Questions/Réponses : Les archivistes du HCR gèrent plus de 50 ans d'histoire

GENEVE, 25 janvier (UNHCR) - Lee McDonald a rejoint l'UNHCR il y a six ans pour diriger le service des dossiers et des archives de l'agence. Ce Canadien et son équipe d'experts sont les gardiens de millions de documents sous format papier ou électronique - « Les preuves », comme en témoigne Lee McDonald. Il s'est entretenu cette semaine avec les rédacteurs des sites Internet de l'agence Leo Dobbs et Haude Morel.

Quand le service des archives a-t-il été établi ?

Il a été établi en 1996. Depuis 1951, les archives de l'organisation étaient stockées dans un registre central. Depuis 1996, elles sont gérées de manière archivistique - Jusque là, nous avions accumulé près de 50 ans d'archives.

Où se trouvent les archives ?

Physiquement, l'ensemble des archives représente environ 10 kilomètres linéaires de rayonnage. Près de la totalité se trouve dans les sous-sols de ce bâtiment.... Nous travaillons juste au-dessus.

Combien de documents gérez-vous ?

C'est difficile à estimer. Ces 10 kilomètres linéaires ne contiennent pas toutes les archives permanentes, mais incluent aussi les documents qui doivent être conservés par le service financier, par exemple, pour les audits. Il y a une période définie pour la conservation de ces archives sur laquelle nous nous sommes entendus avec les utilisateurs : « Après X années, vous pouvez détruire ces archives. »

Que contiennent les archives ?

Les archives principales, que nous conservons, sont des lettres et des mémos internes à l'UNHCR ainsi que la correspondance entre différents bureaux proposant des solutions aux problèmes apparus - que ce soit les relations de l'agence avec d'autres services des Nations Unies, des relations avec les gouvernements ou concernant directement des situations de réfugiés en Europe ou dans d'autres parties du monde.

Comment publiez-vous les archives ?

D'une certaine façon, l'invention du World Wide Web est fantastique pour la consultation d'archives. Dans le passé, les chercheurs devaient toujours se déplacer dans les institutions [pour récupérer des copies de documents archivés]. Maintenant il y a une demande croissante pour la consultation des archives par Internet.

Par exemple, les détails de toutes les réunions de l'ExCom [l'organe directeur de l'UNHCR] sont disponibles via les archives des Nations Unies. Les documents publiés sur le site Internet de l'UNHCR ont été sélectionnés par différents services de l'agence. Le département de la protection internationale a référencé de nombreux documents dans Refworld [un outil de recherche et de référencement sur Internet pour ceux qui travaillent dans la détermination du statut des demandeurs d'asile], qui peut être consulté depuis notre site Internet.

Cependant il y a d'autres moyens de publier ces informations. D'autres organisations ... ont décidé qu'en réponse aux gens qui critiquent leur travail dans le passé, l'une des meilleures solutions est d'ouvrir les archives au public. Et c'est quelque chose que les Nations Unies font aussi. L'ancien Secrétaire général [Kofi Annan] et l'actuel [Ban Ki-moon] ont mis en place la loi des 20 ans, selon laquelle nous faisons le nécessaire pour assurer - sauf s'il y a une très bonne raison - que les archives datant de plus de 20 ans doivent être disponibles à la recherche.

Pourquoi avons-nous besoin des archives ?

Nous pensons que les archives sont des preuves. Et c'est une bonne chose. Elles sont la preuve tangible de ce que nous avons fait. En tant qu'organisation, nous pensons que la description exhaustive de nos actions est toujours meilleure que ce qui est dit sur nous ça et là.... Si un journaliste, par exemple, demande comment nous sommes au courant d'un événement, nous pouvons consulter les archives et nous appuyer sur des déclarations publiques de l'UNHCR.

Qui utilise les archives ?

Les utilisateurs principaux sont les employés de l'UNHCR qui sont les auteurs de documents et qui ont besoin de les communiquer à d'autres collègues pour leur prise de décision. Si un e-mail arrive et qu'il constitue une référence sur ce qui se passe au Tchad, alors la personne qui reçoit le message peut le faire suivre à d'autres collègues.

Il y a alors une responsabilité immédiate, pour assurer qu'au sein de toute la hiérarchie nous savons ce qui se passe, que nous en gardons une trace et que nos propres structures de direction puissent rendre des comptes. Et à plus long terme, cela nous permet de partager une évidence historique avec des historiens et d'autres personnes qui jugent des actions de l'UNHCR.

Parlez-nous des utilisateurs extérieurs à l'organisation

Les archives sont utilisées par des étudiants de troisième cycle. D'autres utilisateurs travaillent sur des problèmes de réfugiés ou sur des régions du monde qui sont toujours en développement. Nous disposons d'une documentation fournie sur ces régions. De nombreux employés de l'agence, faisant état de situations sur le terrain, sont d'excellents rédacteurs. Certains de leurs documents décrivant ce qui se passe sur le terrain - et parfois dans des régions reculées - sont bien plus détaillés que ceux qui sont disponibles dans les archives nationales.

L'ouvrage d'un professeur de l'Université de Harvard, Samantha Power, qui sera publié en février, est le résultat de recherches effectuées ici même ainsi que dans les archives [des Nations Unies] à New York. Il porte sur la vie de Sergio Vieira de Mello, et il traite aussi de nombreux autres problèmes humanitaires.... Cet auteur avait reçu le prix Pulitzer pour son dernier livre.

Qu'en est-il des archives pour les communications électroniques ?

Certains responsables d'archives nationales pensent qu'il y a un profond trou noir dans l'histoire du monde depuis l'année 2000, car la majorité des communications sont maintenant électroniques. La plupart des gouvernements n'ont aucun moyen de conserver même les plus importantes informations électroniques et d'assurer qu'elles seront préservées non seulement durant deux ou 10 ans, mais surtout durant 25 ou 100 ans. Voici le type de problème que nous tentons de résoudre ici. L'UNHCR est l'une des institutions pionnières des Nations Unies essayant de répondre au problème de la conservation des courriers électroniques.

Avec le programme Livelink [un système d'archivage électronique] au siège, il y a eu des essais, depuis les cinq dernières années, d'intégration avec Groupwise, la messagerie électronique de l'UNHCR. Nous aidons plusieurs services à sélectionner seulement les archives les plus significatives et les plus importantes qui doivent être conservées et utilisées pour une durée supérieure à quelques mois. Ces messages vont alors dans un dossier d'archives et certains sont conservés de façon permanente comme des archives électroniques qui pourront être utilisées à l'avenir, exactement comme nos archives papier. D'autres archives qui sont temporaires - certaines des décisions financières par exemple - seront conservées électroniquement pour une période requise par l'audit puis elles seront détruites.

Et en ce qui concerne les photos ?

Les photos et les productions audiovisuelles constituent une part importante des archives. Au sein de l'UNHCR, elles sont gérées au sein de notre service des relations avec les médias et nous disposons d'une très riche banque d'images. Des copies de photos sont envoyées aux personnes qui en font la demande.

Votre service est-il important ; quelles sont les tâches remplies par vos employés ?

Le service compte 15 personnes. Notre tâche principale est d'essayer de gérer les archives produites actuellement. Cela veut dire que les documents papier, qui sont collectés dans chacun de nos centres d'archives situés à chaque étage puis transportés au sous-sol, sont soit jetés soit sélectionnés pour les archives. Et, de plus en plus, nous essayons d'assurer que les gens disposent d'un dossier d'archivage pour conserver les documents électroniques.

Certains employés sont par ailleurs impliqués dans la gestion des permissions pour contrôler l'accès à ces archives électroniques.... La structure accordant ces permissions doit être revue chaque jour et il y a un petit groupe de personnes dont c'est l'unique tâche.