Rapport de la réunion du 4 avril 1995 du sous-comité chargé des questions administratives et financières

EC/SC.2/73

I. INTRODUCTION

1. La réunion intersessions du 4 avril 1995 du Sous-Comité chargé des questions administratives et financières est ouverte par son Président, S.E. l'Ambassadeur J. Esper Larsen (Danemark).

II. DISCUSSION DE L'ORDRE DU JOUR PROVISOIRE

2. L'ordre du jour provisoire (EC/1995/SC.2/CRP.7) est adopté sans commentaire.

III. ADOPTION DU RAPPORT DE LA REUNION DU 16 JANVIER 1995

3. Le projet de rapport de la réunion du 16 janvier 1995 du Sous-Comité (EC/1995/SC.2/CRP.9) est approuvé sans changement.

IV. DECLARATION DU HAUT COMMISSAIRE ADJOINT

4. Le Haut Commissaire adjoint passe en revue les principaux développements concernant la situation des réfugiés au cours du premier trimestre de 1995. Eu égard aux questions de politique et de programme, il se félicite des progrès accomplis dans les débats du Groupe de travail sur les méthodes de travail du Comité exécutif et dans les consultations sur la structure budgétaire du HCR. La transparence des budgets du Haut Commissariat et la qualité de la gestion fournie par le Comité exécutif constituent des éléments clés dans le maintien de la crédibilité indispensable au succès des opérations du HCR. Il note également les résultats positifs des consultations informelles du 3 avril sur les ensembles de services; c'est là une nouvelle étape dans l'amélioration des mécanismes de préparation et de réaction aux situations d'urgence du HCR. La nécessité de poursuivre d'autres voies de développement institutionnel, particulièrement concernant la gestion des ressources humaines, est également soulignée.

V. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

5. Le Président attire l'attention du Comité sur les documents intitulés « Projet de système de gestion des carrières du HCR » (EC/1995/SC.2/CRP.8) et « Rapport sur le déploiement de personnel féminin dans les opérations de protection sur le terrain » (EC/1995/SC.2/CRP.11).

6. Le Directeur de la Division de la gestion des ressources humaines du HCR fait allusion à la participation active du personnel au développement du système de gestion des carrières et aux différents avantages que ce système offrirait au personnel des services généraux et aux administrateurs. Concernant le personnel de terrain, des procédures plus efficaces et justes seront adoptées, afin de permettre au Haut Commissariat d'identifier et de récompenser les membres du personnel efficaces et de former ou de se débarrasser de ceux qui ne sont pas très efficaces. Pour assurer le succès du système de gestion des carrières (SGC), le milieu de travail du HCR doit évoluer, en particulier au niveau de la politique d'encadrement. Un projet pilote de système de gestion des carrières sera lancé en septembre 1995 au Bureau régional pour l'Asie et l'Océanie et à la Division de la gestion des ressources humaines et se poursuivra jusqu'en mars 1996. Les résultats seront évalués, modifiés si nécessaires, et peaufinés après des consultations ultérieures au sein du HCR. La planification est en cours pour les activités de formation connexes. Cette formation intensive aura des implications sur les ressources; les détails de cette formation ainsi que les augmentations budgétaires nécessaires seront communiqués au Sous-Comité en temps utile. Le Directeur conclut en faisant remarquer que l'approche globale du Haut Commissariat, touchant à la culture de l'organisation ainsi qu'aux instruments de gestion des ressources humaines, est vue comme un effort pionnier; il mérite la reconnaisance d'autres institutions des Nations Unies.

7. Concernant le personnel féminin de protection, le Directeur de la Division de la gestion des ressources humaines appelle l'attention du Sous-Comité sur les limites des données statistiques contenues dans le document EC/1995/SC.2/CRP.11; les statistiques se fondent sur les données informatisées qui n'ont été en mesure que de saisir certains types d'emploi. En conséquence, si les chiffres contiennent une information sur le personnel employé dans les opérations de protection et les juristes, ils ne couvrent pas d'autres cadres féminins à des postes politiques connexes; il convient de garder cela à l'esprit dans l'interprétation des statistiques sur le personnel féminin de protection au Siège. Une semblable mise en garde est nécessaire pour l'interprétation des statistiques touchant au personnel sur le terrain. Par exemple, les statistiques n'indiquent pas le nombre de femmes aux postes de cadres supérieurs. Le Directeur rappelle à l'assemblée les efforts du HCR en matière de formation sur les questions relatives à l'appartenance sexuelle à l'intention des personnels masculin et féminin du HCR.

8. Dans leurs commentaires, les délégués conviennent de la nécessité d'un système de gestion des carrières efficace et de sa mise en oeuvre en temps voulu. Les délégations demandent d'être tenues au courant, lors de réunions ultérieures du Sous-Comité chargé des questions administratives et financières, des progrès concrets accomplis concernant le SGC. Un orateur affirme que la direction du HCR doit jouer un rôle moteur dans la mise en oeuvre du projet de SGC. Plusieurs délégations mentionnent la nécessité d'identifier dans un premier temps les coûts liés aux projets de SGC, particulièrement le programme de formation connexe. Un délégué suggère l'établissement d'un groupe de contact informel entre les membres du Sous-Comité et le HCR pour organiser des consultations plus étroites et plus régulières sur la substance du SGC, particulièrement au cours de l'application du projet pilote sur sept mois.

9. Concernant le nouveau rapport d'évaluation du comportement professionnel, une délégation souligne que le personnel doit recevoir des assurances selon lesquelles des procédures justes sont en place qui protégeront le personnel des jugements arbitraires de certains cadres. Sur un thème connexe, la délégation demande au prochain sous-comité un rapport sur le rôle du médiateur du HCR. Cette délégation émet également des suggestions concernant des garanties de justice dans les procédures disciplinaires au HCR.

10. Un certain nombre d'interventions portent sur les questions relatives à la dotation en personnel. L'attention est tirée sur l'accroissement rapide des effectifs du HCR; la question est posée de savoir comment le SGC permettra de faire face à cette situation. On demande une information régulière sur le personnel féminin dans le domaine de la protection et sur le terrain; cette information pourait apparaître dans un rapport complet sur les progrès accomplis vers l'amélioration de la gestion des ressources humaines en général. Une délégation demande s'il y a une limite fixée au mandat du Président du Conseil du personnel comme cela est le cas dans d'autres organisations désireuses de s'assurer que ceux à qui cette charge est confiée ont récemment occupé des fonctions d'ordre opérationnel. L'intérêt d'entendre les représentants du personnel s'adresser au Comité exécutif est également exprimé.

11. Le Directeur de la Division de la gestion des ressources humaines souligne l'engagement du HCR à la mise en oeuvre du projet de SGC. Il affirme qu'un rapport sur les progrès accomplis vers la mise en oeuvre du SGC ainsi qu'une évaluation du projet pilote pourraient être préparés à l'intention du Sous-Comité chargé des questions administratives et financières se réunissant immédiatement avant le Comité exécutif. Il se félicite de l'idée d'un échange régulier d'informations entre les membres du Sous-Comité et le personnel du HCR travaillant à l'élaboration du SGC. Le Directeur déclare que la croissance se traduit par des sollicitations croissantes auprès de l'Office. Le HCR s'efforce d'avoir un profil de personnel plus flexible qui se traduirait par un recrutement adapté à des besoins spécifiques; le SGC devrait tenir compte de cette structure de dotation en personnel. Le Directeur affirme que selon la constitution actuelle, il n'y a pas de limite au nombre de mandats pouvant être confiés au Président du Conseil du personnel.

VI. METHODES DE TRAVAIL DU COMITE EXECUTIF

12. Le Président appelle l'attention sur un rapport intérimaire, préparé par le Secrétariat, sur les délibérations du Groupe de travail sur les méthodes de travail du Comité exécutif (EC/1995/SC.2/CRP.15). Bien que le Président n'ait pas l'intention d'organiser des débats parallèles au sein du Sous-Comité avant la fin des délibérations du Groupe de travail, il suggère que l'idée selon laquelle la limite de six pages imposée aux documents du Comité exécutif doit s'appliquer également aux chapitres par pays, et la proposition visant à réduire le nombre de versions linguistiques automatiques de ces chapitres, mérite une réflexion plus approfondie. Ces deux questions ont des implications pour le volume de la documentation du Comité exécutif et les coûts y afférant.

13. Le Secrétaire du Comité exécutif informe les délégations que la traduction, l'édition, la reproduction et la distribution des documents constituent l'aspect le plus onéreux d'une session annuelle du Comité exécutif, soit 1,2 millions de dollars en 1993, dont 383 000 dollars imputés sur des contributions volontaires. Le Secrétariat estime que la plupart des chapitres par pays pourraient respecter la limite de six pages dans la mesure où ces chapitres ont trait à un pays et une seule population réfugiée. La rationalisation des présentations régionales qui constituent la première partie du regroupement régional de chapitres par pays et empiètent sur le document relatif à la présentation générale pourrait réduire davantage le volume de la documentation. Cette mesure à elle seule aboutirait à une réduction de quelque 500 pages et représenterait des économies de l'ordre de 475 000 dollars. Quant à la deuxième proposition, alors que les documents de politique continueraient d'être publiés dans les langues officielles du Comité exécutif, de nouvelles économies pourraient être envisagées si les chapitres par pays n'étaient publiés que dans les langues de travail (anglais, français) et sur demande dans les autres langues officielles. Une décision sur cette question requérerait une modification de l'article 30 du Règlement intérieur du Comité exécutif (A/AC.96/187/Rev.4). Si le Sous-Comité en est d'accord, cette décision pourait être prise lors d'une réunion spéciale du Comité exécutif en juin 1995.

14. Dans leurs interventions, les délégués s'expriment fermement en faveur d'une limitation de tous les documents à six pages. La proposition visant à réduire la traduction des chapitres par pays est également accueillie avec satisfaction bien que l'on souligne que ces chapitres doivent être mis à disposition dans une autre langue officielle, si nécessaire. L'importance de la réception des documents suffisamment avant la réunion est soulignée. Dans ce contexte, une délégation propose que la documentation parvienne aux délégations au moins trois semaines avant la réunion en question. Si ce délai n'est pas respecté, le Comité pourait décider de repousser l'examen du point à l'ordre du jour concerné. Un délai obligatoire concernant la réception des documents pourrait être fixé moyennant l'adoption d'une proposition formelle lors d'une réunion spéciale du Comité exécutif en juin 1995.

15. Une délégation estime que la participation des organisations non gouvernementales aux réunions doit être discutée plus avant lors d'une réunion ultérieure. Une autre délégation demande que la question relative à un mécanisme de rédaction tel que l'actuelle réunion des « Amis du Rapporteur » soit discutée de façon plus approfondie au sein du Groupe de travail; la délégation suggère que le Rapporteur pourrait prolonger l'exercice de sa fonction au-delà de la session annuelle du Comité exécutif.

16. Le Sous-Comité convient que la limite de six pages pourrait également être appliquée aux chapitres par pays. L'approbation officielle de cette proposition, ainsi que des décisions prises au Sous-Comité chargé des questions administratives et financières de janvier, pourrait être obtenue lors d'une réunion spéciale du Comité exécutif en juin 1995. En attendant l'approbation formelle du Comité exécutif, toutefois, ces décisions entreraient immédiatement en vigueur. Concernant les propositions visant à adopter un délai obligatoire pour la réception des documents et pour la limitation du nombre de langues dans lesquelles les chapitres par pays sont automatiquement publiés, il a été décidé d'étudier ces questions de façon plus approfondie au sein du Groupe de travail afin de présenter également des propositions de décisions à la réunion de juin du Comité exécutif.

VII. ACTUALISATION DES MOUVEMENTS DE RAPATRIEMENT LIBREMENT CONSENTI

17. Le Président demande au Comité de réfléchir sur l'utilité de ce point de l'ordre du jour et du document y afférent; s'il est retenu, ce document devrait être moins long.

18. Présentant la « Mise à jour sur les mouvements de rapatriement librement consenti » (EC/1995/SC.2/CRP.2), le Directeur de la Division des programmes et de l'appui opérationnel attire l'attention sur une erreur typographique dans la version anglaise de ce document, page 9, chapitre 12.1. Le Directeur apporte également quelques précisions concernant la référence figurant à la page 15 concernant une demande d'allocation de 1,7 million de dollars E.U. du Fonds central d'urgence renouvelable pour la Géorgie; cette requête n'a pas été accordée.

19. Un certain nombre de délégations commentent ou soulèvent des questions spécifiques concernant les différents mouvements de rapatriement librement consenti. Concernant l'intérêt de ce point de l'ordre du jour et du document connexe, une délégation requiert la prudence avant de décider de réduire le document tel qu'il se présente actuellement, car il constitue à l'heure actuelle le meilleur moyen d'examiner une part substantielle du budget des Programmes spéciaux.

20. Dans sa réponse, le Directeur affirme que le Haut Commissariat reste ouvert à toute suggestion concernant l'amélioration du document sur le rapatriement librement consenti.

VIII. COMPTES DE FIN D'ANNEE POUR 1994 ET PROJECTIONS POUR 1995

21. Le Contrôleur présente le document EC/1995/SC.2/CRP.10, « Note d'information sur les recettes et les dépenses pour l'année 1994 ». Elle dit que le total des fonds disponibles en 1994 s'est élevé à 1,53 milliard; 29 % de ce montant, soit 446,9 millions de dollars a été mis à disposition dans le cadre des Programmes généraux; 71 %, soit 1,03 milliard a été débloqué pour les Programmes spéciaux. Les dépenses en 1994 ont représenté 1,17 milliard, soit 76,4 % des fonds disponibles; les dépenses pour les Programmes généraux se sont élevées à 390,7 millions de dollars E.U. et celles des Programmes spéciaux à 776,1 millions de dollars E.U. Un effort considérable a été déployé en 1994 pour passer en revue les contributions en nature, ce qui s'est traduit par une augmentation importante du niveau des annulations. En outre, le niveau des engagements non soldés a été réduit de 183,1 millions de dollars E.U.

22. Parmi les interventions au titre de ce point de l'ordre du jour, un délégué demande comment les contributions en nature du type « ensembles de services » seront créditées à l'avenir dans la mesure où cela n'est pas précisé dans le document actuel. La possibilité de créditer les ensembles de services comme des contributions en nature est actuellement à l'étude.

23. Plusieurs questions sont posées sur le document EC/1995/SC.2/CRP.14, « Actualisation des dépenses de programmes pour 1994 et des projections de programmes et de financement pour 1995 ». Une délégation fait remarquer l'expansion considérable du Haut Commissariat ces deux dernières années. La comparaison entre le personnel au Siège et sur le terrain est révélatrice à cet égard. Si l'on entend garder à l'esprit la capacité opérationnelle du HCR, il convient de déléguer les pouvoirs au Siège de façon aussi complète que possible et de mettre au point des systèmes de gestion reflétant l'orientation du HCR vers le terrain.

IX. NOTE D'INFORMATION SUR LES TELECOMMUNICATIONS DU HCR

24. Le Chef de la section des systèmes d'information et de communications, présentant la « Note d'information sur les télécommunications au HCR » (EC/1995/SC.2/CRP.16) brosse un tableau global de l'équipement de télécommunications utilisé par le HCR, tant au Siège que sur le terrain. L'équipement actuellement utilisé est montré dans la salle de conférence. Il souligne que les télécommunications constituent une dimension cruciale de la capacité du Haut Commissariat à exécuter les programmes, particulièrement l'assistance sur le terrain; elles jouent également un rôle essentiel dans la sécurité du personnel. En outre, le HCR a joué un rôle clé dans la promotion de normes communes et dans la coordination avec le système de communications sur le terrain utilisé par les Nations Unies.

25. A la lumière des différentes interventions sur ce point, le Président note un large appui en faveur de l'approche adoptée par le HCR pour le développement de son système de télécommunications afin d'assurer sa compatibilité avec les initiatives à plus long terme prises par le reste du système des Nations Unies.

X. QUESTIONS DIVERSES

26. Le Président informe les délégations du fait que la résolution 49/221 B de l'Assemblée générale du 23 décembre 1994 demande au Comité exécutif, parmi d'autres organes, de fournir par le biais du Comité des conférences des justifications pour la continuation de son droit à recevoir des comptes rendus analytiques. Cette requête a été présentée dans le contexte des mesures prises par l'Assemblée générale ces deux dernières années pour limiter le nombre d'organes recevant des procès-verbaux et des comptes rendus analytiques de leurs débats. Une décision à cet égard devra être transmise au Comité des conférences avant la fin juin 1995.

27. Le Secrétaire du Comité exécutif présente le document EC/1995/SC.2/CRP.13, « Réexamen par le Comité exécutif de son besoin de comptes rendus analytiques ». Il rappelle que le Comité exécutif a approuvé en 1987 et 1988 un certain nombre de recommandations émanant d'un Groupe de travail sur la recommandation. La décision visant à rationaliser le rapport du Comité exécutif pour le ramener à 32 pages s'est fondée explicitement sur l'existence de comptes rendus analytiques pour compenser la suppression du descriptif des débats dans le rapport. Abandonner le droit aux comptes rendus analytiques remettrait en question le fondement de la présentation du rapport, ce qui rendrait difficile le maintien de sa longueur actuelle. En outre, au vu du caractère strictement humanitaire et apolitique des activités du Haut Commissariat, les conclusions et décisions sont toujours prises par consensus pour éviter de recourir à un vote; la suppression des comptes rendus analytiques, qui permettent de refléter les déclarations, les explications et les réserves des délégations, pourraient précipiter l'abandon d'une tradition bien établie de consensus et porter préjudice à l'esprit dans lequel se déroulent les travaux du Comité exécutif. Le Secrétaire recommande donc que le Sous-Comité indique à l'Assemblée générale son souhait de maintenir les comptes rendus analytiques et de présenter les raisons motivant cette position. Le Sous-Comité se déclare en accord avec cette position. Concernant le projet de décision inclus dans le document EC/1995/SC.2/CRP.13, il est décidé de renforcer le libellé du paragraphe 6 du préambule proposé.

28. Monsieur B. Käss (PAM) prend alors la parole pour informer la réunion que grâce à de nouvelles annonces de contributions, à des emprunts effectués sur d'autres stocks alimentaires dans la région et le déroutement de bâtiments du PAM, la pénurie alimentaire actuelle enregistrée dans le cadre de l'opération d'urgence au Rwanda et au Burundi est de 76 000 tonnes et non pas de 236 000 tonnes comme on le craignait auparavant. Il remercie la communauté donatrice de sa générosité et exprime sa reconnaissance au HCR qui a aidé le PAM à alerter la communauté internationale sur la situation toujours grave qui y prévaut.

29. En l'absence d'autres questions à examiner, le Président clôt la réunion.