke à ces lettres sont parvenues au HCR le 26 septembre et le 19 décembre respectivement. Les rencontres des fonctionnaires des deux organisations ont eu lieu le 10 septembre et les 22 et 23 octobre 1996.

6. Dans ses diverses communications, le HCR a fait remarquer qu'en soulevant la question consistant à déterminer l'endroit idéal de la structure organique où placer la fonction de contrôle intérieure du HCR, il cherchait essentiellement à voir cet audit (par rapport à la vérification extérieure des comptes) jouer un rôle plus important et plus efficace en tant qu'outil de gestion permettant au Haut Commissaire de rendre son office plus efficace au plan opérationnel et partant de s'assurer l'appui soutenu des donateurs. Il a été admis que la proposition du HCR n'avait pas pour but de porter atteinte au rôle des services de contrôle interne des Nations Unies. La proposition du HCR d'avoir sa propre fonction d'audit interne, conformément aux dispositions prises par l'UNICEF, le PAM et le PNUD, avait plutôt pour but de tirer les avantages spécifiques au plan de la gestion d'audits internes et également d'apporter des améliorations au système actuel. Le HCR a fait remarquer que les voies hiérarchiques liées aux dispositions actuelles d'audit interne signifient de fait que le HCR a l'équivalent de deux audits externes. Le HCR estime que, à l'image des entreprises commerciales et du service public, il doit disposer dans l'audit interne d'un outil de gestion responsable devant son directeur exécutif. Plaidant pour son propre service d'audit interne, le HCR a déclaré qu'il ne souhaitait pas porter atteinte à l'indépendance de la fonction de contrôle interne : sans cette nécessaire indépendance, tout contrôle interne perdrait son efficacité.

7. Monsieur Paschke a fait connaître sa position sur cette proposition dans sa réponse du 26 septembre 1996. Il a estimé que les objectifs d'audit interne, tels qu'il sont exposés dans le plan d'action du projet Delphi, pouvaient être atteints avec la même efficacité par le biais de la section d'audit des OIOS exclusivement consacrée au HCR. Monsieur Paschke estime que l'établissement par le HCR de sa propre section de contrôle interne ne serait pas conforme à l'esprit de la résolution 48/218 B de l'Assemblée générale; cette résolution demande une approche coordonnée en matière de contrôle interne sous l'égide des OIOS. De l'avis de M. Paschke, le remplacement d'un organe de contrôle disposant d'un degré élevé d'indépendance institutionnelle et opérationnelle (moyennant la nomination du Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne et son personnel et moyennant la responsabilité devant l'Assemblée générale) par un organe de contrôle responsable devant la direction du HCR et dépendant d'elle ne semblait pas conforme à l'esprit de l'Assemblée générale lorsqu'elle a créé les OIOS.

8. Dans sa lettre du 6 décembre 1996 à M. Paschke, le Haut Commissaire adjoint a pris note de la position de M. Paschke. Le Haut Commissaire adjoint a déclaré : « Dans la mesure où le HCR ne souhaite pas adopter une position qui ne bénéficie pas de votre soutien, nous devons reconnaître que jusqu'à nouvel ordre le Haut Commissaire, nonobstant sa très grande indépendance en matière d'obligation réditionnelle du fait de son mandat, ne se dotera donc pas d'un service de contrôle interne au sens usuel du terme. Le HCR se réserve toutefois le droit de réexaminer la question importante de la place la plus adéquate de la fonction de contrôle interne . »

9. Les discussions en cours entre le HCR et les OIOS portent aujourd'hui essentiellement sur les moyens d'améliorer les procédures d'audit existantes. Elles portent, entre autres, sur les questions suivantes :

• procédures relatives à l'établissement d'un plan annuel d'audit et modification ultérieures à lui apporter;

• dispositions supplémentaires d'audit pour appuyer le processus de décentralisation opérationnelle et administrative du HCR;

• initiatives visant à mieux familiariser les vérificateurs des comptes avec les préoccupations du HCR en matière d'opérations et de gestion;

• les procédures visant à garantir une rétro-information précoce et des rapports sur les conclusions et recommandations d'audit;

• les ressources à consacrer à la fonction d'audit interne.

Compte tenu des progrès dans les discussions sur ces questions, un mémorandum d'accord exposant les accords passés sera signé par le Haut Commissaire et le Secrétaire général adjoint aux services de contrôle interne au cours du premier trimestre de 1997.

III. CONCLUSION

10. Le Haut Commissaire tiendra le Comité permanent informé du résultat de ces discussions. Le Comité aura l'occasion d'étudier plus avant cette question en 1997. Ultérieurement, le Comité permanent disposera également d'un rapport du Secrétaire général sur le renforcement des mécanismes de contrôle interne dans les fonds et programmes opérationnels.